Công tác phí là gì? Một số quy định pháp luật công tác phí

Công tác phí là số tiền được chi trả cho công chức khi họ phải đi công tác ngoài địa phương làm việc trong thời gian nhất định. Công tác phí bao gồm các chi phí như vé tàu, xe và các chi phí khác như cước phí hành lí, tài liệu mang theo. Số tiền này được tính dựa trên các quy định và chính sách của cơ quan, tổ chức và quy định của pháp luật.

Công tác phí là gì? Một số quy định pháp luật công tác phí

1.Công tác phí là gì?

Công tác phí là khoản chi phí được chi trả cho những người đi công tác trong nước, bao gồm các khoản như chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác, cước hành lý và tiền tài liệu mang theo để làm việc (nếu có). Đây là những khoản chi phí cần được thanh toán cho nhân viên hoặc người lao động khi họ thực hiện công tác theo quy định của công ty hoặc tổ chức.

Trong một số trường hợp, công tác phí cũng có thể bao gồm phụ cấp cho những ngày công tác và ở tại nơi đến công tác. Điều này giúp đảm bảo nhân viên có đủ kinh phí để duy trì cuộc sống hàng ngày khi họ phải đi công tác xa nơi làm việc thường xuyên.

Đối với các doanh nghiệp, việc chi trả công tác phí là một phần quan trọng của quản lý nhân sự và tài chính. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên được đối xử công bằng và có đủ kinh phí để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả.

Trong pháp luật Việt Nam, công tác phí được quy định cụ thể trong Thông tư 40/2017/TT-BTC và là một phần quan trọng của chính sách thanh toán và phúc lợi cho nhân viên trong các tổ chức và doanh nghiệp.

2. Điều kiện thanh toán công tác phí

Để được thanh toán công tác phí, công chức cần tuân thủ một số điều kiện nhất định. 

• Đầu tiên, họ phải thực hiện nhiệm vụ công việc được giao một cách chính xác và đúng đắn. Cần được cử đi công tác hoặc mời tham gia đoàn công tác bởi thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
• Để chứng minh việc đi công tác, công chức cần có đủ các chứng từ hợp lệ như giấy đi đường được đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác, văn bản phê duyệt kế hoạch công tác từ thủ trưởng cơ quan. Ngoài ra, các chứng từ khác như giấy mời, chứng từ mua vé và hóa đơn cũng cần được cung cấp.
• Một điều quan trọng là trong thời gian công tác, nếu phải làm thêm giờ do yêu cầu công việc, công chức cũng có thể được thanh toán tiền lương làm đêm, làm thêm giờ. Tuy nhiên, việc này phải tuân thủ các quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

Tuy nhiên, không phải tất cả các trường hợp đều được thanh toán công tác phí. Các trường hợp như điều trị y tế, học tập, làm việc riêng trong thời gian đi công tác không được thanh toán. Các điều này đều được quy định rõ trong các quy định của cơ quan, tổ chức và quy định của pháp luật.

3. Mục đích của công tác phí là gì?

Mục đích của công tác phí là cung cấp sự bồi thường cho những chi phí phát sinh khi người đi công tác thực hiện nhiệm vụ bên ngoài nơi làm việc thường xuyên. Khi các cán bộ, viên chức phải di chuyển để thực hiện công việc, việc được hỗ trợ về chi phí sẽ giúp họ tập trung vào nhiệm vụ một cách hiệu quả và chất lượng hơn. Nó cũng giúp động viên và khích lệ nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc.

Mục đích của công tác phí là gì?

Ngoài ra, công tác phí còn có các mục đích khác như tăng cường sự gắn kết và hợp tác giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Khi các đơn vị thực hiện các dự án hoặc hợp tác, việc hỗ trợ về chi phí sẽ thúc đẩy sự trao đổi thông tin, kinh nghiệm và tạo ra môi trường làm việc tích cực. Đồng thời, việc thanh toán công tác phí cũng mở ra cơ hội mở rộng quan hệ đối tác, khách hàng và thị trường cho doanh nghiệp.

Một mục đích quan trọng khác của công tác phí là quảng bá hình ảnh, uy tín và thương hiệu của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Việc hỗ trợ các hoạt động công tác ngoại khóa có thể giúp tạo ra một ấn tượng tích cực với đối tác, khách hàng và cộng đồng, từ đó củng cố vị thế và tăng cường uy tín trong lĩnh vực hoạt động.

4. Mức công tác phí đối với công chức viên, cán bộ là bao nhiêu?

Mức công tác phí đối với công chức, viên chức và cán bộ trong năm 2024 được quy định cụ thể trong Thông tư 40/2017/TT-BTC. Các khoản công tác phí bao gồm:

• Chi phí đi lại: Được tính toán theo giá trên vé hoặc hóa đơn mua vé hợp pháp. Nếu có sử dụng ô tô cá nhân khi đi công tác, các chức danh cụ thể hoặc những người đi công tác từ 10 km trở lên (tùy theo vùng địa lý), sẽ được thanh toán khoản tiền tự túc phương tiện.
• Phụ cấp lưu trú: Đối với các cán bộ đi công tác trên biển hoặc đảo, mức phụ cấp sẽ cao hơn so với các địa điểm trên đất liền. Mức phụ cấp được quy định cụ thể cho từng trường hợp.
• Tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác: Có thể thanh toán theo hình thức khoán hoặc dựa trên hoá đơn thực tế. Mức thanh toán phụ thuộc vào chức vụ và địa điểm công tác.
• Mức công tác phí theo tháng: Đối với những người phải đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng, sẽ được nhận một khoản tiền cố định hàng tháng.

