Quy trình thủ tục thay đổi con dấu của văn phòng đại diện

Quy trình thủ tục thay đổi con dấu của văn phòng đại diện được quy định như thế nào? Hãy cùng Luật ACC tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết sau nhé!

1. Hình thức của con dấu tại văn phòng đại diện

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì:

“Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Theo đó, con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện có thể bao gồm con dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Trong đó, theo quy định của Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

2. Ai có quyền quyết định về con dấu của văn phòng đại diện?

Theo khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 về dấu của doanh nghiệp như sau:

“Doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.”

Theo quy định trên, doanh nghiệp được quyền quyết định về số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện.

Những chủ thể sau đây có quyền quyết định các vấn đề trên của con dấu là Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, trừ khi điều lệ có quy định khác.

3. Số lượng con dấu của văn phòng đại diện

Về số lượng con dấu chi nhánh, văn phòng đại diện phụ thuộc vào điều lệ của doanh nghiệp hoặc quyết định của chủ thể có thẩm quyền về con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện.

4. Quy trình thủ tục thay đổi con dấu của văn phòng đại diện

• Doanh nghiệp tiến hành tự khắc hoặc thuê dịch vụ khắc con dấu;
• Chuẩn bị hồ sơ theo quy định;
• Nộp hồ sơ lên Sở kế hoạch và đầu tư;
• Nhận giấy chứng nhận mẫu dấu mới tại sở kế hoạch đầu tư: Người nhận đưa giấy biên nhận hoặc giấy hẹn của cơ sở khắc dấu cán bộ trả kết quả viết phiếu thu lệ phí cấp giấy chứng nhận mẫu dấu. Người nhận đem phiếu đến nộp tiền cho cán bộ thu lệ phí và nhận biên lai thu tiền. Cán bộ trả kết quả kiểm tra biên lai nộp lệ phí và yêu cầu ký nhận, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho người đến nhận kết quả.

Thời gian thực hiện làm 1 đến 2 ngày làm việc.

Thời gian tiếp nhận, trả kết quả: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần.

5. Lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu của văn phòng đại diện

• Trong trường hợp bị mất con dấu thì không cần nộp lại con dấu cũ, những trường hợp thay đổi thì cần nộp lại con dấu cũ.
• Nếu thay đổi địa chỉ công ty cùng địa chỉ quận/ huyện thì không cần thay đổi con dấu.
• Có thể bị xử phạt hành chính: Phạt tiền từ 500.000 đến 1.000.000 đồng nếu doanh nghiệp không đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền theo quy định (Điều 12, Nghị định 167/2013/NĐ-CP).

Tùy thuộc vào thời gian thành lập doanh nghiệp mà cần lưu ý một số vấn đề:

• Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015: sau khi thông báo mẫu dấu mới, doanh nghiệp phải tiến hành nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cũ cho cơ quan công an nơi trước đây đã đăng ký mẫu dấu và nhận giấy Biên nhận đã trả lại con dấu từ cơ quan công an.
• Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015 bị mất con dấu và mất giấy chứng nhận đăng ký con dấu: Thông báo mẫu dấu theo thủ tục thông thường, nhưng đồng thời phải thông báo đến cơ quan Công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu về việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
• Doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07/2015: có thể giữ hoặc tiêu hủy con dấu cũ sau khi đã có con dấu mới.

6. Những câu hỏi thường gặp

Có phải kê khai ngành nghề kinh doanh khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh so với trụ sở công ty không?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc duy nhất của doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh. Văn phòng đại diện chỉ thực hiện đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp. Vì vậy mà khi thành lập văn phòng đại diện không cần phải kê khai ngành nghề kinh doanh mà chỉ phải kê khai nội dung hoạt động.

Văn phòng đại diện nào cần nộp lệ phí môn bài?

- Tổ chức được thành lập theo Luật hợp tác xã.

- Đơn vị sự nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức kinh tế của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.

- Tổ chức khác hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Văn phòng đại diện nào được miễn lệ phí môn bài?

- Văn phòng đại diện của hợp tác xã hoạt động dịch vụ kỹ thuật trực tiếp phục vụ sản xuất nông nghiệp

Nơi nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài?

- Nếu văn phòng đại diện kinh doanh cùng địa phương cấp tỉnh với công ty mẹ thì công ty mẹ thực hiện nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài của văn phòng đại diện cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý công ty mẹ

- Nếu văn phòng đại diện kinh doanh ở khác địa phương cấp tỉnh với công ty mẹ thì văn phòng đại diện thực hiện nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài của văn phòng đại diện cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn phòng đại diện