Chứng thực chữ ký là gì? Thủ tục chứng thực chữ ký như thế nào?

Chứng thực chữ ký, một khía cạnh quan trọng của việc quản lý và xác thực thông tin trong môi trường kỹ thuật số, là một quy trình quan trọng giúp đảm bảo tính toàn vẹn và uy tín của các tài liệu và giao dịch điện tử. Vậy thực chất khái niệm Chứng thực chữ ký là gì? Chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Chứng thực chữ ký là gì? Thủ tục chứng thực chữ ký như thế nào?

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là quá trình xác nhận tính hợp lệ của chữ ký trên giấy tờ hoặc văn bản, thường được thực hiện bởi cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền. Mục đích của việc này là đảm bảo rằng chữ ký được chứng thực là thực sự của người được yêu cầu.

Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều được chứng thực chữ ký. Có các trường hợp cụ thể mà theo quy định của pháp luật thì chữ ký sẽ không được chứng thực. Điều này có thể bao gồm:

• Khi người yêu cầu chứng thực không có khả năng nhận thức hoặc kiểm soát hành vi của mình tại thời điểm chứng thực, theo quy định tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
• Khi các giấy tờ xác thực như chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc Căn cước công dân được sử dụng để chứng thực bị giả mạo hoặc không còn giá trị sử dụng, theo quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
• Khi nội dung của giấy tờ hoặc văn bản được ký chứa đựng thông tin vi phạm pháp luật hoặc đạo đức, bao gồm cả những thông tin chống phá cách mạng, xuyên tạc lịch sử hoặc xúc phạm danh dự, uy tín của cá nhân hoặc tổ chức khác, theo quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
• Khi giấy tờ hoặc văn bản ký kết không tuân thủ quy định về hợp đồng hoặc giao dịch, trừ khi đó là giấy tờ uỷ quyền không có yêu cầu thù lao hoặc không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản, theo quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

2. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký

Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của tài liệu mà họ ký để yêu cầu chứng thực chữ ký. Việc yêu cầu chứng thực chữ ký không được thực hiện trong các tài liệu có chứa nội dung cụ thể được quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký trong tài liệu của người yêu cầu chứng thực.

Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký

3. Chứng thực chữ ký cần xuất trình giấy tờ gì? Thủ tục chứng thực chữ ký như thế nào?

3.1 Chứng thực chữ ký cần xuất trình giấy tờ gì?

Theo quy định tại Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình cần cung cấp các giấy tờ sau:

•   Bản chính hoặc bản sao đã được chứng thực của Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực;
•   Các giấy tờ hoặc văn bản mà người yêu cầu dự định ký.

3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký như thế nào?

Thủ tục chứng thực chữ ký đòi hỏi người yêu cầu phải cung cấp các giấy tờ sau:

• Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
• Giấy tờ hoặc văn bản mà họ sẽ ký.

Người thực hiện chứng thực kiểm tra các giấy tờ được yêu cầu, đảm bảo chúng đầy đủ và tùy theo quy định tại Điều 1. Nếu đúng theo quy định, và người yêu cầu chứng thực có minh mẫn, nhận thức và kiểm soát hành vi của mình, và không thuộc các trường hợp cấm theo Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thì người yêu cầu chứng thực sẽ thực hiện theo các bước sau:

• Ghi đầy đủ lời chứng thực chữ ký theo mẫu quy định.
• Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực, và ghi vào sổ chứng thực.

Nếu giấy tờ hoặc văn bản có từ hai trang trở lên, lời chứng thực sẽ được ghi vào trang cuối. Nếu có từ hai tờ trở lên, cần đóng dấu giáp lai.

Thủ tục chứng thực chữ ký như thế nào?

Thủ tục này cũng áp dụng trong các trường hợp sau:

• Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ hoặc văn bản.
• Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân.
• Chứng thực chữ ký trong giấy tờ hoặc văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật.
• Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản.

4. Những trường hợp trong chứng thực chữ ký

Trường hợp không được chứng thực chữ ký

• Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
• Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
• Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
• Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

Trường hợp đặc biệt: chứng thực điểm chỉ

Các quy định nêu trên cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được.

5. Chứng thực chữ ký ở đâu

Theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký bao gồm:

• Phòng Tư pháp tại cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
• Uỷ ban nhân dân cấp xã, với người có thẩm quyền chứng thực là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, và các cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, với người có thẩm quyền chứng thực là viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự.
• Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng.

Chứng thực chữ ký ở đâu

6. Thời gian có kết quả chứng thực chữ ký là bao lâu?

Thời gian chứng thực chữ ký theo quy định của Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được hướng dẫn bởi Mục 3 Công văn 1352/HTQTCT-CT như sau:

• Yêu cầu chứng thực phải được xử lý ngay trong ngày khi được tiếp nhận bởi cơ quan, tổ chức, hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu yêu cầu được nhận sau 15 giờ.
• Đối với các trường hợp được quy định cụ thể tại Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn chứng thực có thể được kéo dài.

Bài viết trên, đã cung cấp toàn bộ thông tin về chứng thực chữ ký là gì? Thủ tục để có thể chứng thực cần những gì? Mà ACC thu thập được. Hy vọng những thông tin này giúp ích được cho bạn. Xin cảm ơn vì đã theo dõi.