Hướng dẫn viết công văn trả lời góp ý dự thảo cập nhật 2024

Công văn là một trong những văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các tổ chức, đoàn thể trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn của ACC viết công văn trả lời góp ý dự thảo theo quy định mới nhất

Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của tổ chức. Bởi vậy, trong hoạt động tổ chức nói chung còn sử dụng công văn trả lời góp ý dự thảo với mẫu dưới đây.

1. Khi nào thì trả lời góp ý dự thảo?

Dự thảo là bản thảo do cá nhân, tổ chức có quyền trình dự thảo mà mình soạn thảo, chuẩn bị theo từng giai đoạn để một tổ chức có thẩm quyền thông qua, ban hành.

Thông thường, với khái niệm dự thảo, người ta thường sử dụng dự thảo luật là bản thảo về một đạo luật do cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền trình dự án luật mà mình soạn thảo, chuẩn bị theo các giai đoạn của quy trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật chặt chẽ được pháp luật quy định để trình Quốc hội xem xét, quyết định việc thông qua, ban hành.

Như vậy, để một dự thảo thành một bản chính thức hoàn chỉnh thì phải có góp ý và được thông qua thì mới trở thành văn bản chính thức.

2. Có được sử dụng công văn để trả lời góp ý dự thảo không?

Công văn là hình thức văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công văn được xem như một phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân.

Đối với công văn trả lời góp ý dự thảo thì được xem là công văn bình thường nhưng bộc lộ ý kiến, đóng góp của người gửi công văn.

3. Mẫu công văn trả lời góp ý dự thảo

Kính gửi: ...................(3).............................

Thực hiện (Sở Giáo dục và Đào tạo nhận được) ...................................(4)...................

........................................................................................................................................;

Sau khi nghiên cứu, Sở Giáo dục và Đào tạo góp ý như sau :

....................(5)................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Sở Giáo dục và Đào tạo phúc đáp để.....(3).... tổng hợp, trình cấp có thẩm quyền theo quy định./.

Ghi chú:

(1) Chữ viết tắt tên đơn vị (Phòng, đơn vị) tham mưu, soạn thảo công văn.

(2) Nội dung văn bản cần góp ý

(3) Tên cơ quan, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

(4) Số ký hiệu, trích yếu và tên cơ quan yêu cầu (đề nghị) góp ý.

(5) Nội dung góp ý.

(6) Các cơ quan, đơn vị, cá nhân để báo cáo, phối hợp, biết, thực hiện,...

(7) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)

(8) Nếu người ký văn bản là Phó Giám đốc thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước, bên dưới ghi “PHÓ GIÁM ĐỐC”; nếu là Chánh Văn phòng thì ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước, bên dưới ghi “CHÁNH VĂN PHÒNG”.

4. Hướng dẫn viết công văn trả lời góp ý dự thảo

Công văn phải có đủ các phần sau đây:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ.
• Địa danh và thời gian gửi công văn.
• Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
• Chủ thể nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).
• Số và ký hiệu của công văn.
• Trích yếu nội dung.
• Nội dung công văn.
• Chữ ký, đóng dấu.
• Nơi gửi.

-Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn

• Công văn hướng dẫn: hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới.
• Công văn đôn đốc: đôn đốc cấp dưới, tránh được sự thiếu triệt để trong những hoạt động chuyên môn hoặc kịp thời chỉ ra những sai sót cần khắc phục trong thực tiễn.

- Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi Công văn. Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:

• Viện dẫn vấn đề.
• Giải quyết vấn đề.
• Kết luận vấn đề.

5. Những câu hỏi thường gặp. 

5.1. Ai là người có thẩm quyền tham gia góp ý xây dựng văn bản pháp luật?

Điều 4. Tham gia góp ý kiến xây dựng văn bản quy phạm pháp luật

1. Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên, tổ chức khác, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân và cá nhân có quyền tham gia góp ý kiến về dự thảo văn bản quy phạm pháp luật.

2. Trong quá trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo và cơ quan, tổ chức hữu quan có trách nhiệm tạo điều kiện để các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tham gia góp ý kiến về dự thảo văn bản; tổ chức lấy ý kiến của đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản.

3. Ý kiến tham gia về dự thảo văn bản quy phạm pháp luật phải được nghiên cứu, tiếp thu trong quá trình chỉnh lý dự thảo.

5.2. Phần mở đầu công văn trả lời góp ý dự thảo nên được viết như thế nào?

Phần mở đầu: Ở phần này chỉ cần viết ngắn gọn bằng cách đưa vào một câu thông tin dẫn dắt nêu ra mục đích của việc làm Công văn. Ví dụ, có thể sử dụng mẫu Công văn trả lời cho Công văn số ... ngày ... tháng ... năm ... về việc ...

5.3. Lấy ý kiến trong xây dựng luật còn mang tính hình thức? 

Lấy ý kiến người dân, đối tượng tác động là một trong những quy trình bắt buộc trong quá trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật. Việc lấy ý kiến người dân nhằm giúp cho các chính sách được đề xuất sau khi luật hóa sẽ phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của cuộc sống.

Theo nhà báo Nguyễn Minh Phong, thông qua việc lấy ý kiến của người dân người hoạch định chính sách sẽ có thông tin về thực tế cuộc sống để đưa ra được những quy định phù hợp với các điều kiện xã hội hiện có. Từ đó văn bản pháp luật sẽ có tính khả thi cao tránh được bệnh chủ quan duy ý chí áp đặt từ một phía. Bên cạnh đó, đây cũng là một hình thức tuyên truyền mang tính tích cực, chủ động để người dân nghiên cứu thảo luận tiếp cận trước một bước với văn bản pháp luật tạo điều kiện thuận lợi để văn bản đi vào cuộc sống khi được chính thức ban hành.

Toàn bộ những nội dung trên là hướng dẫn của ACC về công văn trả lời góp ý dự thảo. Để đảm bảo cho hoạt động của các tổ chức diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện, việc tuân thủ các quy định về soạn thảo công văn là một điều cần thiết. Bởi vậy, khi có nhu cầu, liên hệ với ACC qua 1900.3330 để biết thêm chi tiết nhé!