Chữ ký số NewCA – Đăng ký mới và gia hạn (Cập nhật 2024)

Trong giai đoạn hiện nay, chữ ký số đang ngày càng phát huy và khẳng định vai trò của mình với các lợi ích như tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân sự… Vai trò này được thể hiện cụ thể thông qua các giao dịch qua môi trường Internet và cả các lĩnh vực khác có bảo mật cao.

Đặc biệt, trong bối cảnh hiện tại khi các doanh nghiệp đang chuyển dịch theo xu hướng chuyển đổi số và hội nhập kinh tế quốc tế, chữ ký số đã trở thành yếu tố không thể thiếu trong các thủ tục hành chính và quá trình vận hành của doanh nghiệp trên thị trường.

Trong bài viết này, ACC sẽ cung cấp các thông tin cần thiết về chữ ký NewCA cho quý khách hàng tham khảo.

1. Chữ ký số NewCA là gì? 

Chữ ký số NewCA do NewTel-CA cung cấp, có giá trị pháp lý ở Việt Nam, được Nhà nước công nhận theo Nghị định số 26/2007/NĐ-CP, Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 và các văn bản pháp lý khác của Bộ/Ban/Ngành.

NewTel-CA là Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng hoạt động theo giấy phép số 1046/GP-BTTT và số 225/GP-BTTT do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp theo Nghị định 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ.

Ứng dụng của chữ ký số NewCA:

• Kê khai và nộp thuế điện tử
• Kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử
• Kê khai Hải quan điện tử
• Ký hóa đơn điện tử
• Ký email và các văn bản điện tử
• Giao dịch điện tử các dịch vụ công

Ưu điểm của chữ ký số NewCA:

• Đáp ứng quy định pháp luật về chữ ký số.
• Chất lượng đạt chuẩn quốc tế.
• Chi phí cạnh tranh, phù hợp triển khai cho mọi đối tượng.
• Thủ tục đơn giản, đăng ký nhanh, miễn phí giao hàng toàn quốc.
• Hỗ trợ khách hàng 24/7

Chữ ký số NewCA mang lại lợi ích gì

• Ở thời điểm hiện tại, việc làm giả chữ ký đã trở nên rất phổ biến. Chúng ta có thể gặp khó khăn trong việc kiểm tra độ chính xác của chữ ký văn bản và có khả năng xảy ra tình trạng thiệt hại về lợi ích do chữ ký giả mạo.
• Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng chữ ký số - loại chữ ký cần phải đăng ký với các tổ chức chứng thực. Việc đăng ký sẽ làm chữ ký tăng độ an toàn, chính xác, dễ xác thực và bảo vệ lợi ích người dùng.
• Chính bởi ưu điểm dễ xác thực và uy tín nên chữ ký số đã được công nhận và sử dụng rộng rãi tại nhiều nước trên thế giới như Mỹ, EU, Singapore, Hàn Quốc, Nhật Bản… Và ở Việt Nam hiện nay, chữ ký số cũng đã và đang được sử dụng chính thức trong nhiều giao dịch trên thị trường.

2. Những đối tượng nào có thể sử dụng chữ ký số NewCA

Cá nhân, tổ chức/doanh nghiệp và cá nhân trong doanh nghiệp là các đối tượng có thể sử dụng chữ ký số.

2.1 Chữ ký số của cá nhân

Khi sử dụng chữ ký số cá nhân, người dùng cần ghi rõ tên của cá nhân trong giao dịch.

Chữ ký số cá nhân được sử dụng trong các giao dịch của cá nhân hoặc các giao dịch của tổ chức mà cá nhân đó đang tham gia.

2.2 Chữ ký số của tổ chức/doanh nghiệp

Đối với tổ chức/doanh nghiệp, chữ ký số tương đương với con dấu của tổ chức/doanh nghiệp hoặc chữ ký của người đại diện pháp luật của tổ chức/doanh nghiệp. Chữ ký số được dùng trong các giao dịch của tổ chức/doanh nghiệp.

Chữ ký số của tổ chức/doanh nghiệp có thể được giao phó cho một người quản lý và sử dụng, ví dụ như kế toán, văn thư…

2.3 Chữ ký của cá nhân trong doanh nghiệp

Khi sử dụng chữ ký số của cá nhân trong doanh nghiệp, người dùng cần phải ghi rõ chức danh của cá nhân đó trong doanh nghiệp.

Chữ ký số của cá nhân trong doanh nghiệp được sử dụng cùng chữ ký số của doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch của doanh nghiệp.

