Điều 64 luật công chứng

Hoạt động công chứng đang ngày càng trở nên phổ biến. Với những vai trò tác dụng quan trọng đó là để tạo ra cơ sở pháp lý vững chắc để phục vụ cho việc giải quyết đúng đắn các tranh chấp. Theo đó thì Điều 64 Luật Công chứng năm 2014 (sửa đổi bổ sung năm 2018) quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng. Vậy Điều luật này quy định cụ thể như thế nào?

1. Hồ sơ công chứng là gì?

Dựa vào các quy định của pháp luật có thể hiểu hồ sơ công chứng như sau: 

– Hồ sơ công chứng bao gồm các loại giấy tờ sau đây:

+ Thứ nhất: Phiếu yêu cầu công chứng.

+ Thứ hai: Bản chính văn bản công chứng.

+ Thứ ba: Bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp.

+ Thứ tư: Các giấy tờ xác minh, giám định.

+ Ngoài ra còn có các giấy tờ liên quan khác theo quy định của pháp luật.

– Cần lưu ý rằng, hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.

2. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng

Theo Luật công chứng 2014, giá trị pháp lý của văn bản công chứng được quy định cụ thể với nội dung như sau:

– Các văn bản công chứng chỉ có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng ký tên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng đó vào văn bản công chứng.

– Đối với hợp đồng, giao dịch được công chứng sẽ có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan. Cần lưu ý trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác trước đó được quy định rõ trong hợp đồng.

– Hợp đồng, giao dịch đã được công chứng sẽ có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

– Đối với các loại bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

3. Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng:

Điều 64 Luật Công chứng năm 2014 sửa đổi bổ sung năm 2018 quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:

“1. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

2. Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.
3. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.
4. Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.
5. Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.
Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.

Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.”

Việc lưu trữ hồ sơ công chứng đóng vai trò quan trọng và đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động công chứng. Không những thế, việc lưu trữ hồ sơ công chứng còn tránh gây ra tranh chấp và xung đột giữa các chủ thể nhằm đảm bảo tính chính xác, đúng pháp luật và vai trò của hoạt động công chứng. Bài viết trên đây về Điều 64 Luật Công chứng năm 2014 (sửa đổi bổ sung năm 2018) quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng có thể giúp cho quý bạn đọc giải quyết được những thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Nếu quý bạn đọc còn vấn đề nào thắc mắc hay có nhu cầu cần hỗ trợ, giải đáp tư vấn, vui lòng liên hệ:

• Zalo: 0846967979
• Website: accgroup.vn