Dịch thuật hồ sơ thầu là công đoạn quan trọng nếu tiến hành hoạt động đấu thầu có yếu tố nước ngoài. Bài viết dưới đây cung cấp thông tin về dịch vụ dịch thuật hồ sơ thầu
1. Hồ sơ thầu là gì?
Hồ sơ thầu hay còn lại là hồ sơ dự thầu, theo quy định hiện nay được định nghĩa là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Theo đó, tùy thuộc vào từng lĩnh vực, hồ sơ thầu có thể bao gồm các giấy tờ khác nhau.
Ví dụ, đối với các gói thầu xây lắp (theo quy định tại Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT), hồ sơ bao gồm:
- Đơn dự thầu
- Thỏa thuận liên danh (nếu có)
- Giấy ủy quyền ký đơn dự thầu (nếu có);
- Bảo đảm dự thầu;
- Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ;
- Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm;
- Đề xuất về kỹ thuật;
- Đề xuất về giá và các thành phần khác thuộc hồ sơ dự thầu.
Ví dụ, đối với gói thầu dịch vụ tư vấn (theo quy định tại Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT), hồ sơ bao gồm hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính.
- Hồ sơ đề xuất kỹ thuật gồm:
- Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu.
- Tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu.
- Đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu của nhà thầu.
- Đơn dự thầu
- Giấy ủy quyền (nếu có)
- Thỏa thuận liên danh (nếu có).
- Văn bản về cơ cấu tổ chức và kinh nghiệm của nhà thầu.
- Giải pháp và phương pháp luận tổng quát để thực hiện dịch vụ tư vấn do nhà thầu đề xuất.
- Danh sách chuyên gia chủ chốt
- Lý lịch của chuyên gia tư vấn.
- Về hồ sơ đề xuất tài chính, gồm các giấy tờ:
- Đơn dự thầu
- Văn bản tổng hợp chi phí thực hiện gói thầu.
- Thù lao cho chuyên gia tư vấn tham gia vào gói thầu.
- Nội dung bảng phân tích các chi phí thù lao cho chuyên gia.
- Chi phí khác cho chuyên gia.
Như vậy, dịch thuật hồ sơ thầu bao gồm các nội dung chính sau: dịch đơn dự thầu, dịch các bản vẽ thiết kế thi công, dịch bảng giá dự thầy, dịch các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, dịch báo cáo tài chính, dịch nghị quyết, quyết định của nhà quản lý công ty, dịch giấy phép hành nghề, chứng chỉ, dịch các chứng nhận chất lượng, phiếu kiểm nghiệm,…
2. Vai trò của dịch thuật hồ sơ thầu
Hiện nay, đa số các dự án, công trình ở Việt Nam thường có sự tham gia của các đối tác nước ngoài với vai trò là nhà thầu, nhà đầu tư,... Việc một doanh nghiệp tham gia đấu thầu và thắng thầu, bên cạnh các yếu tố như năng lực chuyên môn, uy tín, việc chuẩn bị hồ sơ thầu đã được dịch thuật là một bước không thể thiếu. Do đó, dịch vụ này đóng vai trò vô cùng quan trọng.
3. Quy trình chung của công ty dịch vụ dịch thuật hồ sơ thầu
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu dịch thuật hồ sơ thầu
Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ phía khách hàng, công ty dịch thuật tư vấn, báo giá và thời gian dự kiến hoàn thành công việc cho khách hàng
Bước 2: Giao kết hợp đồng dịch vụ dịch thuật
Hai bên đàm phán, thương lượng và tiến hành giao kết hợp đồng.
Bước 3: Dịch sơ bộ hồ sơ thầu
Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ thầu, hai bên ký biên bản bàn giao tài liệu (nếu cần).
Tùy thuộc vào lĩnh vực hồ sơ thầu, công ty dịch thuật phân công cho biên dịch viên phù hợp phụ trách, dịch sơ bộ hồ sơ thầu. Thông thường, việc dịch hồ sơ được chia thành các phần công việc nhỏ hơn.
Bước 4: Hiệu đính việc dịch thuật
Sau khi dịch sơ bộ, tiến hành hiệu đính việc dịch thuật và hoàn chỉnh bản dịch
Bước 5: Bàn giao hồ sơ
Khách hàng được bàn giao bản gốc và bản dịch của hồ sơ thầu.
Bước 6: Giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có)
Sau khi nhận bản dịch, nếu có bất kỳ vấn đề nào có liên quan, khách hàng liên hệ với Công ty dịch thuật để được tư vấn và giải quyết
Bước 7: Thanh toán và thanh lý hợp đồng dịch vụ
Khách hàng có thể tiến hành thanh toán với Công ty dịch thuật trong một đợt hoặc nhiều đợt tùy theo thỏa thuận của hai bên trong hợp đồng. Sau khi thanh toán hoàn tất phí dịch vụ, hai bên thanh lý hợp đồng.
4. Những lưu ý khi lựa chọn công ty dịch thuật hồ sơ thầu
Hồ sơ thầu là một loại hồ sơ đặc thù với nhiều từ ngữ chuyên ngành và lập luận, do đó, khi lựa chọn công ty dịch thuật, khách hàng cần lưu ý những điều sau:
- Lựa chọn công ty có uy tín trong lĩnh vực đấu thầu
Khi lựa chọn công ty dịch thuật, khách hàng có thể yêu cầu công ty giới thiệu về những dự án đã hoàn thành có liên quan, đánh giá khả năng của công ty, từ đó yêu cầu sử dụng dịch vụ dịch thuật.
- Đội ngũ biên dịch viên chuyên nghiệp
Đội ngũ chuyên nghiệp là yếu tố đảm bảo bản dịch chính xác, hợp lý, logic và đúng thời hạn
- Khả năng dịch thuật đa ngôn ngữ
Thông thường, hồ sơ thầu được dịch sang tiếng Anh. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, hồ sơ thầu cần phải dịch sang tiếng Hàn, tiếng Pháp, tiếng Nga,… Khi đó, việc lựa chọn công ty dịch thuật có khả năng dịch đa ngôn ngữ là lựa chọn tối ưu nhất.
- Khả năng xử lý tài liệu tốt
Hồ sơ thầu thường bao gồm rất nhiều tài liệu với nhiều định dạng khác nhau. Công ty dịch thuật có khả năng xử lý tài liệu tốt là tiền đề cho việc dịch thuật đạt yêu cầu.
- Đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời hạn
- Chi phí hợp lý
Trên đây là một số thông tin về dịch vụ dịch thuật hợp đồng thầu. Do đây là công đoạn quan trọng trong quá trình tham gia đấu thầu, khách hàng cần lựa chọn công ty dịch thuật uy tín để tiết kiệm thời gian, chi phí cho công ty của mình.
Nội dung bài viết:
Phản hồi (1)