Những mức phí này được điều chỉnh và quản lý chặt chẽ để đảm bảo công bằng và tính khả thi, đồng thời cũng phản ánh chi phí thực tế mà nhân viên phải chịu khi thực hiện nhiệm vụ công tác. Điều này giúp tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của cán bộ và viên chức, đồng thời đảm bảo quản lý tài chính của tổ chức hoặc doanh nghiệp một cách hiệu quả.

5. Quy định và công thức tính về công tác phí mới nhất

Quy định và công thức tính về công tác phí mới nhất đã được Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư 40/2017/TT-BTC ngày 28/04/2017. Theo đó, công tác phí được tính theo các quy chế tài chính của doanh nghiệp và theo các quy định của pháp luật hiện hành.

• Đối với cán bộ, công chức, viên chức khi đi công tác trong nước, có hai hình thức thanh toán công tác phí mới nhất: thanh toán theo hóa đơn thực tế hoặc thanh toán theo hình thức khoán.
• Mức phụ cấp lưu trú mới nhất được quy định là 200.000 đồng/người/ngày đối với cán bộ, công chức, viên chức công tác tại vùng có điều kiện bình thường. Đối với các trường hợp đặc biệt như đi đảo, biển, đi công tác ở nước ngoài hoặc ở các khu vực khó khăn, vùng sâu vùng xa, mức phụ cấp lưu trú sẽ khác nhau.
• Tiền thuê phòng nghỉ sẽ được thanh toán theo mức thực tế chi trả và có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Tuy nhiên, số tiền này không được vượt quá mức quy định của Nhà nước hoặc của doanh nghiệp.
• Đối với hình thức thanh toán theo khoán, mức phụ cấp lưu trú sẽ được quy định theo chức danh và địa điểm công tác. Ví dụ, người đi công tác thuộc cấp lãnh đạo như Bộ trưởng và các chức danh lãnh đạo tương đương, không phân biệt nơi công tác, sẽ được thanh toán mức khoán là 1.000.000 đồng/người/ngày.

Nếu là hóa đơn thực tế, tiền thuê phòng nghỉ sẽ được thanh toán theo mức giá thực tế chi trả và có hóa đơn hợp lệ. Đối với các cấp lãnh đạo và đối tượng khác, mức thanh toán sẽ phụ thuộc vào địa điểm và chức danh công tác.

Công tác phí được tính dựa trên số ngày thực tế ở nơi đến công tác, nhưng không được vượt quá 30 ngày cho mỗi lần đi công tác. Đồng thời, nó phải tuân thủ các nguyên tắc như chi phí thực tế, không vượt quá mức quy định, và không trùng lặp với các khoản chi phí khác.

6. Quy trình thanh toán công tác phí? Chứng từ công tác phí?

Quy trình thanh toán công tác phí thường bao gồm các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Người đi công tác cần có quyết định cử đi công tác từ thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác từ cơ quan, tổ chức có liên quan.

Bước 2: Người đi công tác phải thu thập và giữ chứng từ liên quan đến các khoản chi phí phát sinh trong quá trình công tác, bao gồm vé tàu, vé máy bay, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn ăn uống, hóa đơn cước hành lý và tài liệu mang theo. Nếu chi phí vượt quá một ngưỡng nhất định, cần tiến hành chuyển khoản.

Bước 3: Người đi công tác phải lập bảng kê thanh toán công tác phí chi tiết các khoản chi phí đã phát sinh và ký xác nhận. Bảng kê này cần được xác nhận bởi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nơi đến công tác hoặc bởi nhà nghỉ, khách sạn về thời gian thực tế công tác và số ngày lưu trú.

Bước 4: Người đi công tác nộp bộ chứng từ bao gồm quyết định cử đi công tác, hóa đơn và bảng kê thanh toán công tác phí cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp để kiểm tra và thanh toán. Kế toán sẽ tiến hành hạch toán các khoản chi phí này vào chi phí được trừ khi tính thuế theo quy định.

Bước 5: Người đi công tác nhận tiền thanh toán công tác phí từ bộ phận kế toán sau khi hoàn thành các thủ tục cần thiết.

Các chứng từ cần thiết để thanh toán công tác phí bao gồm:

• Giấy đi đường có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác hoặc của khách sạn, nhà nghỉ nơi lưu trú.
• Hóa đơn, chứng từ mua vé tàu, vé máy bay hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện.
• Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác được thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt.
• Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ, khách sạn hợp pháp.
• Giấy đề nghị thanh toán công tác phí, chứng minh các khoản chi phí đã phát sinh và được duyệt.

Những chứng từ này cần phải đầy đủ và có sự xác nhận từ các bên liên quan để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình thanh toán. Mọi thắc mắc khác vui lòng liên hệ về ACC nhé!