Hồ sơ hoàn thành công trình bao gồm những danh mục nào?

Hồ sơ hoàn thành công trình là gì? Hồ sơ bao gồm những danh mục nào? Để tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này , bạn hãy tham khảo và áp dụng qua bài viết này của ACC nhé!

Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình

1.Hồ sơ hoàn thành công trình được hiểu như thế nào?

Hồ sơ hoàn thành công trình là bộ tài liệu lưu trữ đầy đủ thông tin về quá trình thi công và nghiệm thu công trình, được lập sau khi công trình hoàn thành và được đưa vào sử dụng (theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP). Hồ sơ này đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá chất lượng công trình, đảm bảo an toàn và hiệu quả sử dụng, đồng thời là cơ sở để nghiệm thu, thanh toán và bàn giao công trình.

2.Hồ sơ hoàn thành công trình được sử dụng cho mục đích gì?

Hồ sơ hoàn thành công trình được sử dụng cho nhiều mục đích quan trọng, bao gồm:

2.1. Đánh giá chất lượng công trình:

• Giúp đánh giá xem công trình đã được thi công đúng thiết kế và đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn hay chưa.
• Cung cấp thông tin về quá trình thi công, nghiệm thu và các hạng mục công trình.
• Làm căn cứ để đánh giá năng lực của nhà thầu và các bên liên quan.

2.2. Cơ sở thanh toán:

• Là tài liệu chính để nghiệm thu, thanh toán và bàn giao công trình.
• Cung cấp thông tin về giá trị hợp đồng, khối lượng thi công, giá trị thanh toán và các khoản chi phí liên quan.
• Làm căn cứ để giải quyết các tranh chấp về thanh toán.

2.3. Quản lý và bảo trì công trình:

• Cung cấp thông tin về thiết kế, cấu tạo, vật liệu, quy trình vận hành và bảo trì công trình.
• Hướng dẫn sử dụng công trình an toàn, hiệu quả và tiết kiệm.
• Làm căn cứ để lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa công trình.

2.4. Giải quyết tranh chấp:

• Là bằng chứng pháp lý để giải quyết các tranh chấp liên quan đến công trình.
• Cung cấp thông tin về quá trình thi công, nghiệm thu, chất lượng công trình và các bên liên quan.
• Hỗ trợ các bên liên quan trong việc thương lượng và giải quyết tranh chấp.

2.5. Mục đích khác:

• Cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý nhà nước về tình trạng công trình.
• Làm căn cứ để lập hồ sơ xin cấp phép hoạt động cho công trình.
• Cung cấp thông tin cho các nhà đầu tư, khách hàng tiềm năng về công trình.

3. Hồ sơ hoàn thành công trình bao gồm những danh mục nào?

Hồ sơ hoàn thành công trình bao gồm 5 danh mục chính theo quy định tại Phụ lục VIb Nghị định 06/2021/NĐ-CP:

3.1. Hồ sơ chuẩn bị đầu tư-xây dựng hợp đồng

Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình đó là hồ sơ chuẩn bị đầu tư xây dựng – hợp đồng gồm:

1. Quyết định về chủ trương đầu tư đồng thời kèm theo Báo cáo đầu tư xây dựng công trình hoặc là quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư.
2. Hoặc có thể là dự án thành phần của các cấp có thẩm quyền kèm theo đó là Dự án đầu tư xây dựng công trình.
3. Những văn bản thẩm định và tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan trong vấn đề thẩm định dự án đầu tư xây dựng, thiết kế cơ sở.
4. Tiếp theo là phương án đền bù giải phóng mặt bằng, tái định cư.
5. Văn bản quản lý về sử dụng nguồn nước, cấp nước, an toàn đê, khai thác mỏ…
6. Tiếp đó là quyết định cấp đất và thuê đất của cơ quan có thẩm quyền hoặc là hợp đồng thuê đất (không được cấp đất).
7. Giấy phép xây dựng.
8. Quyết định chỉ định thầu và phê duyệt kết quả lựa chọn những nhà thầu tư vấn, cung cấp vật tư, thiết bị và cả thi công công trình.
9. Một số tài liệu để chứng minh điều kiện năng lực của những nhà thầu tư vấn và cả nhà thầu thi công xây dựng.

3.2.Hồ sơ khảo sát xây dựng-thiết kế xây dựng công trình

Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình tiếp theo sẽ bao gồm một số báo cáo và hồ sơ cần chuẩn bị như sau:

1. Đầu tiên đó là báo cáo khảo sát xây dựng công trình
2. Tiếp theo đó là biên bản nghiệm thu kết quả khi khảo sát xây dựng
3. Quyết định phê duyệt thiết kế xây dựng của bên chủ đầu tư phê duyệt kèm theo đó là hồ sơ thiết kế xây dựng được phê duyệt.
4. Tiếp đó là hồ sơ bản vẽ thi công được bên chủ đầu tư phê duyệt và có danh mục bản vẽ kèm theo.
5. Văn bản kết quả thẩm định thiết kế kỹ thuật được áp dụng trong trường hợp thiết kế 3 bước. Hoặc cũng có thể là văn bản kết quả thẩm định thiết kế bản vẽ thi công trong trường hợp đó là thiết kế 1 bước của chủ đầu tư.
6. Tiếp đó là báo cáo thẩm tra thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi công nếu có.
7. Các bước thiết kế trong biên bản nghiệm thu thiết kế.
8. Cuối cùng là quy trình bảo trì công trình xây dựng đó là công trình và thiết bị lắp đặt cho công trình.

