Thủ tục đăng ký bảo hiểm (BHXH) cho công ty mới thành lập

Quá trình đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) cho công ty mới thành lập đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi và điều kiện lao động của nhân viên. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về những bước cần thiết để doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ và hiểu rõ về Thủ tục đăng ký bảo hiểm (BHXH) cho công ty mới thành lập trong quản lý nhân sự và pháp lý.

Thủ tục đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập

1. Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc

1.1. Người lao động

NLĐ là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, bao gồm:

• Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;
• Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;
• Cán bộ, công chức, viên chức;
• Công nhân quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu;
• Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân;
• Hạ sĩ quan, chiến sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ công an nhân dân phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí;
• Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật NLĐ Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;
• Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;
• Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.

NLĐ là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc khi có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

Tuy nhiên, nếu NLĐ là người nước ngoài thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc:

• NLĐ nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam, di chuyển tạm thời trong nội bộ doanh nghiệp sang hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng.
• NLĐ đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại Điều 169 Bộ luật Lao động 2019.

(Khoản 1 Điều 2 Luật bảo hiểm xã hội 2014)

1.2. Người sử dụng lao động

Đối với trường hợp sử dụng NLĐ là công dân Việt Nam

NSDLĐ tham gia BHXH bắt buộc bao gồm các đối tượng sau đây có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động:

• Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.
• Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác.
• Cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
• Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân.

Đối với trường hợp sử dụng NLĐ là người nước ngoài

NSDLĐ tham gia BHXH bắt buộc bao gồm các đối tượng sau đây có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động:

• Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác.
• Cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
• Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.

(Khoản 3 Điều 2 Luật bảo hiểm xã hội 2014)

2. Nguyên tắc của BHXH như thế nào?

Điều 5 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định về Nguyên tắc bảo hiểm xã hội như sau:

• Thứ nhất, mức hưởng bảo hiểm xã hội được tính trên cơ sở mức đóng, thời gian đóng bảo hiểm xã hội và có chia sẻ giữa những người tham gia bảo hiểm xã hội.
• Thứ hai, mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được tính trên cơ sở tiền lương tháng của người lao động. Mức đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện được tính trên cơ sở mức thu nhập tháng do người lao động lựa chọn.
• Thứ ba, người lao động vừa có thời gian đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc vừa có thời gian đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện được hưởng chế độ hưu trí và chế độ tử tuất trên cơ sở thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội. Thời gian đóng bảo hiểm xã hội đã được tính hưởng bảo hiểm xã hội một lần thì không tính vào thời gian làm cơ sở tính hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội.
• Thứ tư, quỹ bảo hiểm xã hội được quản lý tập trung, thống nhất, công khai, minh bạch; được sử dụng đúng mục đích và được hạch toán độc lập theo các quỹ thành phần, các nhóm đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định và chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định.
• Thứ năm, việc thực hiện bảo hiểm xã hội phải đơn giản, dễ dàng, thuận tiện, bảo đảm kịp thời và đầy đủ quyền lợi của người tham gia bảo hiểm xã hội.

3. Hồ sơ, thủ tục đăng ký BHXH cho công ty mới thành lập

3.1 Hồ sơ tham gia BHXH của công ty mới thành lập

 Doanh nghiệp lập 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT 
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN
• Bảng kê thông tin

Lưu ý: Các mẫu giấy tờ trên được ban hành kèm theo Quyết định số 772/QĐ-BHXH. 

Thành phần hồ sơ nếu không quy định là bản chính thì có thể nộp bản chính, bản sao kèm bản chính để đối chiếu, bản sao được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc.

3.2 Thủ tục đăng ký BHXH cho công ty mới thành lập 

Bước 1: Lập hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu. Doanh nghiệp thực hiện lần lượt:

• Ghi mã số BHXH vào các mẫu biểu tương ứng đối với người lao động đã được cấp mã số BHXH.
• Hướng dẫn người lao động lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với người lao động chưa được cấp được mã số BHXH (kể cả người lao động không nhớ mã số BHXH).
• Lập 01 bộ hồ sơ “Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ- BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” theo quy định đã nêu tại Mục 1.

Bước 2: Nộp hồ sơ đã lập. Doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động và người lao động làm việc ở nước ngoài lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong 3 hình thức sau:

• Qua giao dịch BHXH điện tử;
• Qua dịch vụ bưu chính công ích;
• Trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi thành lập doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp, đơn vị thực hiện nộp hồ sơ qua giao dịch điện tử thì thực hiện lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.

Bước 3: Nhận kết quả do cơ quan BHXH đã giải quyết.

• Sau khi nộp hồ sơ theo quy định cho cơ quan BHXH doanh nghiệp chờ nhận kết quả giải quyết. Thời gian nhận kết quả không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
• Doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động, người lao động làm việc ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH nhận Sổ BHXH, thẻ BHYT do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký nhận qua hòm thư điện tử, nhận trực tiếp tại bộ phận trả hồ sơ từ cơ quan BHXH hoặc nhận qua hình thức gửi bưu điện. 

• Lưu ý doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng người sử dụng lao động phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định.

4. Cần lưu ý gì khi đăng ký BHXH cho công ty mới thành lập?

Công ty phải thực hiện thủ tục đăng ký Bảo hiểm Xã hội (BHXH) lần đầu trong thời hạn 30 ngày từ ngày ký kết hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng nhân viên. Mỗi doanh nghiệp, khi đăng ký BHXH lần đầu tại cơ sở hành chính cấp quận, huyện, thành phố, sẽ nhận được một mã đơn vị để cơ quan quản lý BHXH theo dõi.

Trong trường hợp thay đổi địa chỉ, nếu chuyển từ một quận hay tỉnh khác, doanh nghiệp cần thông báo giảm nhân viên và hoàn thiện sổ BHXH cho nhân viên. Khi chuyển đến quận, huyện, tỉnh mới, doanh nghiệp phải đăng ký và xin cấp lại mã đơn vị BHXH mới, sau đó nộp hồ sơ BHXH lần đầu. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có cơ quan quản lý BHXH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chỉ cần làm lại hồ sơ khi chuyển đến tỉnh mới, không cần khi chuyển trong tỉnh hoặc thành phố.

Khi doanh nghiệp báo cáo tăng lao động, đối với những người đã có sổ BHXH, chỉ cấp thẻ bảo hiểm y tế, còn nếu mất sổ BHXH, phải làm hồ sơ xin cấp lại sổ trước khi được chấp thuận báo cáo tăng mới.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1 Mức đóng và tỷ lệ đóng BHXH của công ty mới thành lập như thế nào?

Mức đóng BHXH cho người lao động (NLĐ) được tính dựa trên mức lương tháng đóng BHXH và tỷ lệ đóng BHXH.

Mức lương tháng đóng BHXH:

• Từ 01/01/2024 đến 30/06/2024: tối đa 29.800.000 đồng/tháng.
• Từ 01/07/2024: tối đa 36.000.000 đồng/tháng.

Tỷ lệ đóng BHXH:

• Tổng tỷ lệ: 32%
• Người sử dụng lao động: 21,5%
• NLĐ: 10,5%

5.2 Nếu công ty không đăng ký bảo hiểm xã hội thì có bị phạt không?

• DN không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ cho NLĐ tham gia BHXH: Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
• Cán bộ, công chức có trách nhiệm thực hiện việc đăng ký BHXH mà không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy định: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Căn cứ Điều 39 và khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP

5.3 Ai có thể đại diện công ty đăng ký BHXH cho công ty mới thành lập?

Giám đốc công ty hoặc người được ủy quyền theo Giấy ủy quyền có hợp lệ.