Chữ ký tươi là gì? Quy định về chữ ký tươi

Chữ ký tươi trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là yếu tố quan trọng, thể hiện sự cam kết và trách nhiệm của người đại diện pháp luật. Nó không chỉ là dấu ấn pháp lý mà còn là biểu tượng của sự chuyên nghiệp và tin cậy, góp phần xây dựng niềm tin với đối tác và cơ quan chức năng. Hãy cùng ACC tìm hiểu thêm về quy định này.

I. Chữ ký tươi là gì?

Chữ ký tươi, còn được gọi là chữ ký trực tiếp hoặc chữ ký viết tay, là biểu tượng viết tay của một người để xác nhận và chứng minh sự đồng ý hoặc cam kết của họ đối với một văn bản hay tài liệu nào đó.

II. Trường hợp sử dụng chữ ký tươi

Chữ ký tươi thường được sử dụng trong các trường hợp sau:

Ký hợp đồng: Khi ký hợp đồng, các bên liên quan thường phải ký tên tươi để thể hiện sự đồng ý với các điều khoản và điều kiện của hợp đồng.

Ký đơn từ: Khi làm đơn từ, người nộp đơn thường phải ký tên tươi để xác nhận thông tin trong đơn là chính xác và do họ cung cấp.

Ký văn bản pháp lý: Chữ ký tươi được sử dụng để xác nhận tính chính thống của các văn bản pháp lý như văn bản ủy quyền, giấy ủy quyền, v.v.

Ký các văn bản quan trọng khác: Chữ ký tươi có thể được sử dụng để ký các văn bản quan trọng khác như bảng kê khai tài sản, biên bản họp, v.v.

>> Tham khảo thêm thông tin tại Mẫu hồ sơ đăng ký hội doanh nghiệp 

III. Chữ ký tươi trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định hiện hành, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần có chữ ký tươi của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp. Chữ ký này phải được đóng trên các tài liệu sau:

• Đơn đăng ký đăng ký doanh nghiệp
• Bản sao Giấy chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người đại diện pháp luật
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn/Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người đại diện pháp luật (nếu có)
• Bản sao Hộ khẩu của người đại diện pháp luật
• Bản sao Giấy khai sinh của người đại diện pháp luật (nếu người đại diện pháp luật chưa đủ 18 tuổi)
• Tờ khai thành lập doanh nghiệp
• Điều lệ doanh nghiệp
• Quyết định thành lập doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp nhà nước)
• Giấy ủy quyền (nếu người đại diện pháp luật ủy quyền cho người khác ký thay)

IV. Quy định về chữ ký tươi

1. Quy định về màu mực của chữ ký

Theo Khoản 6 Điều 13 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì khi thực hiện ký tên trên những văn bản giấy người ký phải dùng bút mực màu xanh và loại mực không dễ phai.

Do đó, khi ký tên người ký cần lưu ý màu mực của bút và loại mực. Phải là mực màu xanh và loại mực không phai thì mới hợp lệ.

2. Thẩm quyền của chữ ký tươi trên hợp đồng theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Thực hiện ký thay

• Theo khoản 1 Điều 13 thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có quyền ký tất cả văn bản, hợp đồng có thể giao cho cấp phó ký thay văn bản, hợp đồng lĩnh vực được phân công thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

Thực hiện thay mặt

• Theo khoản 2 Điều 13 thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của đơn vị, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký thay các văn bản theo ủy quyền, lĩnh vực được phân công phụ trách.

Thực hiện ký thừa ủy quyền

• Theo khoản 3 Điều 13 thì đối với trường hợp đặc biệt người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức ký ủy quyền một số văn bản thay mình. Và việc giao ký này phải được thể hiện bằng văn bản, có thời gian, nội dung được ủy quyền trong giới hạn.

Thực hiện ký thừa lệnh

• Theo khoản 4 Điều 13 thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao phó cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức ký thừa lệnh văn bản. Người được ký thừa lệnh có thể giao cho cấp phó ký thay. Và việc gai ký này phải có quy định, quy chế cụ thể theo công tác văn thư của đơn vị.

V. Câu hỏi thường gặp 

 1. Chữ ký tươi hoạt động như thế nào?

Khi một tài liệu hoặc thông tin điện tử được ký tươi, một cặp khóa (một khóa riêng và một khóa công khai) được tạo ra. Khóa riêng giữ bí mật và chỉ có chủ sở hữu biết, trong khi khóa công khai được công khai. Khóa riêng được sử dụng để tạo chữ ký, còn khóa công khai được sử dụng để xác nhận chữ ký. Khi một tài liệu được ký tươi, thông tin về chữ ký cùng với khóa công khai được lưu trữ trong tài liệu.

2. Lợi ích của chữ ký tươi là gì?

Chữ ký tươi mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Xác thực và toàn vẹn: Chữ ký tươi xác định người gửi thông tin và đảm bảo rằng dữ liệu không bị thay đổi sau khi đã ký.
• Chứng minh nguồn gốc: Chữ ký tươi cung cấp bằng chứng về nguồn gốc của thông tin và tài liệu.
• Tiết kiệm thời gian và giấy tờ: Không cần in và ký trên giấy, chữ ký tươi giúp tiết kiệm thời gian và giảm sử dụng giấy.
• An toàn và bảo mật: Chữ ký tươi sử dụng mã hóa, làm cho việc giả mạo chữ ký trở nên khó khăn hơn.

3. Làm thế nào để tạo chữ ký tươi?

Để tạo chữ ký tươi, bạn cần sử dụng một ứng dụng hoặc dịch vụ chữ ký số. Bạn sẽ tạo một cặp khóa, bao gồm khóa riêng và khóa công khai. Sau đó, khi bạn muốn ký tươi một tài liệu hoặc email, bạn sẽ sử dụng khóa riêng để tạo chữ ký và đính kèm nó vào tài liệu. Người nhận có thể sử dụng khóa công khai để xác nhận chữ ký. Điều này đảm bảo rằng thông tin không bị thay đổi và đến từ nguồn gốc của bạn.

Chữ ký tươi là chữ ký trực tiếp viết tay của một cá nhân, thường được sử dụng để xác nhận tính chính xác và cam kết trong các văn bản và hợp đồng. Theo quy định pháp luật, chữ ký tươi phải rõ ràng, đầy đủ và đúng với tên của người ký để đảm bảo tính pháp lý và tránh tranh chấp. Việc tuân thủ các quy định về chữ ký tươi giúp bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan và đảm bảo sự minh bạch, chính xác trong các giao dịch và tài liệu pháp lý. Nhờ đó, chữ ký tươi vẫn giữ vai trò quan trọng trong thời đại số hóa hiện nay.