Chỉnh lý tài liệu là quá trình quan trọng trong việc sắp xếp, phân loại, và xác định giá trị của các tài liệu trong một tổ chức, cơ quan hoặc cá nhân.. Để có thể hiểu rõ hơn về chỉnh lý tài liệu là gì? Hãy cùng ACC tìm hiểu vấn đề này.
Chỉnh lý tài liệu là gì?
1. Chỉnh lý tài liệu là gì?
Theo khoản 13 Điều 2 của Luật lưu trữ 2011, "chỉnh lý tài liệu" được giải thích như sau:
Chỉnh lý tài liệu là quá trình phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, và lập công cụ tra cứu tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân.
2. Lợi ích của việc chỉnh lý tài liệu
Tạo điều kiện tiếp cận tài liệu: Việc chỉnh sửa tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp. Nó giúp chúng ta sắp xếp, điều chỉnh và phân loại các dữ liệu, từ đó tạo ra giá trị hoàn chỉnh cho quá trình hoạt động của một tổ chức.
Thu thập thông tin chỉnh sửa quan trọng: Việc thu thập dữ liệu chỉnh sửa cung cấp cho doanh nghiệp cơ hội tự chủ trong việc tìm kiếm và phân loại tài liệu. Điều này giúp các tổ chức theo dõi và nhận biết những tài liệu đã trở nên không còn hữu ích và cần phải loại bỏ.
Phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu hiệu quả: Việc chỉnh sửa hồ sơ làm nền tảng cho việc nghiên cứu về quá trình hình thành và phát triển của một tổ chức. Bằng cách này, các tài liệu chỉnh sửa đã được hoàn thiện và sẵn sàng để sử dụng một cách nhất quán.
3. Nguyên tắc của việc lưu trữ tài liệu
Dựa trên quy định của Điều 3 của Luật lưu trữ năm 2011, hoạt động quản lý lưu trữ phải tuân theo các nguyên tắc sau đây:
- Sự thống nhất của Nhà nước trong việc quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
- Thực hiện hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được thống kê bởi Nhà nước.
4. Quy trình chỉnh lý tài liệu
Quy trình chỉnh lý tài liệu, hồ sơ theo quy định pháp luật 2023
Khi tiến hành chỉnh lý tài liệu, cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật và áp dụng một cách khôn ngoan vào tổ chức cụ thể. Dựa trên Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN, quy trình chỉnh lý tài liệu, hồ sơ bao gồm 23 bước cụ thể như sau:
Bước 1: Giao, nhận tài liệu
Bước 2: Chuyển tài liệu từ kho lưu trữ đến nơi chỉnh lý
Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu
Bước 4: Tạo và soạn các văn bản hướng dẫn sửa đổi tài liệu, hồ sơ
Bước 5: Phân loại tài liệu dựa trên hướng dẫn phân loại
Bước 6: Lập hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ
Bước 7: Biên mục phiếu tin
Bước 8: Kiểm tra và sửa đổi việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin
Bước 9: Phân loại phiếu tin
Bước 10: Tổ chức hồ sơ theo phiếu tin
Bước 11: Biên mục hồ sơ
Bước 12: Kiểm tra và sửa đổi biên mục hồ sơ
Bước 13: Đánh số chính thức cho hồ sơ và trên bìa hồ sơ
Bước 14: Vệ sinh tài liệu và đóng vào bìa hồ sơ
Bước 15: Đặt hồ sơ vào hộp hoặc cặp
Bước 16: Gắn nhãn hộp hoặc cặp
Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp
Bước 18: Giao, nhận tài liệu sau khi sửa đổi
Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
Bước 20: Kiểm tra và sửa đổi việc nhập phiếu tin
Bước 21: Lập mục lục hồ sơ
Bước 22: Xử lý tài liệu bị loại
Bước 23: Kết thúc quy trình chỉnh lý
5. Chính sách về lưu trữ tài liệu
Theo quy định tại Điều 4 của Luật lưu trữ năm 2011, nhà nước sẽ thực hiện những chính sách về lưu trữ như sau:
- Đảm bảo cung cấp kinh phí và nguồn nhân lực để bảo vệ, bảo quản an toàn, và tổ chức sử dụng tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam một cách hiệu quả.
- Tập trung vào việc hiện đại hóa cơ sở vật chất và kỹ thuật, cũng như ứng dụng các tiến bộ khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
- Tôn trọng quyền sở hữu của các tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức và cá nhân đóng góp, hiến tặng hoặc bán tài liệu lưu trữ của họ cho Nhà nước, đồng thời đóng góp và tài trợ cho các hoạt động lưu trữ cũng như thực hiện dịch vụ lưu trữ.
- Mở rộng và tăng cường hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!