Thủ tục đăng ký hệ thống thang bảng lương trên phòng lao động (Cập nhật 2023)

Hiện nay nhiều quy định ngày càng chặt chẽ hơn về tiền công, tiền lương của người lao động. Việc xây dựng, đăng ký hệ thống thang bảng lương là thủ tục bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp nhằm tạo quy chế, chế tài bắt doang nghiệp, người sử dụng lao động phải trả lương đúng với hệ thống thang bảng lương đã đăng ký nhằm bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Bài viết này thủ tục đăng ký hệ thống thang bảng lương trên Phòng Lao động.

ACC là đơn vị chuyên nghiệp cung cấp thủ tục đăng ký hệ thống thang bảng lương trên Phòng Lao động. Mời bạn tham khảo chi tiết về dịch vụ này.

1. Khái niệm

• Thang bảng lương là hệ thống các nhóm lương, ngạch lương và các bậc lương được thiết kế làm cơ sở trả lương cho người lao động. Tùy theo năng lực, mức độ phức tạp của công việc. Doanh nghiệp sẽ trả lương cho người lao động dựa trên thang bảng lương đã xây dựng.
• Thang bảng lương là một công cụ cực kì hữu hiệu để hỗ trợ các nhà quản lý doanh nghiệp điều tiết chi phí trả lương cho nhân viên.
• Hệ số mức lương: chỉ rõ rằng lao động của công nhân bậc nào đó phải được trả cao hơn mức lương tối thiểu bao nhiêu lần.
• Bội số thang lương: là sự so sánh giữa bậc cao nhất và bậc thấp nhất trong một thang lương, hay nói cách khác mức lương công nhân bậc cao nhất cao gấp mấy lần bậc thấp nhất (bậc 1)
• Mức lương: là số lương tiền tệ được quy định để trả công lao động trong một đơn vị thời gian (giờ, ngày, tháng) phù hợp với các hệ số trong thang lương.
• Mức lương tối thiểu vùng là mức thấp nhất làm cơ sở để doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận và trả lương.

2. Quy định về Hệ thống thang bảng lương

Trường hợp phải xây dựng thang bản lương

• Doanh nghiệp tổ chức xây dựng hoặc rà soát sửa đổi bổ sung thang lương, bảng lương và gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp để theo dõi, kiểm tra theo quy định tại Nghị định này. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị, chi nhánh hoạt động ở các địa bàn khác nhau thì sau khi xây dựng, quyết định thang lương, bảng lương và định mức lao động, doanh nghiệp gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt đơn vị, chi nhánh của doanh nghiệp để theo dõi, kiểm tra;.
• Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động được miễn thủ tục gửi thang lương, bảng lương cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Nguyên tắc xây dựng thang lương, bảng lương

• Căn cứ vào tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, doanh nghiệp xây dựng và quyết định thang lương, bảng lương đối với lao động quản lý, lao động chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh, phục vụ.
• Bội số của thang lương là hệ số chênh lệch giữa mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật cao nhất so với mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật thấp nhất, số bậc của thang lương, bảng lương phụ thuộc vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh đòi hỏi. Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.
• Mức lương thấp nhất (khởi điểm) của công việc hoặc chức danh trong thang lương, bảng lương do công ty xác định trên cơ sở mức độ phức tạp của công việc hoặc chức danh tương ứng với trình độ, kỹ năng, trách nhiệm, kinh nghiệm để thực hiện công việc hoặc chức danh, trong đó:
  • Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
  • Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
  • Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.
• Khi xây dựng và áp dụng thang lương, bảng lương phải bảo đảm bình đẳng, không phân biệt đối xử về giới tính, dân tộc, màu da, thành phần xã hội, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng, tôn giáo, nhiễm HIV, khuyết tật hoặc vì lý do thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn đối với người lao động, đồng thời phải xây dựng tiêu chuẩn để xếp lương, điều kiện nâng bậc lương.
• Thang lương, bảng lương phải được định kỳ rà soát để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế về đổi mới công nghệ, tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, mặt bằng tiền lương trên thị trường lao động và bảo đảm các quy định của pháp luật lao động.
• Khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất của doanh nghiệp. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương phải báo cáo chủ sở hữu cho ý kiến trước khi thực hiện; đối với công ty mẹ - Tập đoàn kinh tế nhà nước, công ty mẹ của Tổng công ty hạng đặc biệt đồng thời gửi Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội để theo dõi, giám sát.

3. Đăng ký hệ thống thang bảng lương

Thủ tục đăng ký hệ thống thang bảng lương

Thủ tục gửi thang bảng lương của doanh nghiệp

• Trình tự thực hiện:
  • Doanh nghiệp xây dựng thang bang lương theo các nguyên tắc do Chính phủ quy định và gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện.
  • Cơ quan quan lý nhà nước về lao động cấp huyện tiếp nhận thang bảng lương đăng ký. Trường hợp cơ quan quản lý nhà nước phát hiện thang bảng lương của doanh nghiệp vi phạm các nguyên tắc do Chính phủ quy định thì thông báo cho doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung theo đúng quy định.
• Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.
• Thành phần, số lượng hồ sơ: Thang, bảng lương của doanh nghiệp.
• Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Người sử đụng lao động sử dụng từ 10 lao động trở lên.
• Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện.