3. Đăng ký mới chữ ký số NewCA

3.1 Giá đăng ký mới chữ ký số NewCA

3.2 Thủ tục đăng ký chữ ký số NewCA

Để đăng ký mua chữ ký NewCA, Quý khách chỉ cần cung cấp các giấy tờ sau:

• Đối với tổ chức: Giấy phép Đăng ký kinh doanh/Quyết định thành lập và giấy CMND/CCCD/Hộ chiếu/ của người đại diện pháp luật.
• Đối với cá nhân: CMND/CCCD/Hộ chiếu của người sử dụng chữ ký số.

Nhân viên ACC sẽ hỗ trợ quý khách toàn bộ thủ tục để đăng ký chữ ký số NewCA với giá ưu đãi và dịch vụ cài đặt, hướng dẫn sử dụng dành riêng dành cho khách hàng ACC.

Trường hợp quý khách hàng muốn tham khảo thêm bảng giá của các chữ ký số khác có thể tham khảo tại đây.

4. Gia hạn chữ ký số NewCA

4.1 Bảng giá gia hạn chữ ký số NewCA

4.2 Thủ tục gia hạn chữ ký số NewCA

Để đăng gia hạn chữ ký NewCA, Quý khách chỉ cần cung cấp các giấy tờ sau:

• Đối với tổ chức: Giấy phép Đăng ký kinh doanh/Quyết định thành lập và giấy CMND/CCCD/Hộ chiếu/ của người đại diện pháp luật.
• Đối với cá nhân: CMND/CCCD/Hộ chiếu của người sử dụng chữ ký số.

Đồng thời quý khách hàng chuẩn bị sẵn USB token đã sử dụng trước đó để nhân viên ACC sẽ hỗ trợ quý khách toàn bộ thủ tục gia hạn chữ ký số NewCA với giá ưu đãi và dịch vụ cài đặt, hướng dẫn sử dụng dành riêng dành cho khách hàng ACC.

5. Hướng dẫn cài đặt chữ ký số NewCA

Điều kiện môi trường

• Máy tính được cài đặt hệ điều hành Windows XP SP3 trở lên.
• Máy tính đã được cắm chữ ký số.
• File cài đặt chứng thư số Token Manager Setup V4.

Quy trình thực hiện cài đặt chữ ký số NewCA

Bước 1: Cắm chữ ký số vào máy tính, sẽ có biểu tượng ổ đĩa NewCA như hình:

Bước 2: Kích chuột phải vào biểu tượng ổ NewCA, sau đó bấm Open

Sau đó kích đúp chuột vào file Setup để thực hiện quá trình cài đặt.

Bạn có thể tải file cài đặt Token Manager Setup V4.

Bước 3: Tiếp theo bấm Yes để thực hiện quá trình cài đặt

Bước 4: Lựa chọn ngôn ngữ và bấm Cài đặt

Bước 5: Sau đó bấm Đi tiếp để tiếp tục quá trình cài đặt

Bước 6: Tại bước này cài đặt thường để mặc định là ổ C, nếu muốn thay đổi nơi cài đặt thì bấm Duyệt sau đó bấm Đi tiếp

Sau đó bấm Cài đặt để bắt đầu quá trình cài đặt

Sau khi cài đặt xong thì chọn Hoàn tất để kết thúc.

Bước 7: Sau khi cài đặt hoàn tất và thấy bung ra biểu tượng Newca Token Manager thì thực hiện rút token ra cắm lại.

6. Hướng dẫn cách kiểm tra thời hạn chữ ký số New Ca

Người dùng nên kiểm tra thời hạn sử dụng chữ ký thường xuyên để tránh tình trạng chữ ký hết hiệu lực trong lúc giao dịch. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào phần mềm NewCa Token

Bước 2: Nhấn vào mục “Chứng thư số”

Bước 3: Tiến hành nhập mã pin để xem chứng thư số

Bước 4: Chọn dấu “+” rồi nhấn chọn “Chứng thư số” để tiếp tục

Bước 5: Lúc này, màn hình sẽ hiển thị thông tin chứng thư số, bạn chỉ cần nhấn “Issuer Statement” để kiểm tra thời hạn của chữ ký số NewCa.

