Chỉnh lý là gì? Quy trình chỉnh lý tài liệu, hồ sơ chi tiết

Chỉnh lý là một công tác giúp soạn thảo văn bản được chỉnh chu hơn. Hãy cùng Acc tìm hiểu chỉnh lý là gì? Trong bài viết dưới đây

Chỉnh lý là gì? Quy trình chỉnh lý tài liệu, hồ sơ chi tiết

1. Chỉnh lý là gì? Chính lý tài liệu là gì?

1.1 Chỉ lý là gì?

Thuật ngữ "chỉnh lý" có thể được sử dụng trong nhiều ngữ cảnh khác nhau, nhưng phổ biến nhất là trong lĩnh vực văn bản, biên tập, và xuất bản. Ở đó, "chỉnh lý" đề cập đến quá trình sửa đổi và cải thiện một tài liệu văn bản để nó trở nên chính xác, dễ đọc và chất lượng hơn. Công việc chỉnh lý bao gồm việc sửa lỗi ngữ pháp, chính tả, cấu trúc câu, sắp xếp, và cải thiện về mặt phong cách và logic. Trong ngữ cảnh này, chỉnh lý là bước quan trọng để chuẩn bị một tài liệu để được xuất bản hoặc công bố.

1.2 Vậy chỉnh lý tài liệu là gì?

Như đã nói ở trên, thì chỉnh lý tài liệu là quá trình sửa đổi và cải thiện một tài liệu văn bản để nó trở nên chính xác, dễ đọc và chất lượng hơn. Công việc chỉnh lý bao gồm việc sửa lỗi ngữ pháp, chính tả, cấu trúc câu, sắp xếp, và cải thiện về mặt phong cách và logic. Điều này giúp chuẩn bị tài liệu để được xuất bản hoặc công bố, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng và hiểu thông tin trong tài liệu.

2. Quy trình chỉnh lý tài liệu, hồ sơ chi tiết.

Khi thực hiện quá trình chỉnh lý tài liệu, việc tuân thủ các quy định của pháp luật và khéo léo áp dụng vào cơ cấu tổ chức là vô cùng quan trọng. Dưới sự hướng dẫn của Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN, quy trình này được phân chia thành 23 bước cụ thể như sau:

- Bước 1: Giao, nhận tài liệu: Đảm bảo việc giao nhận tài liệu diễn ra chính xác và đúng quy trình, bằng cách lập biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01).

Quy trình chỉnh lý tài liệu, hồ sơ chi tiết.

- Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho lưu trữ tài liệu về địa điểm chỉnh lý.

- Bước 3: Thực hiện vệ sinh sơ bộ tài liệu.

- Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu, hồ sơ: Bao gồm việc soạn thảo các tài liệu hướng dẫn như Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLT-02), Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông (BM-CLTLG-03), Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTLG-04), Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLT-05).

- Bước 5: Tiến hành phân loại tài liệu dựa trên Hướng dẫn phân loại.

- Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu dựa trên Hướng dẫn lập hồ sơ:

a) Lập hồ sơ cho tài liệu chưa có hồ sơ.

b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ cho những tài liệu đã có hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu.

- Bước 7: Biên mục phiếu tin: Theo quy định tại phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06).

- Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin.

- Bước 9: Phân loại phiếu tin.

- Bước 10: Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin.

- Bước 11: Biên mục hồ sơ:

a) Đánh số tờ cho tài liệu cần bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào trường 10 của phiếu tin.

b) Viết mục lục văn bản cho tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn.

c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

- Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.

- Bước 13: Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ.

Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ.

- Bước 14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và bỏ tài liệu vào bìa hồ sơ.

- Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp hoặc cặp.

- Bước 16: Viết và dán nhãn hộp hoặc cặp theo quy định về Nhãn hộp (BM-CLTLG-07).

- Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp vào vị trí phù hợp.

- Bước 18: Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01).

- Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.

- Bước 20: Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.

- Bước 21: Lập mục lục hồ sơ:

• Viết lời nói đầu.
• Thiết lập các bản tra cứu hỗ trợ.
• Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (3 bộ).
• Đóng quyển mục lục (3 bộ).