Hệ thống thang, bảng lương của doanh nghiệp tự xây dựng

• Hồ sơ bao gồm:
  • Công văn đề nghị đăng ký hệ thống thang bảng lương (ghi rõ địa chỉ điện thoại người liên hệ);
  • Hệ thống thang bảng lương doanh nghiệp tự xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung;
  • Bản quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng đối với từng chức danh hoặc nhóm chức danh ngành nghề công việc trong thang bảng lương (quy định rõ các tiểu chuẩn và điều kiện về trình độ chuyên môn, vi tính, ngoại ngữ, kinh nghiệm yêu cầu về công việc đối với từng chức danh trong công ty);
  • Quyết định ban hành hệ thống thang lương, bảng lương áp dụng trong doanh nghiệp;
  • Ý kiến tham gia của Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc Ban chấp hành lâm thời (trường hợp không có công đoàn thì lấy ý kiến tham gia của toàn thể người lao động trong công ty).
• Nơi nộp hồ sơ: Phòng lao động thương binh xã hội Quận/Huyện

Lưu ý: Khi xây dựng hệ thống thang bảng lương các đơn vị cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau:

Đối với doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp:

• Nghị định 90/2019/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu vùng năm 2020 đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động. Cụ thể: Quy định mức lương tối thiểu vùng áp dụng đối với người lao động làm việc ở doanh nghiệp như sau:
  • Mức 4.420.000 đồng/tháng, áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng I.
  • Mức 3.920.000 đồng/tháng, áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng II.
  • Mức 3.430.000 đồng/tháng, áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng III.
  • Mức 3.070.000 đồng/tháng, áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng IV.
• Thang lương, bảng lương phải có số bậc, khoảng cách của các bậc lương phải đảm bảo khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng, chênh lệch giữa 2 bậc liền kề thấp nhất bằng 5%.
• Trước khi làm thủ tục đăng ký hệ thống thang bảng lương, đơn vị phải làm thủ tục đăng ký sử đụng lao động của đơn vị tại bộ phận cải cách hành chính huyện. Nộp cùng tờ khai trình và Thang bảng lương.

Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
-----o0o-----

…., ngày … tháng … năm 20…

BIÊN BẢN
(V/v: Thông qua hệ thống thang lương, bảng lương)

1. Thời gian: … ngày … tháng … năm …
2. Địa điểm: Công ty ….

(Địa chỉ Công ty)

3. Thành phần bao gồm:

• Ông/Bà: ………………. Chức vụ: Tổng Giám đốc
• Ông/Bà: ………………. Chức vụ: Thư ký
• Cùng toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty.

4. Nội dung cuộc họp:

• Thực hiện Nghị định số 90/2019/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2019 của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động.
• Căn cứ Quy định danh mục các địa bàn áp dụng mức lương tối thiểu vùng.
• Các thành viên trong Công ty nhất trí về hệ thống thang bảng lương mà Công ty đã đưa ra và áp dụng cho toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty …………. kể từ ngày … tháng … năm ….
• Biên bản được lập xong vào hồi … ngày … tháng … năm ….

5. Kết luận cuộc họp:
   Tất cả cán bộ công nhân viên trong Công ty ………….. đồng ý với hệ thống thang bảng lương do phòng hành chính xây dựng và cam kết tuân thủ thực hiện đúng (phụ lục kèm theo).

Mẫu công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương

Kính gửi : Phòng Lao động Thương binh & Xã hội Quận/Huyện …………..

CÔNG TY ...................... thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: ............... do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hà Nội cấp ngày .....tháng ..... năm .......

Địa chỉ: ................................................................................................

Mã số thuế:..........................................................................................

Người liên hệ: ................................................................ (Người làm)

Điện thoại liên hệ: ...............................................................................

Thực hiện theo

+ Nghị định 49/2013/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 5 năm 2013 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về tiền lương.

+ Nghị định số 90/2019/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2019 của Chính Phủ quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc theo Hợp đồng lao động

Căn cứ Quy định danh mục các địa bàn áp dụng mức lương tối thiếu vùng.

Căn cứ các văn bản liên quan.

Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động làm việc trong doanh nghiệp, CÔNG TY ........................... xin đăng ký mức lương tối thiểu vùng với Phòng Lao Động - Thương Binh và Xã hội quận/huyện …………….. là 4.420.000 đồng kể từ ngày ../…/2020 và Công ty tự xây dựng thang bảng lương áp dụng cho toàn thể CBCNV trong Công ty.

(Có danh sách bảng lương kèm theo)

Xin trân trọng cảm ơn!

4. Mức xử phạt khi không thự hiện đăng ký thang bảng lương.

• Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện theo quy định.
• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
  • Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định pháp luật;
  • Sử dụng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định khi đã có ý kiến sửa đổi, bổ sung của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;
  • Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;
  • Không thông báo cho người lao động biết trước về hình thức trả lương ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện.

5. Khách hàng cung cấp gì khi sử dụng dịch vụ của ACC

Khách hàng chỉ cung cấp những hồ sơ sau:

• Giấy tờ tùy thân của chủ doanh nghiệp: CMND/ Hộ chiếu/ Căn cước công dân sao y chứng thực không quá 6 tháng và còn hiệu lực của đại diện pháp luật và thành viên góp vốn, thư ký.
• Các giấy tờ liên quan đến giấy tờ liên quan đến thủ tục đăng ký hệ thống thang bảng lương.

6. Quy trình đăng ký hệ thống thang bảng lương của ACC

• Lắng nghe, nắm bắt thông tin khách hàng cung cấp để tiến hành tư vấn chuyên sâu và đầy đủ những vướng mắc, vấn đề khách hàng đang gặp phải;
• Báo giá qua điện thoại để khách hàng dễ dàng đưa ra quyết định có hợp tác với ACC không;
• Ký kết hợp đồng và tiến hành soạn hồ sơ nếu khách hàng cung cấp đủ hồ sơ chúng tôi yêu cầu;
• Khách hàng cung cấp hồ sơ theo yêu cầu của ACC.
• Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng;
• Hỗ trợ tư vấn miễn phí các vướng mắc sau khi đã được nhận được kết quả.