7. Có nên sử dụng chữ ký số không?

• Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử, là thông tin đi kèm theo dữ liệu bao gồm hình ảnh, video, văn bản… nhằm xác nhận danh tính của người sở hữu dữ liệu đó. Có thể hiểu đơn giản, chữ ký số là một con dấu điện tử để xác nhận các giao dịch điện tử mà không cần phải ký tên qua giấy tờ, văn bản.
• Ưu điểm lớn nhất của chữ ký số là giúp cho việc giải quyết các giấy tờ liên quan đến kê khai thuế, kê khai hải quan nhanh chóng hơn. Ngoài ra, chữ ký số cũng đảm bảo vệ mặt an ninh và tính pháp lý. Chữ ký số của mỗi doanh nghiệp là duy nhất, không thể giải mạo, được lưu trữ trong thiết bị đặc biệt và được bảo mật bằng mật khẩu. Do đó, chữ ký số đảm bảo an toàn, an ninh cao.
• Chính phủ cũng đã công nhận hình thức giao dịch điện tử bằng chữ ký số qua thông tư số 180/2010/TT-BTC và nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ. Theo đó, khi kê khai, nộp các giấy tờ có sử dụng chữ ký số, các hồ sơ, giấy tờ điện tử này có giá trị tương đương với hồ sơ được nộp trực tiếp tới cơ quan thuế. Chính phủ cũng có những quy định rõ ràng về chữ ký số, dịch vụ chữ ký số và chứng thực chữ ký số trong các giao dịch qua mạng.

8. Chữ ký số có bắt buộc không?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, không phải trong mọi giao dịch điện tử đều phải có chữ ký số. Có một số trường hợp sau đây pháp luật quy định phải sử dụng chữ ký số:

8.1 Trong việc kê khai thuế, nộp tờ khai và nộp thuế

Luật Quản lý thuế 2019 tại Điều 17 có quy định về trách nhiệm của người nộp thuế, theo đó người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh trên địa bàn mà có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, khi thực hiện giao dịch như kê khai, nộp thuế cho cơ quan quản lý thuế bằng phương tiện điện tử tức sẽ sử dụng chữ ký số.

8.2 Khi sử dụng hóa đơn điện tử

+ Căn cứ tại khoản 1 và khoản 2 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định trong hóa đơn điện tử phải có nội dung về chữ ký số theo quy định của pháp luật của người bán, chữ ký số theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp bên mua là đơn vị kế toán.

+ Căn cứ tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số.

8.3 Kê khai bảo hiểm xã hội

Căn cứ tại Điều 4 Quyết định số 838/QĐ-BHXH có quy định khi cá nhân, tổ chức muốn triển khai giao dịch điện tử để kê khai bảo hiểm xã hội thì yêu cầu phải có chữ ký số hợp pháp. Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử của bảo hiểm xã hội gọi chung là ký điện tử.

Như vậy chữ ký số không bắt buộc trong tất cả thủ tục, giao dịch điện tử.

9. Những câu hỏi thường gặp về chữ ký số NEWCA

Một chữ ký số dùng cho 2 doanh nghiệp được không?

Mỗi một chữ ký số được coi là một con dấu của doanh nghiệp, vì vậy mỗi chữ ký số chỉ được dùng cho một doanh nghiệp. Nếu 2 doanh nghiệp khác nhau phải sử dụng 2 chữ số khác nhau nhằm tránh tình trạng sử dụng chữ ký số bất hợp pháp.

Khi bị mất thiết bị USB Token thì phải làm như thế nào?

Trường hợp này, quý khách đang sử dụng chữ ký số NEWCA bị mất thiết bị USB có thể liên hệ nhân viên để được cấp lại thiết bị USB mới.

Chủ doanh nghiệp có được ủy quyền cho người khác để đăng ký sử dụng chữ ký số NEWCA được không?

Trong trường hợp này, chủ doanh nghiệp có thể được ủy quyền cho người khác đi đăng ký và mang theo Giấy ủy quyền cho nhân viên có ký tên đóng dấu của công ty.

Doanh nghiệp  thay đổi thông tin giấy phép ĐKKD thì có cần cập nhật lại chữ ký số không?

Trường hợp doanh nghiệp của bạn thay đổi tên người đại diện pháp luật thì không cần cập nhật chữ ký số.

Nếu thay đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký kinh doanh (từ cấp Quận/Huyện trở lên) thì hãy liên hệ ngay với ACC để được hướng dẫn chi tiết thủ tục thay đổi thông tin.

Sau khi gia hạn chữ ký số, cần làm gì để việc kê khai không bị gián đoạn?

Sau khi gia hạn chữ ký số, bạn cần cập nhật chữ ký số mới vào các hệ thống mà bạn đang sử dụng như Thuế, Hải quan, BHXH điện tử, Hóa đơn điện tử, ... để việc sử dụng dịch vụ không bị gián đoạn. Đừng quá lo lắng, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn việc này khi bạn liên hệ chúng tôi gia hạn chữ ký số.

Nếu quý khách hàng có nhu cầu mua chữ ký số trọn gói hãy liên hệ ngay

Công ty Luật ACC

 Địa chỉ:

Địa chỉ Văn phòng luật sư ACC

 Tel: 1900.3330

 Giờ làm việc: Sáng: 8 giờ – 12 giờ. Chiều: 13 giờ 30 – 17 giờ (Từ T2 – T6)