File xml hóa đơn điện tử là gì?

File xml hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng Luật ACC tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết sau nhé!

1. File xml hóa đơn điện tử là gì?

Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu. Chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử
• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.  (Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế)

Khi lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Trong đó:

• File chứa dữ liệu hóa đơn (file XML): bao gồm đầy đủ các dữ liệu của hóa đơn. File này có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
• Bản thể hiện của hóa đơn điện tử (định dạng PDF): Thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của hóa đơn điện tử và tương đương với một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, đây chỉ là bản thể hiện của file XML trên nên không có giá trị pháp lý.

Như vậy có thể thấy file XML của hóa đơn điện tử có vai trò quan trọng khi doanh nghiệp cần chứng minh tính pháp lý, hợp lệ của hóa đơn. Tuy nhiên, khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán, kế toán và doanh nghiệp thường loay hoay do không đọc được dữ liệu file XML của hóa đơn điện tử.

2. Làm thế nào để đọc được file XML của hóa đơn điện tử?

Khi nhận được hóa đơn điện tử từ người bán qua Email/SMS, người mua có thể mở và đọc file này trên hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Đây là cách làm nhanh chóng và đơn giản nhất.

Hoặc bạn có thể tham khảo Phần mềm đọc hóa đơn điện tử định dạng XML chính xác nhất.

Dưới đây là hướng dẫn đọc dữ liệu hóa đơn điện tử file XML trên hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử MISA. Sử dụng trong trường hợp hóa đơn điện tử được người bán phát hành thông qua phần mềm của nhà cung cấp MISA:

• Bước 1: Tải file hóa đơn điện tử (định dạng XML) về máy tính

– Mở email thông báo hóa đơn điện tử được người bán gửi đến

– Nhấn vào link liên kết trên email

– Tải file hóa đơn đính kèm (định dạng XML) về máy tính

• Bước 2: Truy cập vào website Tra cứu Hóa đơn điện tử MISA

– Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, chọn tab Theo file xml

– Nhấn Chọn file và tìm đường dẫn đến file XML vừa tải về

• Bước 3: Xem kết quả tra cứu hóa đơn điện tử

Chương trình hiển thị thông tin hóa đơn từ file XML:

Lưu ý:

• Không chỉnh sửa nội dung file XML để tra cứu hóa đơn điện tử thành công
• Nếu chọn file XML không đúng định dạng quá 5 lần, sẽ phải nhập Mã bảo mật (Captcha) do hệ thống cung cấp.

3. Có phải lưu trữ hóa đơn điện tử file XML không?

Tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:

“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”

Như vậy, hóa đơn điện tử file XML sẽ được lưu trữ trên hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hoặc doanh nghiệp có thể tải về để tự lưu trữ. Thời gian lưu trữ là 10 năm theo quy định của pháp luật.