Khi công văn đến thì cần phải quản lý như thế nào? Đây là câu hỏi ACC nhận được trong thời gian gần đây. Bài viết sau đây ACC sẽ chia sẻ về quy trình quản lý công văn đến. Mong rằng qua bài viết quý vị sẽ nắm bắt được các cách quản lý công văn đến.
1. Công văn đến là gì?
Trước tiên cần phải hiểu văn bản đến là gì. Theo đó đây được hiểu là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Công văn cũng là một dạng văn bản. Do đó áp dụng định nghĩa trên có thể hiểu công văn đến là văn bản công văn gửi đến cơ quan tổ chức bao gồm cả gửi trực tiếp hoặc gửi qua các phương tiện điện tử.
2. Cách quản lý công văn đến
Bước 1: Nhân viên văn thư cần phải nhận công văn đến;
Bước 2: Bộ phận văn thư bóc bìa thư công văn đến, kiểm tra và phân loại sắp xếp theo cách sắp xếp nội bộ mỗi tổ chức;
Bước 3: Đóng dấu văn bản đến, vào sổ văn bản;
Bước 4: Lãnh đạo sẽ phân công đơn vị cá nhân giải quyết nội dung vấn đề được đề cập trong công văn;
Bước 5: Xác định phương pháp giải quyết nội dung trong công văn;
Bước 6: Lưu hồ sơ văn bản hoặc chuyển qua văn bản đi.
3. Mẫu sổ theo dõi công văn đến
Để giúp quá trình quản lý thuận tiện thì rất cần mẫu sổ theo dõi công văn đến.
PHÒNG GD&ĐT………
Trường: ……….
SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN GỬI ĐẾN
Năm học:……
------¶------
| STT | Số CV Ngày ban hành | Cơ quan ban hành | Nội dung công văn | Ngày nhận | Người nhận | Người triển khai thực hiện | Ghi chú |
Hy vọng qua mẫu quản lý công văn đến trên quý vị sẽ có thể theo dõi sắp xếp công văn đến hiệu quả.
4. Một số câu hỏi liên quan
4.1 Tiếp nhận văn bản đến gồm những công việc gì?
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Như vậy thì với công văn đến cũng được thực hiện tương tự.
4.2 Yêu cầu khi soạn thảo Công văn đến gồm những yếu tố nào?
Khi soạn thảo Công văn, cần lưu ý về các yêu cầu chung dưới đây:
- Câu chữ ngắn gọn, súc tích, bám sát vấn đề chính.
- Văn phong nghiêm túc, lịch sự, có tính thuyết phục cao
- Mỗi Công văn chứa một chủ đề duy nhất, rõ ràng..
- Tuân thủ đúng thể thức theo quy định của pháp luật.
4.3 Hình thức của Công văn được quy định pháp luật quy định như thế nào?
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức của Công văn cần có các thành phần sau:
- Quốc hiệu, Tiêu ngữ;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành Công văn;
- Số, ký hiệu Công văn;
- Địa danh, thời gian ban hành Công văn;
- Tên loại, trích yếu nội dung Công văn;
- Nội dung Công văn;
- Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận.
Lưu ý:
- Ký hiệu Công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo/lĩnh vực được giải quyết.
- Trích yếu nội dung của Công văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu Công văn, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
- Nơi nhận Công văn:
+ Gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
+ Phần “Nơi nhận” phía dưới là từ “Như trên”, tiếp sau đó là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác được nhận văn bản.
4.4 Công văn hướng dẫn là gì?
Là Công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện một vấn đề nào đó còn chưa rõ ràng hoặc hướng dẫn về nội dung chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ.
5. Dịch vụ pháp lý của ACC có tốt không?
Những năm vừa qua ACC luôn tự hào vì chúng tôi là đơn vị uy tín và luôn nỗ lực hết mình vì lợi ích của quý vị khách hàng. ACC luôn là điểm đến đáng tin của quý vị trong những vấn đề pháp lý.
Chúng tôi tự tin rằng mình sẽ giúp quý vị giải quyết thật tốt và hiệu quả các vấn đề pháp lý.
ACC cam kết:
- Viết công văn xin tài trợ chuẩn xác, giúp khách hàng nhận được tài trợ. Khách hàng không cần lo lắng khi lựa chọn dịch vụ tại ACC.
- Khách hàng chỉ cần cung cấp một số thông tin cần thiết, còn lại việc viết công văn sẽ do ACC đảm nhiệm;
- Thời gian thực hiện đảm bảo nhanh chóng, không kéo dài gây mất thời gian lãng phí tiền bạc;
- Chi phí luôn hợp lý, không phát sinh thêm bất cứ chi phí nào khác ngoài chi phí đã thông báo từ đầu.
- Bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối
Trên đây là toàn bộ nội dung về quản lý công văn đến. Quý vị có nhu cầu có thể liên hệ qua các phương thức sau:
+ Tư vấn qua điện thoại: Quý Khách hàng vui lòng gọi điện thoại đến hotline qua số điện thoại 1900.3330 để được tư vấn
+ Tư vấn qua văn bản: Quý Khách hàng vui lòng gửi email đính kèm theo các hồ sơ, tài liệu liên quan (nếu có) đến địa chỉ thư điện tử [email protected] nhận được tư vấn.
+ Tư vấn trực tiếp qua Zalo: Quý Khách hàng vui lòng gọi điện thoại đến số hotline: 084.696.7979 để được tư vấn.
Nội dung bài viết:
Bình luận