Dịch Vụ Lập, Soạn Thảo Hóa Đơn Thương Mại Commercial Invoice (Cập nhật 2024)

Trong mua bán hàng hóa quốc tế, hóa đơn thương mại Commercial Invoice là một loại chứng từ rất quan trọng, đặc biệt trong thủ tục thông quan hàng hóa tại cơ quan Hải quan cũng như tính thuế xuất nhập khẩu.

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) là chứng từ thương mại được sử dụng cho việc thanh toán giữa hai bên xuất và nhập khẩu, yêu cầu người nhập khẩu chi trả đúng đủ số tiền đã ghi cho người xuất khẩu.

1. Quy định về hóa đơn thương mại:

1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Phải thể hiện là do người thụ hưởng phát hành (Trừ Thư tín dụng có thể chuyển nhượng: Thư tín dụng có thể chuyển nhượng là một Thư tín dụng có quy định rõ ràng là “có thể chuyển nhượng” và có giá trị thanh toán toàn bộ hay từng phần cho người thụ hưởng khác (“người thụ hưởng thứ hai”) theo yêu cầu của người thụ hưởng (“thứ nhất”). Ngân hàng chuyển nhượng là một ngân hàng chỉ định để tiến hành chuyển nhượng Thư tín dụng hoặc, trong trường hợp Thư tín dụng có giá trị thanh toán với bất cứ ngân hàng nào, thì nó là một ngân hàng được ngân hàng phát hành ủy quyền chuyển nhượng và thực hiện chuyển nhượng Thư tín dụng . Ngân hàng phát hành có thể là ngân hàng chuyển nhượng. Thư tín dụng được chuyển nhượng là Thư tín dụng đã có giá trị thanh toán được thực hiện bởi ngân hàng chuyển nhượng cho người thụ hưởng thứ hai).
• Phải đứng tên người yêu cầu (Trừ trường hợp: Thư tín dụng đã chuyển nhượng phải phản ánh chính xác các điều kiện và điều khoản của Thư tín dụng, gồm cả xác nhận, nếu có, trừ:
  • Số tiền của Thư tín dụng
  • Đơn giá nêu trong Thư tín dụng
  • Ngày hết hạn hiệu lực
  • Thời hạn xuất trình chứng từ, hoặc
  • Ngày giao hàng chậm nhất hoặc thời hạn giao hàng,
  • Bất cứ hoặc tất cả các loại trừ nêu trên có thể giảm hoặc bớt đi.

Tỷ lệ phải bảo hiểm có thể tăng tới mức của số tiền bảo hiểm quy định trong Thư tín dụng hoặc trong điều khoản này. Tên của người thụ hưởng thứ nhất có thể thay thế bằng tên của người yêu cầu trong Thư tín dụng Nếu Thư tín dụng đặc biệt đòi hỏi tên của người yêu cầu phải thể hiện trên mọi chứng từ, trừ hóa đơn, thì các yêu cầu đó phải được phản ánh trong Thư tín dụng chuyển nhượng).

• Phải ghi bằng loại tiền của Thư tín dụng;
• Không cần phải ký.

2. Một ngân hàng chỉ định hành động theo sự chỉ định, một ngân hàng xác nhận (nếu có) hoặc ngan hàng phát hành có thể chấp nhận một hóa đơn thương mại phát hành có số tiền vượt quá số tiền được phép của Thư tín dụng và quyết định của nó sẽ ràng buộc tất cả các bên, miễn là ngân hàng đó chưa thanh toán hoặc chiết khấu cho số tiến vượt quá số tiền cho phép của Thư tín dụng.

3. Mô tả hàng hóa, dịch vụ hoặc thực hiện trong hóa đơn thương mại phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong Thư tín dụng.

2. Chức năng của hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Hoàn thiện thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế.
• Căn cứ thanh toán giữa người bán và người mua, cụ thể ở đây là giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu hàng hóa vì mục đích thương mại.
• Là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu khi thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa tại Cơ quan Hải quan.
• Hóa đơn thương mại cũng là một căn cứ quan trọng để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ khác trong quá trình các bên thực hiện hợp đồng cũng như thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu liên quan.

3. Hướng dẫn doanh nghiệp lập hóa đơn thương mại Commercial Invoice

Những nội dung chính trong Commercial Invoice cần phải có bao gồm:

1. Người bán (Seller/Exporter)/ Người mua(Buyer/Importer):Gồm các thông tin cơ bản của doanh nghiệp như: tên đầy đủ của doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, email, số điện thoại, fax, thông tin về người đại diện theo pháp luật, ngoài ra có thể có thêm thông tin về tài khoản ngân hàng tùy theo điều kiện thanh toán.
2. Số Invoice:Bao gồm cả tên viết tắt hợp lệ do phía người xuất khẩu quy định.
3. Ngày Invoice: Theo thông lệ kinh doanh quốc tế, thông thường thì invoice được lập sau khi hợp đồng được các bên ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn) để cho phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.

Số hóa đơn và ngày phát hành là bắt buộc phải có để làm cở sở cho thủ tục khai báo hải quan đối với hàng hóa quốc tế.

4. Phương thức thanh toán (Terms of Payment):Một số phương thức phổ biến, bao gồm các phương thức như:

• T/T: Đây là phương thức phổ biến bởi tính chất đơn giản, thuận tiện. Tuy nhiên phương thức này không có cam kết rõ ràng về việc người mua phải thanh toán ngay sau khi nhận hàng, tính ràng buộc không cao.
• L/C: Thanh toán tín dụng chứng từ. Nên lựa chọn phương thức thanh toán theo L/C để đảm bảo việc rủi ro thấp nhất cho người xuất khẩu).
• D/A và D/P: Phương thức thanh toán nhờ thu chứng từ.

5. Thông tin hàng hóa:Trên Commercial Invoice khá là chung chung, chủ yếu là tên hàng, tổng trọng lượng, số khối, số kiện tính theo bao/chiếc/cái/thùng, … tương ứng và đơn giá để tính ra số tiền tổng cần thanh toán. Lưu ý mô tả chi tiết hàng hóa gồm các thông tin như mã hàng (Code), mô tả chi tiết tên hàng, …
6. Tổng tiền (Amount): Tổng trị giá của hóa đơn, thường được ghi bằng cả số và chữ, cùng với mệnh giá đồng tiền thanh toán.
7. Điều kiện Incoterms:Thường sẽ được ghi cùng với địa điểm nhất định (FOB, CIF, CFR, …);
8. Phương thức vận chuyển hàng hóa: Cụ thể như với đường biển có số tàu, số chuyến, POL, POD.
9. Điều kiện giao hàng

4. Một số điểm cần lưu ý khi lập hóa đơn thương mại Commercial Invoice

1. Mặc dù pháp luật quy định, Commercial Invoice không cần phải ký, tuy nhiên, nhà xuất khẩu vẫn nên xuất trình Invoice đã ký đóng dấu, phòng trừ các trường hợp cần thiết khác như trong thủ tục thông quan tại Cơ quan Hải quan, ...
2. Lưu ý về người phát hành phải là người thụ hưởng.
3. Phải thể hiện mô tả hàng hóa một cách chính xác theo quy định, phù hợp với mặt hàng thực tế doanh nghiệp xuất khẩu.
4. Phải thể hiện đơn giá và trị giá hàng hóa thực giao, đồng tiền thể hiện phải thống nhất. Đồng tiền thể hiện trên hóa đơn thương mại phải là đồng tiền thể hiện trong L/C.
5. Quy định rõ ràng điều kiện giao hàng.