Công việc kế toán cần thực hiện cho công ty mới thành lập

Khi một công ty mới được thành lập, việc thiết lập hệ thống kế toán là một bước cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự minh bạch, chính xác và tuân thủ về tài chính. Công việc kế toán trong giai đoạn này không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính mà còn tạo nền tảng cho quản lý tài chính hiệu quả trong tương lai.

Công việc kế toán cần thực hiện cho công ty mới thành lập

1. Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu

Việc nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp mới thành lập, là bước khởi đầu để đảm bảo tuân thủ các quy định về kế toán và thuế. Chi tiết hồ sơ bao gồm các yếu tố quan trọng sau:

• Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và loại hóa đơn sử dụng: Đây là thông tin cơ bản về hình thức kế toán mà doanh nghiệp chọn và loại hóa đơn mà doanh nghiệp sẽ sử dụng trong quá trình kinh doanh.
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc: Hồ sơ cần kèm theo quyết định bổ nhiệm giám đốc, đây là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
• Quyết định bổ nhiệm kế toán: Điều này liên quan đến việc xác định người chịu trách nhiệm về các công việc kế toán của doanh nghiệp.
• Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Doanh nghiệp cần xác định phương pháp trích khấu hao cho tài sản cố định theo quy định của pháp luật.
• Tờ khai lệ phí môn bài: Là một phần quan trọng trong hồ sơ, việc thực hiện tờ khai lệ phí môn bài cần được ưu tiên xem xét và hoàn thiện.
• Phiếu đăng ký trao đổi thông tin qua phương thức điện tử: Điều này thể hiện sự chủ động và tích cực trong việc sử dụng công nghệ để trao đổi thông tin với cơ quan thuế.

Đối với doanh nghiệp thành lập sau ngày 25/02/2020, được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập, nhưng vẫn cần tuân thủ quy định về hạn chót nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài, là trước ngày 30/01 năm sau năm thành lập.

2. Mở tài khoản và thông báo số tài khoản ngân hàng

Quy trình mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp là một bước quan trọng mà bộ phận kế toán phải thực hiện sau khi công ty được thành lập. Dưới đây là mô tả chi tiết về quá trình này:

2.1. Thủ tục mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp:

Liên hệ với Ngân hàng: Kế toán sẽ liên hệ với các ngân hàng thương mại để bắt đầu quá trình mở tài khoản. Việc này có thể được thực hiện trực tiếp tại chi nhánh hoặc thông qua các kênh truyền thông điện tử.

• Điền đơn và cung cấp thông tin: Doanh nghiệp sẽ cung cấp thông tin cần thiết về doanh nghiệp, bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Mã số thuế, quyết định bổ nhiệm giám đốc, và các giấy tờ liên quan khác.
• Xác minh thông tin: Ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra và xác minh thông tin doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định.
• Nhận tài khoản và thông tin giao dịch: Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp sẽ nhận được số tài khoản và thông tin cần thiết để thực hiện các giao dịch.

2.2. Quản lý tài khoản ngân hàng và thanh toán thuế:

Nộp thuế điện tử: Doanh nghiệp sẽ sử dụng tài khoản ngân hàng để thực hiện việc nộp thuế điện tử, tạo thuận lợi trong quản lý tài chính và giảm rủi ro sai sót.

Khấu trừ thuế GTGT: Các khoản chi từ tài khoản ngân hàng của công ty khi thanh toán sẽ được tự động khấu trừ thuế GTGT đầu vào và thu nhập của doanh nghiệp, theo quy định của Thông tư 173/2016/TT-BTC và Nghị định 209/2013/NĐ-CP.

Lựa chọn số lượng tài khoản: Tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng tài chính, doanh nghiệp có thể quyết định mở một hoặc nhiều tài khoản ngân hàng tại các ngân hàng khác nhau để phục vụ mục đích kinh doanh cụ thể.

3. Mua chữ ký số

Quy định trong Điều 3, Khoản 6 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP định rõ chữ ký số như sau: "Chữ ký số là loại chữ ký điện tử được tạo ra thông qua việc biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Quá trình biến đổi này đảm bảo rằng người nhận thông điệp có thể xác định một cách chính xác:

• Quá trình biến đổi sử dụng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.
• Sự toàn vẹn của nội dung thông điệp dữ liệu từ khi thực hiện quá trình biến đổi."

Chữ ký số là một công cụ quan trọng cho doanh nghiệp, giúp chúng thực hiện nhiều hoạt động trực tuyến một cách tiện lợi và an toàn. Các công dụng của chữ ký số bao gồm việc ký kết hợp đồng trực tuyến, thực hiện giao dịch ngân hàng, nộp thuế điện tử, mua bảo hiểm xã hội, và nhiều hoạt động khác mà không yêu cầu quá trình in ấn hay di chuyển. Mỗi doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều chữ ký số, tuy nhiên, mỗi chữ ký số chỉ được sử dụng cho một doanh nghiệp cụ thể.

