Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì? Điều kiện và lưu ý

Một trong những điều kiện phổ biến trong quy định về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp là điều kiện thanh toán không sử dụng tiền mặt. Tuy nhiên, không ít người hiểu rõ về phạm vi và các hình thức thanh toán thỏa mãn điều kiện này. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về điều kiện này, mong rằng sẽ giúp ích cho công việc của các bạn kế toán.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì? Điều kiện và lưu ý

1.Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là tài liệu ghi nhận các khoản chi trả cho mục đích mua hàng hóa, dịch vụ, theo quy định của pháp luật quản lý thuế, nhưng không sử dụng tiền mặt mà thực hiện qua các phương tiện khác như thẻ ngân hàng, séc, ủy nhiệm thu, hoặc ủy nhiệm chi. Ví dụ về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm séc, ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi, ủy nhiệm thu, và thẻ ngân hàng. Điều này được quy định tại các văn bản pháp luật như Thông tư 26/2015/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC. Điều này giúp việc ghi nhận và quản lý các khoản chi trả trở nên dễ dàng và rõ ràng hơn, đồng thời giúp doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thuế và tài chính.

2. Các loại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt 

Các loại chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt bao gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và các chứng từ thanh toán dùng tiền mặt khác.

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng:
• Séc, ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu.
• Thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, và các hình thức thanh toán điện tử như ví điện tử.
• Các hình thức thanh toán khác theo quy định, bao gồm việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán, có thể mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc bên mua.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác:
• Bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng, với điều kiện được quy định cụ thể trong hợp đồng và có biên bản xác nhận.
• Bù trừ công nợ qua người thứ ba, như vay mượn tiền hoặc cấn trừ công nợ qua người thứ ba, với điều kiện phải có hợp đồng vay mượn tiền và chứng từ chuyển tiền tài khoản.
• Thanh toán uỷ quyền qua bên thứ ba qua ngân hàng, được quy định cụ thể trong hợp đồng và thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán.
• Thanh toán qua ngân hàng vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc nhà nước để thực hiện cưỡng chế bằng biện pháp thu tiền, tài sản do tổ chức, cá nhân khác đang nắm giữ, theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Những loại này được quy định cụ thể trong các văn bản pháp lý và cần tuân thủ các điều kiện đặc biệt khi sử dụng.

3. Vai trò của chứng từ không dùng tiền mặt

Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các điều kiện liên quan đến khấu trừ thuế và xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Vai trò của chứng từ không dùng tiền mặt

• Đối với khấu trừ thuế GTGT đầu vào:
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là một trong những điều kiện quan trọng để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho các dịch vụ, hàng hóa mua vào. Điều này áp dụng cho các mặt hàng có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên, bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu.
• Trong trường hợp mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ cùng một nhà cung cấp với tổng giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên trong cùng một ngày, việc có chứng từ thanh toán qua ngân hàng sẽ giúp doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Đối với việc xác định chi phí được trừ khi tính TNDN:
• Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt cũng là yếu tố quan trọng trong việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Các khoản chi phải có hóa đơn mua dịch vụ hoặc hàng hóa từng lần có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên, đã bao gồm cả VAT.
• Trong trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các khoản chi này, doanh nghiệp sẽ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Như vậy, việc sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật mà còn hỗ trợ trong việc quản lý và tối ưu hóa chi phí và thuế.

4. Điều kiện thanh toán chứng từ ở các sắc thuế

Các điều kiện thanh toán chứng từ trong các sắc thuế được quy định cụ thể để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật thuế và kế toán.

• Thuế GTGT:
• Thanh toán không sử dụng tiền mặt là một trong những điều kiện để chi phí được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Để áp dụng thuế suất 0% đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, yêu cầu chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Các hình thức thanh toán khác như bù trừ hoặc ủy quyền không đáp ứng điều kiện này.
• Thuế TNDN:
• Thanh toán không sử dụng tiền mặt là một trong ba điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Điều này được quy định cụ thể trong Thông tư số 96/2015/TT-BTC.

Cơ sở pháp lý cho các điều kiện này bao gồm Thông tư số 26/2015/TT-BTC, Thông tư số 173/2016/TT-BTC và Thông tư số 96/2015/TT-BTC. Việc tuân thủ những quy định này giúp đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý của các chứng từ thanh toán, đồng thời giúp doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh thực hiện nhanh chóng và dễ dàng các quy trình kế toán và nộp thuế. Đây cũng là một phần quan trọng trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123 và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

5. Một số lưu ý về điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Điều kiện và quy định về chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt là một phần quan trọng của quy định thuế và tài chính doanh nghiệp. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng về điều kiện này:

• Giá trị mua hàng từ 20 triệu đồng trở lên: Theo quy định, khi giá trị mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, cần phải chú ý đến cách thanh toán. Trong trường hợp thanh toán một phần bằng tiền mặt và một phần không dùng tiền mặt, phần giá trị thanh toán bằng tiền mặt không được khấu trừ thuế GTGT và cũng không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Tổng giá trị mua hàng từ nhiều lần mua trong cùng một ngày: Nếu mua hàng hóa, dịch vụ từ cùng một nhà cung cấp có tổng giá trị từ nhiều lần mua trong cùng một ngày đạt hoặc vượt quá ngưỡng 20 triệu đồng, chỉ có thể khấu trừ thuế GTGT đối với các trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Điều này đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định về thanh toán.
• Các trường hợp thanh toán và điều chỉnh chi phí: Cần lưu ý các trường hợp khi thanh toán không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trong những trường hợp như vậy, doanh nghiệp phải tự kê khai và điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Việc này vẫn phải thực hiện kể cả khi cơ quan thuế đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí.
• Quy định về mua hàng từ các cửa hàng sử dụng chung mã số thuế: Trong trường hợp mua hàng từ các cửa hàng sử dụng chung mã số thuế và mẫu hóa đơn của một doanh nghiệp, mỗi cửa hàng được xem xét là một nhà cung cấp riêng biệt. Điều này áp dụng để xác định giá trị mua hàng cho mỗi nhà cung cấp và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế.
• Trường hợp thanh toán trả góp, trả chậm: Khi hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán theo hình thức trả góp, trả chậm và sau đó lại thanh toán bằng tiền mặt, cần điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ ở kỳ mua trước. Điều này đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán thuế và tuân thủ quy định của pháp luật.

Những lưu ý trên giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về điều kiện và quy định về chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt, từ đó đảm bảo tuân thủ đầy đủ và chính xác các quy định thuế và tài chính. Mọi thắc mắc khác vui lòng liên hệ về ACC nhé!