Thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định mới nhất 2024

Công chứng là một trong những thủ tục quan trọng trong đời sống hiện nay để xác thực tính hợp pháp của văn bản. Vậy thủ tục công chứng xác nhận chữ ký thực hiện ở đâu? Như thế nào?

Trải qua quá trình hình thành và phát triển, hoạt động công chứng rất rộng, đòi hỏi công chứng ngày càng nắm vai trò quan trọng trong xã hội, trong đó góp phần xác nhận chữ ký hợp pháp của cá nhân. Dưới đây là thông tin liên quan đến công chứng xác nhận chữ ký ACC gửi đến quý khách có nhu cầu.

Chứng thực chữ ký có ý nghĩa quan trọng

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Khoản 1 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:

“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Việc công chứng xác nhận chữ ký thuộc về:

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
• Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

- Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
• Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
• Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

- Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

Lưu ý: Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

2. Hồ sơ chứng thực chữ ký

Hồ sơ công chứng xác nhận chữ ký gồm những giấy tờ chính sau:

• Bản chính hoặc bản sao chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
• Giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký.
• Trường hợp chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó.
• Bản dịch không cần công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch.

3. Trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình các giấy tờ nêu trên.

• Nếu người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.
• Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực.

• Nếu thấy đủ giấy tờ, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt.

Người thực hiện chứng thực, thực hiện công việc sau:

- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký;

- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Lưu ý:

• Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

Như vậy, thông qua bài viết trên giúp quý khách hàng trả lời được câu hỏi về công chứng xác nhận chữ ký. Có thể thấy rằng, việc công chứng giấy tờ, thủ tục công chứng theo quy định pháp luật là hoạt động quan trọng không thể thiếu trong giao dịch, làm chứng cứ pháp luật. Khi có nhu cầu tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này quý khách hàng liên hệ với ACC để nhận được thông tin mới nhất:

• Hotline tư vấn pháp luật: 1900.3330
• Zalo: 084.696.7979
• Mail: [email protected]