Hóa đơn điện tử là giải pháp cho doanh nghiệp thời công nghệ, mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý. Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Bài viết này cung cấp những vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử của một doanh nghiệp chuyên cung cấp hóa đơn điện tử là Viettel, bảng báo giá và cách sử dụng hóa đơn điện tử Viettel.
ACC là đơn vị chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ liên quan đến Hóa đơn điện tử Viettel. Mời bạn tham khảo chi tiết về dịch vụ này.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
- Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.
- Hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hóa đơn xuất khẩu;
- Hóa đơn giá trị gia tăng;
- Hóa đơn bán hàng;
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
2. Điều kiện sử dụng Hóa đơn điện tử
Để sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng 6 điều kiện sau:
- Tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.
3. Lợi ích sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
- Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như: email, sms,…
4. Hóa đơn điện tử Viettel
4.1. Thế nào là một hóa đơn Viettel hợp lệ
Trước hết, hóa đơn điện tử Viettel luôn cần có chữ ký điện tử quy định theo quy định pháp luật của người bán; ghi ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua, đặc biệt trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Bên cạnh đó, một số trường hợp hóa đơn điện tử không cần có đầy đủ các nội dung bắt buộc quy định sẵn. Sẽ được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính như đối với các trường hợp sau:
- Người mua không phải là đơn vị kế toán.
- Người mua là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như:
- Phiếu xuất kho;
- Hợp đồng kinh tế;
- Biên nhận thanh toán;
- Biên bản giao nhận hàng hóa;
- Phiếu thu,…
Người bán sẽ lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định. Nhưng trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Tuy nhiên, trong quá trình thực tiễn Bộ Tài chính giao Cục Thuế sẽ xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể. Và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn giảm hình thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.
4.2. Đăng ký hóa đơn điện tử Viettel
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử thông thường
Để đăng ký hóa đơn điện tử ứng dụng trong việc phát hành hóa đơn của doanh nghiệp cần tiến hành theo các bước:
- Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải đưa ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử để gửi cho cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc cũng có thể thông qua văn bản bằng giấy.
- Doanh nghiệp chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm về quyết định này theo mẫu số 01 phụ lục của thông tư số 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của bộ Tài chính ban hành.
- Bước 2: Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử
- Theo mẫu số 02 phụ lục ban hành kèm theo thông tư 32/2011/TT-BTC của bộ Tài chính ban hành, trước khi sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử rồi gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu
- Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn theo đúng định dạng chuẩn gửi cho khách hàng đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử tại Viettel
Khách hàng cần chuẩn bị những giấy tờ sau.
- 1 Giấy đăng ký kinh doanh( Bản photo công chứng hoặc ảnh chụp bản gốc).
- 1 Giấy chứng minh nhân dân của người đại diện doanh nghiệp( Bản photo công chứng hoặc ảnh chụp bản gốc).
- logo (nếu chưa có logo sẽ hỗ trợ thiết kế).
Nhân viên Viettel sẽ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và ký kết hợp đồng.
- 2 Bản hợp đồng dịch vụ hóa đơn điện tử có đóng dấu xác nhận của 2 bên (Mỗi bên giữ một bản).
- 2 Bản phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đóng dấu xác nhận 2 bên (Mỗi bên giữ một bản).
Nhân viên Viettel sẽ tiến hành bàn giao cho khách hàng.
- Tài khoản mật khẩu truy cập hệ thống bussiness-sinvoice.viettel.vn
- Hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ thủ tục làm việc với cơ quan thuế đến khi hóa đơn điện tử sử dụng được.
- Bàn giao hợp đồng, phụ lục, hóa đơn.
4.3. Hướng dẫn sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử Viettel
Thay đổi mật khẩu
Sau khi hệ thống đấu nối thành công khách hàng trên hệ thống, người dùng vào giao diện Thay đổi mật khẩu để thay đổi mật khẩu.