4. Treo bảng hiệu công ty

Đối với doanh nghiệp mới, việc treo bảng hiệu công ty là một bước quan trọng cần được thực hiện. Bảng hiệu này sẽ được đặt tại trụ sở chính, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện (nếu có) của doanh nghiệp. Khi thực hiện việc treo bảng hiệu, cần tuân thủ một số quy định nhất định để đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình treo bảng hiệu, quan trọng nhất là không che chắn các không gian thoát hiểm và cứu hỏa, không gian này cần được giữ tự do và không bị cản trở. Ngoài ra, không được phép làm ảnh hưởng đến vỉa hè và lòng đường, tránh gây ra sự cản trở cho giao thông công cộng. Việc không tuân thủ đúng các quy định trên có thể dẫn đến việc bị xử phạt với mức phạt từ 10 đến 15 triệu đồng. Trong trường hợp nghiêm trọng nhất, doanh nghiệp có thể bị khóa mã số thuế.

5. Làm thủ tục phát hành hóa đơn

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với các công ty, tổ chức, và doanh nghiệp kinh doanh. Để thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn, kế toán cần tuân thủ các quy định nhất định.

Khi muốn xuất hóa đơn, kế toán cần thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trước ít nhất 2 ngày. Thủ tục này bao gồm việc thông báo về việc xuất hóa đơn và nộp mẫu hóa đơn điện tử theo quy định.

Quy trình này giúp đảm bảo rằng mọi hóa đơn điện tử được phát hành đều tuân theo quy định của pháp luật, đồng thời giúp cơ quan thuế có thông tin chính xác và đầy đủ về các giao dịch mua bán của doanh nghiệp.

6. Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn

Các doanh nghiệp mới thành lập thường đối mặt với hai vấn đề chính: thông tin và giấy tờ còn thiếu trong quá trình đăng ký hoặc thiếu số tiền góp vốn điều lệ.

Trong trường hợp thiếu thông tin và giấy tờ, doanh nghiệp cần hoàn thiện mọi yếu tố càng sớm càng tốt, đặc biệt là những giấy tờ quan trọng như chứng chỉ hành nghề và giấy phép kinh doanh.

Với trường hợp không đủ số vốn điều lệ (đối với các công ty cổ phần, TNHH,...), cần cam kết hoàn thành góp vốn trong thời hạn 90 ngày kể từ khi có giấy phép kinh doanh.

Quá trình hoàn thiện các điều kiện này càng sớm, doanh nghiệp sẽ tránh được các hậu quả pháp lý và xử phạt theo quy định của pháp luật.

7.  Tham gia bảo hiểm cho người lao động và thành lập công đoàn

Khi doanh nghiệp mới thành lập và có sự tham gia của người lao động, việc đóng bảo hiểm xã hội là điều cần thiết. Theo Quyết định 772/QĐ-BHXH, trong vòng 30 ngày từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Thành lập công đoàn cũng là một nhiệm vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện. Để thành lập công đoàn cơ sở, đơn vị phải đáp ứng hai điều kiện chính:

• Công đoàn cơ sở phải được thành lập tại đơn vị sử dụng lao động hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Công đoàn phải có ít nhất 05 đoàn viên hoặc người lao động gia nhập, và các thành viên phải tự nguyện gia nhập công đoàn.

Thời hạn để thành lập công đoàn là chậm nhất sau 6 tháng tính từ ngày doanh nghiệp được thành lập và đi vào hoạt động. Công đoàn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả người lao động và doanh nghiệp, là cầu nối giữa hai bên này.

8.  Lựa chọn chế độ kế toán và phương pháp khấu hao TSCĐ

Doanh nghiệp thực hiện quá trình lựa chọn chế độ kế toán dựa trên quy mô, trừ những doanh nghiệp có đặc thù như bảo hiểm, ngân hàng. Chính xác, chế độ kế toán được phân chia thành các loại sau:

• Chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp lớn.
• Chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Chế độ kế toán theo Thông tư 132/2018/TT-BTC: Phù hợp với doanh nghiệp siêu nhỏ.

Ngoài việc chọn chế độ kế toán, doanh nghiệp tiếp tục quá trình chọn phương pháp khấu hao cho Tài sản cố định (TSCĐ). Điều này giúp bảo toàn vốn cố định và đo lường hiệu suất kinh doanh. Có 3 phương pháp khấu hao TSCĐ chính:

• Phương pháp tuyến tính: Trích khấu hao đều trong thời gian sử dụng, còn gọi là phương pháp đường thẳng.
• Phương pháp khấu hao theo khối lượng sản phẩm: Phụ thuộc vào số lượng sản phẩm sản xuất, tính theo mức trích khấu hao bình quân cho mỗi đơn vị sản xuất.
• Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần: Dựa trên giá trị còn lại của tài sản, tính theo tỷ lệ khấu hao từng năm.

