Mẫu công văn thông báo giao hàng muộn, giao hàng chậm

1. Mẫu thông báo giao hàng chậm

Mẫu công văn thông báo giao hàng chậm được hiểu là mẫu bản công văn được lập ra để thông báo về việc giao hàng chậm. Theo đó, công văn này phải thể hiện được cụ thể các nguyên nhân, nội dung liên quan đến việc sẽ giao hàng chậ, nêu rõ lý do giao hàng chậm, thời hạn giao hàng. Gắn với việc không đảm bảo giao đúng nhu thỏa thuận của các bên trước đó. Để bên nhận nắm bắt được thông tin cũng như tổ chức nhận hàng sau.

Mẫu số 1:

Kính gửi: Công ty …….

Căn cứ trên đơn đặt hàng số …… giữa Công ty …… và Công ty …… về việc cung cấp thiết bị. Thời gian giao hàng theo đơn đặt hàng là ……. kể từ ngày bên B nhận được tiền đặt cọc. Như vậy, thời gian dự kiến giao hàng là ….. (1)

Tuy nhiên, do có sự trục trặc trong hợp đồng giữa Công ty chúng tôi và đơn vị vận tải nên bị chậm trễ tiến độ giao hàng. Dự kiến ….. hàng sẽ về đến ….. nên khoảng từ ngày ….. chúng tôi mới có thể giao hàng cho Quý Công ty. (2)

Kính mong Quý Công ty thông cảm và chia sẻ khó khăn này cùng cho chúng tôi.

Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý Công ty!

Chú thích soạn thảo Mẫu thông báo giao hàng chậm:

(1) Căn cứ Đơn đặt hàng ngày 30/04/2020 giữa Công ty Cổ phần ABC và Công ty TNHH XYZ về việc cung cấp thiết bị. Thời gian giao hàng theo đơn đặt hàng là 27/09/2022 kể từ ngày bên B nhận được tiền đặt cọc. Như vậy, thời gian dự kiến giao hàng là 29/09/2020.

(2) Tuy nhiên, do có sự trục trặc trong hợp đồng giữa Công ty chúng tôi và đơn vị vận tải nên bị chậm trễ tiến độ giao hàng. Dự kiến ngày 15/10/2020 hàng sẽ về đến công ty TNHH XYZ nên khoảng từ ngày 16/10/2022 chúng tôi mới có thể giao hàng cho Quý Công ty.

Mẫu số 2:

 Kính gửi:  CÔNG TY ……………………

Công ty ……..) xin gửi tới Quý Công ty lời chào trân trọng và hợp tác.

Để thực hiện cam kết về tiến độ thi công công trình “Bãi đỗ xe ngầm và dịch vụ Thương mại ….” cung cấp khung nhôm …… tới công trình. Chúng tôi, Công ty Cổ phần …… đã thông báo tiến độ giao hàng với đơn vị cung cấp khung nhôm hộp …. và đã được đơn vị cung cấp đồng ý xác nhận giao hàng lên chuyến tàu đi từ …. từ tới cảng ….. từ ngày …/…./20…. đến Cảng ….. vào ngày …/…./20….. để kịp giao hàng tới quý Công ty vào ngày …./…./20….. Điều này có nghĩa là bên đơn vị cung cấp phải đặt và chuyển hàng lên công ten nơ rồi chuyển tới cảng ….. vào trước ….h ngày …./…/20….

Tuy nhiên, do lý do khách quan, trên đường tới cảng Porkeland …… vậy hàng hóa đã không lên kịp chuyển tàu tới cảng …. vào ngày …./…./20….. Ngay sau khi nhận được thông báo từ nhà sản xuất, chúng tôi đã khẩn trương tìm kiếm các hãng tàu khác từ Việt Nam để chỉ định tàu chở hàng hóa chuyển nhanh về …... Tuy nhiên, dù đã cố gắng hết sức, nhưng chúng tôi không thể tìm được hãng tàu nào có lịch trình đi bình thường và lịch trình đi nhanh từ ….tới ….. trong các ngày …./…./20….., ngày …/…./20…., ngày …./…/20…. và ngày …./…/20…. Vì vậy chúng tôi không thế kịp thời giao hàng hóa tới công trình như đã cam kết. Theo lịch trình giao hàng, hàng hóa dời cảng …. về cảng tới cảng ….. vào ngày …./…./20….. Ngay sau khi hàng hóa cập cảng ….., chúng tôi sẽ khẩn trương lấy hàng và chuyển tới Công trình trong  thời gian sớm nhất.

Bằng công văn này, chúng tôi kính đề nghị Quý Công ty xem xét, thông cảm với sự chậm trễ giao hàng muộn trên. Ngày dự kiến hàng về tới công trường là ngày …/…/20….

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn và mong nhận được sự hợp tác từ Quý Công ty.