Cập nhật thông tin doanh nghiệp
Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp vào sửa lại thông tin doanh nghiệp nếu có thông tin sai sót tại menu Quản lý thông tin doanh nghiệp/Thông tin doanh nghiệp
Nhấn chỉnh sửa để thực hiện sửa thông tin:
Cấu hình doanh nghiệp – Dấu thập phân
Hệ thống hỗ trợ người dùng khai báo cấu hình số thập phân tại menu Quản lý thông tin doanh nghiệp/Cấu hình doanh nghiệp/Dấu thập phân
Dấu thập phân được cấu hình, thông tin trong cấu hình sẽ hiển thị theo cấu hình trên các màn hình:
- Lập hóa đơn
- Sửa hóa đơn nháp
- Lập hóa đơn thay thế
- Lập hóa đơn chuyển đổi
- Điều chỉnh tiền
- View hóa đơn
Cập nhật chứng thư số
Hệ thống hỗ trợ người dùng cập nhật chứng thư số theo hướng dẫn:
- Vào giao diện https://sinvoice.viettel.vn/tai-ve
Thực hiện tải Tool ký số bằng usb – token
- Làm theo hướng dẫn file doc về cấu hình firefox của USB token (file đính kèm: TL_SETUP_FIREFOX_CAP_CTS.doc)
- Export file cer từ tool usb token Viettel:
- Bật Tool ký số USB – Token (e-Invoice-Tool-jar-with-dependencies.jar)
- Đăng nhập vào hệ thống
Chọn công ty, nhấn chuột phải tạo chứng thư số (hệ thống hỗ trợ người dùng export file cer)
- Doanh nghiệp thực hiện thêm mới chứng thư số (import file cer vừa export tại thao tác trên) tại giao diện Quản lý phát hành\Khởi tạo thông tin doanh nghiệp\Tra cứu chứng thư số\Thêm mới
Danh mục khách hàng
Hệ thống hỗ trợ người dùng thêm mới khách hàng mua hóa đơn của hệ thống tại menu Quản lý thông tin doanh nghiệp\Danh mục khách hàng
Danh mục hàng hóa
Hệ thống hỗ trợ người dùng thêm mới hàng hóa trong hóa đơn tại menu Quản lý thông tin doanh nghiệp\Danh mục hàng hóa
Khai báo loại hóa đơn
Người dùng thực hiện khai báo loại hóa đơn tại menu Quản lý phát hành\Khai báo loại hóa đơn
Chọn mẫu hóa đơn
Người dùng thực hiện chọn mẫu hóa đơn để sử dụng tại menu Quản lý phát hành\Khởi tạo thông tin doanh nghiệp\Chọn mẫu hóa đơn, người dùng thực hiện chọn dữ liệu theo hình hướng dẫn dưới, nhấn Ghi lại
Khai báo dải hóa đơn
Người dùng thực hiện khai báo dải hóa đơn sẽ sử dụng cho hệ thống tại menu Quản lý phát hành\Quản lý dải hóa đơn
Lập thông báo phát hành
Người dùng thực hiện Lập thông báo phát hành tại menu Quản lý phát hành\Lập thông báo phát hành
Doanh nghiệp tải mẫu hóa đơn trắng để đăng ký phát hành với Cục thuế.
Gửi phê duyệt thông báo phát hành
Sau khi đã được Cục thuế phê duyệt, doanh nghiệp thực hiện tiếp bước gửi thông báo phát hành đến Admin Viettel để được phê duyệt
Chú ý: Tại bước này, doanh nghiệp cần gửi kèm bằng chứng đã được Cục thuế phê duyệt để làm căn cứ phê duyệt
Bằng chứng có thể là thông báo phát hành có dấu của thuế:
Hoặc màn hình cho phép phát hành trên trang của Thuế (http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html ) như giao diện:
Gửi phê duyệt thông báo phát hành:
Sau khi thông báo phát hành được Admin Viettel phê duyệt, người dùng vào màn hình Lập thông báo phát hành tại menu Quản lý phát hành\Lập thông báo phát hành để kiểm tra và thực hiện tiếp tục.
Lập hóa đơn
Người dùng vào giao diện Lập hóa đơn tại menu Quản lý hóa đơn\Lập hóa đơn để thực hiện Lập hóa đơn cho khách hàng
Thông tin người bán không được phép thay đổi tại giao diện Lập hóa đơn:
Lập hóa đơn theo file
Người dùng vào giao diện Lập hóa đơn theo file tại menu Quản lý hóa đơn\Lập hóa đơn theo file để thực hiện Lập hóa đơn hàng loạt cho khách hàng
Quản lý hóa đơn chưa phát hành – Phát hành hóa đơn
Người dùng vào giao diện Quản lý hóa đơn chưa phát hành tại menu Quản lý hóa đơn/Quản lý hóa đơn chưa phát hành để thực hiện phát hành hóa đơn
Note:
- Nếu nhập Ngày lập phải đảm bảo sau thời gian của hóa đơn được lập gần nhất (thông tin thời gian của hóa đơn lập gần nhất hiển thị ở dòng bên phải)
- Nếu không nhập Ngày lập, thời gian lập hóa đơn sẽ lấy theo thời gian hiện tại của hệ thống.
Quên mật khẩu
Người dùng vào trang https://business.sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html, nhấn vào link Quên mật khẩu
Nhập các thông tin và nhấn nút Gửi, mật khẩu sẽ được gửi vào địa chỉ email của người dùng
4.4. Tổng đài hỗ trợ hóa đơn điện tử Viettel
Tổng đài 1800 8000 sẽ tư vấn, hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng liên quan đến Hóa đơn điện tử.