3.3. Hồ sơ thi công-nghiệm thu công trình xây dựng:

Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình thứ ba đó chính là hồ sơ thi công – nghiệm thu công trình xây dựng gồm:

1. Thứ nhất là bản vẽ hoàn công các hạng mục công trình cũng như các bộ phận, toàn bộ công trình hoàn thành về mặt kiến trúc, kết cấu.
2. Chứng chỉ xuất xứ và chứng nhận phù hợp chất lượng sản phẩm để sử dụng trong công trình xây dựng. 
3. Bên cạnh đó còn phải có phiếu kết quả thí nghiệm xác nhận chất lượng của sản phẩm trong công trình. Và phiếu kết quả này do các phòng thí nghiệm chuyên ngành xây dựng đã được công nhận tiến hành thực hiện.
4. Tiếp đó là kết quả kiểm định chất lượng của những tổ chức kiểm định chất lượng của công trình xây dựng. Hoặc cũng có thể là thông báo kết quả kiểm tra chất lượng của những tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định hiện hành của nhà nước.
5. Không những thế còn có biên bản nghiệm thu chất lượng thi công xây dựng cũng như kết quả nghiệm thu.
6. Những thay đổi thiết kế trong quá trình thi công công trình và những văn bản thẩm định cũng như được phê duyệt của cấp trên.
7. Đó còn là các tài liệu đo đạc hay quan trắc lún và biến dạng một số hạng mục của công trình.
8. Sau đó là cung cấp nhật ký thi công xây dựng công trình cũng như nhật ký giám sát của chủ đầu tư.
9. Còn có lý lịch thiết bị lắp đặt công trình.
10. Tiếp theo còn có quy trình vận hành khai thác công trình.

4. Một số lưu ý khi lập danh mục hồ sơ hoàn thành công trình

4.1. Đảm bảo đầy đủ các tài liệu theo quy định:

• Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình cần bao gồm tất cả các tài liệu được quy định tại Phụ lục VIb Nghị định 06/2021/NĐ-CP.
• Cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không thiếu sót bất kỳ tài liệu nào.

4.2. Sắp xếp hồ sơ khoa học, hợp lý:

• Sắp xếp hồ sơ theo từng phần, mục, tiểu mục rõ ràng.
• Đánh số thứ tự cho từng tài liệu.
• Có thể lập bìa, mục lục để dễ dàng tra cứu.

4.3. Đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của thông tin:

• Các thông tin trong hồ sơ cần được ghi chép chính xác, rõ ràng.
• Cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp hồ sơ.

4.4. Nộp hồ sơ đúng thời hạn:

• Nộp hồ sơ hoàn thành công trình cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong vòng 30 ngày kể từ ngày hoàn thành công trình.

6. Câu hỏi thường gặp:

6.1. Ai là người chịu trách nhiệm lập hồ sơ hoàn thành công trình?

Trả lời: Chủ đầu tư là người chịu trách nhiệm lập hồ sơ hoàn thành công trình.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, chủ đầu tư là người có quyền quyết định đầu tư xây dựng công trình và chịu trách nhiệm về tổ chức thực hiện dự án. Do đó, chủ đầu tư cũng là người chịu trách nhiệm lập hồ sơ hoàn thành công trình, bao gồm:

• Thu thập và hoàn thiện các tài liệu liên quan đến quá trình thi công và nghiệm thu công trình.
• Cung cấp đầy đủ thông tin về công trình theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp lệ của hồ sơ hoàn thành công trình.

Ngoài ra, chủ đầu tư có thể ủy quyền cho tổ chức tư vấn hoặc nhà thầu thi công lập hồ sơ hoàn thành công trình. Tuy nhiên, chủ đầu tư vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính hợp lệ của hồ sơ.

6.2. Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình cần được lưu trữ bao lâu?

Trả lời: Theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP ban hành kèm theo Nghị định số 06/2021/NĐ-CP ngày 14/01/2021 của Chính phủ quy định về quản lý đầu tư xây dựng công trình, thời gian lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình tối thiểu như sau:

• 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A.
• 7 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B.
• 5 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C.

Thời gian lưu trữ được tính từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng. Ngoài ra, chủ đầu tư có thể lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình lâu dài hơn thời gian tối thiểu quy định trên.

Như vậy, danh mục hồ sơ hoàn công công trình xây dựng đầy đủ đã được pháp luật quy định rất rõ ràng trong Nghị định 06/2021/NĐ-CP . Chủ đầu tư các công trình xây dựng cần nắm rõ nội dung này trong nội dung thông tin mà ACC cung cấp trong bài viết trên để thực hiện đúng quy định. Nếu có thắc mắc bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số hotline:1900.3330 để được hỗ trợ trực tiếp.Trân trọng!