9. Khai và nộp thuế môn bài

Chính phủ vừa thông qua Nghị định số 22/2020/NĐ-CP, sửa đổi và bổ sung Nghị định số 139/2016 về quy định lệ phí môn bài, có hiệu lực từ ngày 25/02/2020. Các điều chỉnh cụ thể như sau:

Theo Điểm c Khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP, từ ngày 25/02/2020, doanh nghiệp mới thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm đầu (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12) sẽ được miễn lệ phí môn bài, bao gồm:

Tổ chức mới thành lập (có mã số thuế và mã số doanh nghiệp mới).

Hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Trong thời gian này, doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh sẽ được miễn lệ phí môn bài. Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh, họ sẽ phải khai lệ phí môn bài và nộp tờ khai cho cơ quan thuế trước ngày 30/1 năm sau, tương ứng với thời điểm họ bắt đầu hoạt động sản xuất.

Lưu ý: Kế toán doanh nghiệp mới thành lập cần chú ý đối với mức lệ phí môn bài. Có 2 điều quan trọng là doanh nghiệp thành lập trong 06 tháng đầu năm thì nộp lệ phí cả năm và doanh nghiệp thành lập trong 06 tháng cuối năm (ngày 01/7 trở đi) thì nộp 50% lệ phí.

10. Khai thuế giá trị gia tăng

Hiện nay, theo quy định tại Điều 15 của Thông tư số 151/2014/TT-BTC, người nộp thuế mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ thực hiện khai thuế GTGT theo quý. Sau khi đã hoạt động sản xuất kinh doanh đủ 12 tháng, từ năm dương lịch tiếp theo, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào mức doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ của năm dương lịch trước đó liền kề (đủ 12 tháng) để thực hiện khai thuế GTGT theo tháng hoặc theo quý.

Điều này áp dụng cho các doanh nghiệp mới thành lập, nơi thời gian bắt đầu hoạt động không đủ 12 tháng trước năm dương lịch hiện tại. Do đó, các doanh nghiệp này sẽ nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng theo kỳ kê khai quý, tương ứng với tháng mà doanh nghiệp được thành lập trước đó.

Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp được thành lập vào tháng 8/2019, họ sẽ bắt đầu nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng từ quý 3/2019.

11. Khai thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý

Theo quy định của Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải tự xác định và nộp số tiền thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp theo quý. Điều này bao gồm cả việc tạm phân bổ số thuế thu nhập doanh nghiệp cho địa bàn cấp tỉnh nơi có đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh, và nơi có bất động sản chuyển nhượng, khác với nơi người nộp thuế đóng trụ sở chính.

Doanh nghiệp sẽ tiến hành tính toán dựa trên hiệu suất sản xuất và kinh doanh để xác định số tiền thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý và sau đó nộp cho cơ quan Thuế. Thời hạn nộp muộn nhất là vào ngày 30 của tháng đầu quý sau, điều này là một trong những bước quan trọng mà công ty mới thành lập cần thực hiện để tuân thủ quy định của pháp luật về Thuế và tránh vi phạm quy định.

12. Câu hỏi thường gặp

Khi công ty mới thành lập, công việc kế toán cơ bản nào cần được thực hiện đầu tiên?

Trả lời: Công ty mới cần bắt đầu với việc thiết lập hệ thống kế toán cơ bản, bao gồm việc mở sổ sách, xác định phương pháp kế toán, và quy trình lập bảng cân đối kế toán.

Tại sao việc lựa chọn chế độ kế toán và phương pháp khấu hao TSCĐ quan trọng cho doanh nghiệp mới?

Trả lời: Chế độ kế toán và phương pháp khấu hao TSCĐ ảnh hưởng đến bảng báo cáo tài chính và thu nhập, đồng thời giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa lợi nhuận.

Trong quá trình kế toán, công ty mới cần lưu ý điều gì khi nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu?

Trả lời: Công ty cần chú ý đầy đủ các giấy tờ như tờ khai đăng ký hình thức kế toán, quyết định bổ nhiệm giám đốc và kế toán, cũng như thông tin về phương pháp trích khấu hao TSCĐ.

Làm thế nào để doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định về treo bảng hiệu công ty?

Trả lời: Doanh nghiệp cần treo bảng hiệu tại trụ sở chính, chi nhánh theo quy định, không làm cản trở giao thông, và đảm bảo tuân thủ luật pháp về quảng cáo.

Tại sao việc tham gia bảo hiểm cho người lao động và thành lập công đoàn là quan trọng cho công ty mới?

Trả lời: Tham gia bảo hiểm xã hội đảm bảo quyền lợi cho người lao động, còn việc thành lập công đoàn giúp cầu nối giữa người lao động và doanh nghiệp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả hai bên.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về các quy định về Công việc kế toán cần thực hiện cho công ty mới thành lập. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.