5. Bảng báo giá hóa đơn điện tử Viettel
Phí Khởi Tạo
Phí khởi tạo dịch vụ Hóa Đơn Điện Tử là 1.000.000 đ (Áp dụng 1 lần duy nhất/mọi gói cước)
Phí gói cước
| Gói cước | Số lượng hóa đơn | Giá (Chưa VAT) | Thời gian sử dụng |
| DT300 | 300 | 297.000 đ | Không giới hạn |
| DT500 | 500 | 410.000 đ | Không giới hạn |
| DT1.000 | 1000 | 640.000 đ | Không giới hạn |
| DT2.000 | 2.000 | 960.000 đ | Không giới hạn |
| DT3.000 | 3.000 | 1.350.000 đ | Không giới hạn |
| DT5.000 | 5.000 | 2.050.000 đ | Không giới hạn |
| DT7.000 | 7.000 | 2.730.000 đ | Không giới hạn |
| DT10.000 | 10.000 | 3.400.000 đ | Không giới hạn |
| DT20.000 | 20.000 | 5.800.000 đ | Không giới hạn |
Lưu ý:
- Bảng giá trên chưa bao gồm 10% VAT
- Miễn phí thiết kế hóa đơn theo mẫu chung;
- Nhanh chóng sử dụng dịch vụ sau khi ký hợp đồng, lựa chọn mẫu hóa đơn sẵn có, được cấp tài khoản để phát hành, quản lý hóa đơn trên hệ thống Hóa đơn điện tử Viettel;
- Viettel đảm bảo hạ tầng, lưu trữ hóa đơn, cung cấp website tra cứu (dùng chung) cho khách hàng;
- Lưu trữ miễn phí hóa đơn đã phát hành trên hệ thống Viettel trong vòng 10 năm;
- Khách hàng được sử dụng chung thiết bị ký số HSM (thiết bị ký số chuyên dụng) của Viettel, miễn phó chứng thư số HSMM năm đầu tiên sử dụng;
- Khách hàng có nhu cầu mua số lượng hóa đơn điện tử từ 20.000 số trở lên áp dụng đơn giá 290đ/hóa đơn (chưa VAT), các gói cước được cung cấp sẽ là bội số của 10.000 hóa đơn;
- Gói cước trên đáp ứng cho trường hợp khách hàng dùng mẫu hóa đơn có sẵn trên hệ thống, nghiệp vụ hóa đơn tuân theo nghiệp vụ hệ thống đáp ứng;
- Hỗ trợ thủ tục với cơ quan Thuế;
- Đặc biệt: Không giới hạn thời gian sử dụng hóa đơn;
- Trường hợp phát sinh thêm yêu cầu cần đánh giá khả năng đáp ứng của hệ thống và thu phí thêm.
6. Lợi ích - Chức năng khi sử dụng Hóa đơn điện tử Viettel
- Doanh nghiệp tránh được các nguy cơ bị mất hóa đơn chưa sử dụng hoặc hóa đơn đã sử dụng, gây ra nhiều lo lắng như đã từng xảy ra đối với hóa đơn giấy.
- Doanh nghiệp sẽ loại bỏ được nguy cơ nhân viên cố tình làm giả sử dụng hóa đơn sai mục đích, dẫn tới vi phạm Pháp Luât Việt Nam và bị xử phạt.
- Giúp bộ phận kế toán của doanh nghiệp không mất công bảo quản hóa đơn, bàn giao hóa đơn cho từng nhân viên bán hàng.
- Doanh nghiệp sẽ loại bỏ nguy cơ hỏng hóa đơn, bị ướt, bị cháy, bị rách, thất lạc…dẫn tới không sử dụng được hóa đơn đã mua của cơ quan thuế.
- Tiết kiệm chi phí in ấn, giấy, mực cho hóa đơn; gửi nhận hóa đơn cho khách hàng; kho bãi lưu trữ, bảo quản.
- Tiết kiệm thời gian.
- Giảm thiểu các thủ tục hành chính, lưu trữ.
- Có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi ký số thông qua nhiều hình thức: Email, Website, SMS.
- Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu online mọi lúc – mọi nơi.
- Dịch vụ hiện đại, nhanh chóng nhận hóa đơn, thuận tiện tra cứu.
7. Quy trình tư vấn, báo giá và thực hiện các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử Viettel giá rẻ của ACC
- Lắng nghe, nắm bắt thông tin khách hàng cung cấp để tiến hành tư vấn chuyên sâu và đầy đủ những vướng mắc, vấn đề khách hàng đang gặp phải;
- Báo giá qua điện thoại để khách hàng dễ dàng đưa ra quyết định có hợp tác với ACC không;
- Ký kết hợp đồng và tiến hành soạn hồ sơ nếu khách hàng cung cấp đủ hồ sơ chúng tôi yêu cầu;
- Khách hàng cung cấp hồ sơ bao gồm giấy giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy khám sức khỏe;
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bàn giao cho khách hàng;
- Hỗ trợ tư vấn miễn phí các vướng mắc sau khi đã được cấp giấy chứng nhận.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!