Lưu hành nội bộ là gì? Văn bản nào được lưu hành nội bộ?

Có thể nói, trong mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều tồn tại các văn bản lưu hành nội bộ nhằm phục vụ cho hoạt động của chính cơ quan, tổ chức, đơn vị đó. Vậy, lưu hành nội bộ được hiểu là gì? Hiện nay phổ biến có những loại văn bản lưu hành nội bộ nào? Công ty luật ACC sẽ cùng quý bạn đọc tìm hiểu về vấn đề này

Lưu hành nội bộ là gì ? Các loại văn bản lưu hành nội bộ

1. Lưu hành nội bộ là gì?

Hiện nay, chưa có văn bản pháp luật nào đưa ra quy định định nghĩa về lưu hành nội bộ. Tuy nhiên, có thể hiểu lưu hành nội bộ là việc đưa ra các quy định, nguyên tắc ứng xử và quy chế hoạt động sử dụng đối với tất cả các thành viên trong phạm vi của một tổ chức, cơ quan, đơn vị nhằm điều hành hoạt động một cách thống nhất, đồng bộ.

2. Đặc điểm của các văn bản lưu hành nội bộ

- Văn bản lưu hành nội bộ mang tính cơ chế quản lý điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh mang tính ổn định, lâu dài trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị nhằm thi hành hoặc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật cũng như các chính sách của cơ quan, tổ chức, đơn vị đó.

- Văn bản lưu hành nội bộ còn mang tính sự vụ, giải quyết các vấn đề phát sinh trong nội bộ của doanh nghiệp hay tổ chức ví dụ như vấn đề kỷ luật, sa thải, báo cáo hay lập biên bản... các vấn đề này cũng được quy định trong các loại văn bản nội bộ khác nhau. Các văn bản này thường có hiệu lực theo thẩm quyền ban hành từ cao xuống thấp và có giá trị áp dụng đối với từng đối tượng mà các văn bản này điều chỉnh.

3. Các loại văn bản lưu hành nội bộ hiện nay

3.1. Điều lệ công ty

Điều lệ công ty là biên bản thỏa thuận giữa những thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh hoặc người sáng lập công ty với các cổ đông và giữa các cổ đông với nhau của công ty cổ phần cùng được soạn căn cứ trên cơ sở không trái với quy định của pháp luật và được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.

Đây là văn bản bắt buộc mà mỗi doanh nghiệp cần phải có khi thành lập doanh nghiệp, nó tồn tại, kéo dài cùng với sự tồn tại của doanh nghiệp cho đến khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động và tất cả các cá nhân hoạt động trong doanh nghiệp đều phải tuân theo quy định của văn bản này.

Bên cạnh đó điều lệ giữ vai trò quan trọng trong việc tạo ra quy chế, quy ước, thỏa thuận của doanh nghiệp vì những điều trên khi lập phải dựa theo điều lệ, không trái với điều lệ

Về nội dung của điều lệ căn cứ Điều 24 Luật Doanh nghiệp năm 2020, thì tùy từng loại hình doanh nghiệp mà khi soạn thảo điều lệ các doanh nghiệp cần đưa vào những nội dung quy định phù hợp cụ thể gồm những nội dung điển hình sau:

"Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có); Nghành, nghề kinh doanh; Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;...

3.2. Quy chế hoạt động của doanh nghiệp.

Quy chế hoạt động của doanh nghiệp là văn bản lưu hành nội bộ được ban hành với mục đích đảm bảo cho công tác quản lý được hiệu quả, thống nhất.

Nội dung chủ yếu của các quy chế hoạt động của doanh nghiệp chính là những quy ước, quy định, chế độ, chính sách do một cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của công ty ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định và có hiệu lực trong phạm vi của công ty đó và tùy vào mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy chế hoạt động riêng, để đảm bảo sự đồng bộ và thống nhất thì các quy chế này được lập ra với các quy định rõ ràng và minh bạch chứ không nhất thiết phải theo một quy củ cụ thể nào.

3.3. Thỏa ước lao động tập thể

Thoả ước lao động tập thể (gọi tắt thoả ước tập thể) là sự thoả thuận bằng văn bản giữa đại diện tập thể người lao động và người sử dụng lao động về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của hai bên trong quan hệ lao động. Thỏa ước lao động tập thể được quy định tại Bộ luật lao động năm 2019 với nững nội dung chính sau:

- Nội dung của thỏa ước lao động tập thể không được trái với quy định của pháp luật; khuyến khích thỏa ước có nội dung có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật.

- Thỏa ước lao động tập thể cần phải được gửi cho mỗi bên ký kết và cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh .

- Thỏa ước lao động tập thể có thời hạn từ 01 năm đến 03 năm.