- Bước 22: Xử lý những tài liệu đã loại:

• Sắp xếp, đóng gói, thống kê danh mục tài liệu bị loại (BM-CLTLG-08).
• Viết thuyết minh cho tài liệu loại.
• Tổ chức tiêu hủy tài liệu loại.
• Bổ sung tài liệu được giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu (nếu có).

- Bước 23: Kết thúc chỉnh lý:

• Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông.
• Thực hiện báo cáo tổng kết chỉnh lý.
• Tổ chức cuộc họp rút kinh nghiệm.

3. Hoạt động quản lý lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc gì?

Theo quy định tại Điều 3 của Luật lưu trữ 2011, các nguyên tắc quản lý lưu trữ phải tuân thủ như sau:

• Nhà nước có trách nhiệm thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

Hoạt động quản lý lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc gì?

• Các hoạt động lưu trữ phải tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật.
• Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam sẽ được Nhà nước thống kê.

4. Lợi ích của công tác chỉnh lý tài liệu là gì?

Một số lý do sau, giúp bạn hiểu rõ hơn việc công tác chỉnh lý được diễn ra hiệu quả:

• Tạo điều kiện tiếp cận tài liệu trong quá trình chỉnh lý là một phần không thể thiếu, vừa giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả, vừa đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, sắp xếp, và phân loại thông tin. Qua đó, giúp tạo ra một hệ thống dữ liệu có giá trị hoàn chỉnh, góp phần vào quá trình hoạt động của tổ chức.
• Việc thu thập thông tin chỉnh lý là một bước quan trọng, đặc biệt là trong việc giúp doanh nghiệp tự chủ trong việc tìm kiếm và phân loại tài liệu. Điều này giúp cho tổ chức có thể dễ dàng theo dõi và phát hiện ra các tài liệu đã không còn giá trị sử dụng, từ đó tiến hành loại bỏ chúng một cách hiệu quả.
• Chỉnh lý hồ sơ không chỉ đơn thuần là quá trình cải thiện về hình thức mà còn là nền tảng cơ bản cho việc nghiên cứu về quá trình phát triển của một tổ chức. Bằng cách này, các tài liệu chỉnh lý đã được hoàn thiện và đồng nhất sẽ giúp cho việc nghiên cứu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. 

5. Nhà nước có những chính sách gì về lưu trữ?

 Dựa trên quy định của Điều 4 trong Luật lưu trữ 2011, Nhà nước sẽ áp dụng các chính sách sau đây về lưu trữ:

• Đảm bảo cung cấp kinh phí và nguồn nhân lực để bảo vệ, bảo quản an toàn, và tổ chức sử dụng tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam một cách hiệu quả.

Nhà nước có những chính sách gì về lưu trữ?

• Tập trung vào việc hiện đại hóa cơ sở vật chất và kỹ thuật, cũng như áp dụng các tiến bộ trong khoa học và công nghệ vào hoạt động lưu trữ.
• Tôn trọng quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ, đồng thời khuyến khích tổ chức và cá nhân hiến tặng, ký gửi, hoặc bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước. Đồng thời, khuyến khích hỗ trợ và đóng góp tài trợ cho hoạt động lưu trữ, cũng như thúc đẩy hoạt động dịch vụ lưu trữ.
• Nâng cao hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ thông qua việc mở rộng và tăng cường các mối quan hệ hợp tác với cộng đồng quốc tế. Điều này nhằm mục đích chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, và tạo ra môi trường học tập và phát triển chung.

Tóm lại, Chỉnh lý là quá trình sửa đổi và cải thiện tài liệu văn bản để nó trở nên chính xác, rõ ràng và dễ hiểu hơn. Quá trình này bao gồm việc sửa lỗi ngữ pháp, chính tả, cấu trúc câu, sắp xếp ý và cải thiện về mặt phong cách văn phòng. Mục đích của chỉnh lý là tạo ra các tài liệu hoàn chỉnh và chất lượng cao để phục vụ cho mục đích xuất bản, công bố hoặc sử dụng trong các ngữ cảnh khác nhau.