Hướng dẫn viết công văn giải trình chậm báo giảm thai sản

Công văn là một trong những văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các tổ chức, đoàn thể trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn của ACC viết công văn giải trình chậm báo giảm thai sản

Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của tổ chức. Bởi vậy, trong hoạt động tổ chức nói chung còn sử dụng công văn giải trình chậm báo giảm thai sản với mẫu dưới đây.

1. Khi nào thì cần giải trình chậm báo giảm thai sản

Căn cứ vào Công văn số 1734/BHXH-QLT quy định như sau:

“10. Thời hạn khai báo hồ sơ

10.3. Khi có phát sinh giảm thì đơn vị báo giảm từ ngày 01 tháng sau, tuy nhiên phải đóng giá trị thẻ BHYT của tháng sau. Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.”

Bên cạnh đó, căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 85 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 như sau:

“Điều 85. Mức đóng và phương thức đóng của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc

3. Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng bảo hiểm xã hội tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng bảo hiểm xã hội, trừ trường hợp nghỉ việc hưởng chế độ thai sản.”

Đồng thời, căn cứ tại Khoản 6 Điều 42 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định như sau:

“Điều 42. Quản lý đối tượng

6. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, thời gian này được tính là thời gian đóng BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN và được cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động”.

Như vậy, theo quy định trên thời điểm báo giảm sẽ phụ thuộc vào số ngày làm việc của NLĐ để đóng BHXH. Khi quá thời hạn trên thì phải làm công văn giải trình chậm báo giảm thai sản.

2. Có được sử dụng công văn giải trình chậm báo giảm thai sản không?

Công văn giải trình dạng công văn giải trình của doanh nghiệp đối với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về một sự việc nào đó như chậm nộp tiền bảo hiểm xã hội, tiến độ dự án đầu tư, đáp ứng điều kiện đầu tư của doanh nghiệp, số liệu kế toán không khớp,…. Doanh nghiệp chỉ phải làm công văn giải trình khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước.

Bởi vậy, trong trường hợp quá thời hạn trên thì doanh nghiệp có thể làm công văn giải trình chậm báo giảm thai sản tới cơ quan đăng ký bảo hiểm xã hội.

3. Mẫu công văn giải trình chậm báo giảm thai sản

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH CHẬM BÁO GIẢM THAI SẢN

( V/v giải trình chậm báo giảm thai sản)

Kính gửi: Cơ quan bảo hiểm………

Căn cứ Luật BHXH số 58/2014/QH13 ngày 20/11/2014;

Căn cứ Nghị định số:…./……/NĐ-CP ………………………………………….;

Căn cứ Thông tư số: …………./TT-BYT……………………………………….;

Căn cứ Quyết định số:……../QĐ-BHXH ………………………………………;

Căn cứ……………………………………………………………………………;

Tên doanh nghiệp:…………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp:…………………………………………………………………

Trụ sở chính:…………………………………………………………………

Điện thoại liên hệ:…………………………………………………………………

Doanh nghiệp…… giải trình về việc chậm báo giảm thai sản cho người lao động như sau:

Ngày…/…/…. Công ty đã báo cáo về danh sách hưởng chế độ thai sản theo số liệu thống kê dựa trên hồ sơ mà người lao động nộp lại cho bộ phận của công ty. Tuy nhiên, ngày…./…./…. Lao động A ( người lao động có tên trong danh sách hưởng chế độ thai sản ) thông báo nghỉ đột xuất, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với công ty. Ngày……/…./…. Khi có quyết định cho nghỉ việc đối với lao động A, công ty tiến hành báo cáo về việc giảm thai sản cho cơ quan bảo hiểm.

Công ty xin cam đoan về nội dung giải trình nêu trên là hoàn toàn có căn cứ và đúng sự thật. Nếu sai công ty xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Kính mong Quý cơ quan xem xét, tạo điều kiện giải quyết để đảm bảo quyền lợi của những người lao động khác.

Công ty xin chân thành cảm ơn!

4. Hướng dẫn viết công văn giải trình chậm báo giảm thai sản

Công văn giải trình chậm báo giảm thai sản phải có đủ các phần sau đây:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ.
• Địa danh và thời gian gửi công văn.
• Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
• Chủ thể nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).
• Số và ký hiệu của công văn.
• Trích yếu nội dung.
• Nội dung công văn.
• Chữ ký, đóng dấu.
• Nơi gửi.

-Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn

• Công văn hướng dẫn: hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới.
• Công văn đôn đốc: đôn đốc cấp dưới, tránh được sự thiếu triệt để trong những hoạt động chuyên môn hoặc kịp thời chỉ ra những sai sót cần khắc phục trong thực tiễn.

- Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi Công văn. Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:

• Viện dẫn vấn đề.
• Giải quyết vấn đề.
• Kết luận vấn đề.

Toàn bộ những nội dung trên là hướng dẫn của ACC về công văn giải trình chậm báo giảm thai sản. Để đảm bảo cho hoạt động của các tổ chức diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện, việc tuân thủ các quy định về soạn thảo công văn là một điều cần thiết. Bởi vậy, khi có nhu cầu, liên hệ với ACC qua 1900.3330 để biết thêm chi tiết nhé!