Con dấu là gì?

Con dấu là gì? Làm thế nào để niêm phong là chính xác bạn có biết? Hiện nay, tất cả các công văn, công văn đều được đóng dấu treo hoặc giáp lai. Nhưng chắc hẳn ít người biết cách đóng dấu sao cho đúng. ACC mời các bạn tham khảo hướng dẫn cách vỗ tay đúng cách qua bài viết dưới đây. 1

1. Con dấu là gì?

Hiện nay, khái niệm con dấu đã được quy định cụ thể tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ. Theo đó, con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, lưu giữ, dùng để đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Con dấu quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP, bao gồm: con dấu có hình Quốc huy, con dấu có biểu tượng, con dấu không có biểu tượng, dùng làm con dấu ướt hoặc dấu nổi, dấu mờ, dấu xi.

2. Con dấu doanh nghiệp là gì?

Theo quy định tại Nghị định 96/2015/NĐ-CP: Con dấu doanh nghiệp là một dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp để phân biệt công ty này với công ty khác. Con dấu là đại diện pháp lý của tổ chức này, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ được pháp luật công nhận. Chính vì vậy con dấu của pháp nhân phải được quản lý hết sức cẩn thận để tránh nguy cơ mất mát, làm giả,… Con dấu của công ty dù tròn hay vuông đều có giá trị pháp lý. - Nội dung của Điều lệ hoặc Quyết định có dấu của công ty phải bao gồm: Số tem. Mẫu con dấu bao gồm: hình dạng, kích thước, nội dung, màu mực. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu. - Doanh nghiệp không được sử dụng các hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau trong nội dung hoặc hình thức mẫu dấu: Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Hình ảnh, biểu tượng, tên gọi của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp. Các từ ngữ, dấu hiệu, hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và truyền thống cao đẹp của dân tộc Việt Nam.

3. Các mẫu dấu trong công ty 

Các mẫu dấu trong công ty Các mẫu dấu trong công ty

– Đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức: Đóng dấu bên trái chữ ký, đóng dấu vào 1/3 của chữ ký.

– Dấu treo: Đóng dấu trên các văn bản nội bộ và văn bản đơn vị, vị trí ở góc trên bên trái, trên dòng ghi rõ tên cơ quan, đơn vị (Bạn là nhân viên kế toán có thể gặp trường hợp này khi xuất hóa đơn , người ký hóa đơn là người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền ký hóa đơn).

– Đóng dấu giáp lai: chữ đóng giáp lai tự nó chỉ cách đóng dấu, đóng dấu giáp lai là đóng dấu (tròn, vuông, bầu dục,…) vào lề của tất cả các trang văn bản trong cùng một tập/hồ sơ/tài liệu không được riêng biệt, để chứng minh tính thống nhất và liên tục của bộ/tệp/tài liệu, tránh trao đổi các trang nội dung. Dấu nên được đóng vào mép (phải hoặc trái) của tất cả các trang, tờ trong bộ theo cách gấp nếp (hình cánh quạt) của các trang tài liệu sao cho khi đóng dấu chồng lên mép của bộ tài liệu lúc chèn vào. đóng dấu hình ảnh vào tất cả các mép trang của bộ tài liệu. (VD: Khi bạn bán hàng kèm theo bảng kê do số lượng mặt hàng nhiều hơn số dòng trên hóa đơn. Trường hợp này bạn cần đóng dấu giáp lai trên hóa đơn và các tờ bảng kê hàng hóa) Dấu sửa hoặc sửa: Dấu dòng hoặc văn bản hoặc câu được chỉnh sửa thủ công trên dữ liệu gốc trên tài liệu để xác nhận việc sửa. Trong 4 cách dập trên thì 3 cách đầu là thông dụng nhất, tuy nhiên đa phần các bạn là sinh viên hoặc mới ra trường thì chỉ biết đến cách 1 mà thôi. Ngoài các mẫu dấu trên, ngày nay còn có nhiều mẫu dấu khác như: Dấu địa chỉ (dấu hình chữ nhật, khắc tên, địa chỉ, mã số thuế), dấu “Thu”, dấu “chữ ký”… Các cách chấm này không cụ thể do nhà nước quy định và hướng dẫn, nhưng bạn cũng nên biết nó được sử dụng trong những trường hợp nào.

4. Cách đóng dấu văn bản lên văn bản đúng quy cách 

Cách đóng dấu văn bản và quy định quản lý con dấu là bắt buộc đối với các tổ chức, công ty, cơ quan nhà nước. Khi đóng dấu văn bản phải thực hiện theo quy định tại Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn phòng. Với mỗi loại dấu sẽ có một chút khác biệt và cách thức thực hiện, mời các bạn tham khảo thông tin cụ thể dưới đây.

4.1. Đóng dấu chữ ký

Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu chữ ký phải được đóng theo nguyên tắc sau: - Đóng dấu khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký. - Khi đóng dấu phải phủ kín khoảng 1/3 chữ ký bên trái.

- Dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng quy cách và dùng đúng loại mực đỏ theo quy định.

4.2. Con dấu treo

Việc treo dấu cũng được thực hiện theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau: - Văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Đóng dấu giáp lai tại trang đầu, che một phần tên cơ quan, ban ngành hoặc tiêu đề của phụ lục. - Việc đóng dấu văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Việc đóng dấu treo nhằm xác nhận văn bản có đóng dấu treo là một phần của văn bản chính cũng như để xác nhận nội dung tránh làm sai lệch văn bản cũng như sửa đổi văn bản. - Việc đóng dấu treo vào văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản này mà chỉ nhằm khẳng định văn bản có đóng dấu treo là một phần của văn bản chính, ví dụ đóng dấu treo vào phần phụ lục của văn bản. . 4.3. niêm phong Theo điểm đ, khoản 1, điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, niêm phong liên biên giới phải được đóng theo quy định sau: - Dấu giáp lai được đặt chính giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, che kín một phần của tờ giấy. - Mỗi dấu đóng tối đa 5 văn bản. - Dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng quy cách và dùng đúng loại mực đỏ theo quy định. Ví dụ: Tổng cục Hải quan yêu cầu đóng dấu giáp lai với văn bản từ 02 trang trở lên với văn bản in một mặt, từ 03 trang trở lên với văn bản in hai mặt. Mỗi dấu đóng không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt của văn bản (Công văn 6550/TCHQ-VP ngày 21/11/2012).