Chi phí quản lý hành chính là gì?

Chi phí quản lý hành chính là một phần thiết yếu của bất kỳ tổ chức nào. Mặc dù nó có thể là một khoản chi phí đáng kể, nhưng nó là cần thiết để đảm bảo rằng tổ chức có thể hoạt động hiệu quả và đạt được các mục tiêu của mình. Để giúp quý khách có cái nhìn tổng quát về vấn đề này, Công ty Luật ACC mời quý khách tham khảo bài viết Chi phí quản lý hành chính là gì?.

Chi phí quản lý hành chính là gì?

1. Chi phí quản lý hành chính là gì?

Chi phí quản lý hành chính là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc duy trì và vận hành các hoạt động quản lý chung trong một doanh nghiệp, tổ chức hoặc cơ quan. Đây là loại chi phí không trực tiếp liên quan đến sản xuất hay bán hàng nhưng cần thiết để tổ chức hoạt động hiệu quả.

Một điểm quan trọng cần lưu ý là chi phí quản lý hành chính không bao gồm các chi phí sản xuất, tiếp thị hay bán hàng trực tiếp liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ mà tổ chức cung cấp. Thay vào đó, các chi phí này phục vụ cho các hoạt động duy trì và phát triển bộ máy hành chính của tổ chức, như quản lý nhân sự, tài chính, văn phòng phẩm, v.v.

2. Các thành phần của chi phí quản lý hành chính

Các thành phần của chi phí quản lý hành chính

Chi phí quản lý hành chính bao gồm một loạt các chi phí khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và loại hình của tổ chức. Một số thành phần phổ biến bao gồm:

• Lương và phúc lợi của nhân viên hành chính: Đây là chi phí lớn nhất trong hầu hết các tổ chức. Nó bao gồm lương, tiền thưởng, bảo hiểm và các phúc lợi khác cho nhân viên làm việc trong các bộ phận hành chính như nhân sự, kế toán, pháp lý và hành chính văn phòng.
• Chi phí văn phòng: Chi phí này bao gồm tiền thuê văn phòng, tiện ích (điện, nước, internet), vật tư văn phòng (giấy, bút, mực in), thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, máy photocopy) và bảo trì.
• Chi phí đi lại và giao tiếp: Chi phí này bao gồm chi phí đi công tác, phí bưu chính, điện thoại và internet.
• Chi phí tư vấn và pháp lý: Chi phí này bao gồm phí dịch vụ của luật sư, kế toán viên và các chuyên gia tư vấn khác.
• Chi phí đào tạo: Chi phí này bao gồm chi phí đào tạo nhân viên hành chính để nâng cao kỹ năng và kiến thức của họ.
• Chi phí khấu hao: Chi phí này phản ánh sự hao mòn của các tài sản cố định được sử dụng trong hoạt động hành chính, chẳng hạn như thiết bị văn phòng và phần mềm.

3. Tại sao việc kiểm soát chi phí quản lý hành chính lại quan trọng? 

• Kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thâm hụt ngân sách và đảm bảo dòng tiền ổn định.
• Khi có sự kiểm soát chi phí tốt, doanh nghiệp có thể dự đoán và lập kế hoạch tài chính chính xác hơn, giảm thiểu rủi ro tài chính.
• Chi phí quản lý hành chính, mặc dù cần thiết, nhưng không trực tiếp tạo ra doanh thu. Việc kiểm soát chúng giúp giảm thiểu các khoản chi tiêu không cần thiết, từ đó tăng lợi nhuận ròng cho doanh nghiệp.
• Một doanh nghiệp có thể cạnh tranh hơn về giá nếu họ kiểm soát tốt chi phí quản lý hành chính. Chi phí thấp hơn cho phép họ định giá sản phẩm/dịch vụ cạnh tranh hơn mà vẫn duy trì lợi nhuận.
• Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, việc kiểm soát chi phí hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh về giá và lợi nhuận.
• Doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn trong việc ứng phó với các biến động thị trường và các áp lực về giá nếu họ có một hệ thống kiểm soát chi phí tốt.
• Việc kiểm soát chi phí buộc doanh nghiệp phải xem xét và tối ưu hóa các quy trình làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động chung.
• Kiểm soát chi phí hiệu quả có thể giải phóng nguồn lực tài chính để đầu tư vào các hoạt động tạo ra giá trị gia tăng cao hơn, như nghiên cứu và phát triển, tiếp thị, hoặc đào tạo nhân viên.

Để tìm hiểu thêm về: Chi phí kinh doanh là gì? , mời quý khách tham khảo bài viết sau!

4. Kinh phí quản lý hành chính giao cho các cơ quan nhà nước thực hiện chế độ tự chủ 

Kinh phí quản lý hành chính giao cho các cơ quan nhà nước thực hiện chế độ tự chủ được xác định và giao hàng năm bao gồm:

• Khoán quỹ tiền lương theo số biên chế được cấp có thẩm quyền giao trên cơ sở vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức; trường hợp cơ quan chưa được phê duyệt vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức thì thực hiện khoán quỹ tiền lương trên cơ sở biên chế được gia;
• Khoán chi hoạt động thường xuyên theo số biên chế được cấp có thẩm quyền giao trên cơ sở vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức và định mức phân bổ ngân sách nhà nước hiện hành; trường hợp cơ quan chưa được phê duyệt vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức thì thực hiện khoán theo số biên chế được cấp có thẩm quyền giao;
• Chi mua sắm, sửa chữa thường xuyên (trừ mua sắm, sửa chữa theo đề án);
•  Chi hoạt động nghiệp vụ đặc thù thường xuyên đã xác định được khối lượng công việc và theo tiêu chuẩn, chế độ định mức quy định của cơ quan có thẩm quyền.

5. Sự khác biệt giữa chi phí quản lý hành chính và chi phí bán hàng là gì? 

Chi phí quản lý hành chính (General & Administrative Expenses - G&A)

- Mục đích: Hỗ trợ hoạt động quản lý và điều hành chung của toàn bộ doanh nghiệp, không trực tiếp liên quan đến việc bán hàng.

- Tính chất: Thường là chi phí cố định hoặc ít biến động theo doanh số bán hàng.

- Ví dụ:

• Lương của ban lãnh đạo, nhân viên hành chính, kế toán, nhân sự.
• Tiền thuê văn phòng, chi phí điện nước, internet.
• Văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng….

Chi phí bán hàng (Selling Expenses)

- Mục đích: Trực tiếp thúc đẩy hoạt động bán hàng và tiếp thị sản phẩm/dịch vụ đến khách hàng.

- Tính chất: Thường biến động theo doanh số bán hàng. Khi doanh số tăng, chi phí bán hàng cũng có xu hướng tăng.

- Ví dụ:

• Lương của nhân viên bán hàng, hoa hồng bán hàng.
• Chi phí quảng cáo, khuyến mãi, tiếp thị.
• Chi phí vận chuyển, giao hàng …

6. Các phương pháp quản lý chi phí quản lý hành chính 

Lập Ngân Sách và Kiểm Soát Ngân Sách:

• Xây dựng ngân sách chi tiết: Phân bổ ngân sách cho từng hạng mục chi phí hành chính (ví dụ: lương, thuê văn phòng, văn phòng phẩm,...) dựa trên kế hoạch hoạt động và dự kiến doanh thu.
• Theo dõi và so sánh thực tế với ngân sách: Thường xuyên theo dõi các khoản chi tiêu thực tế và so sánh với ngân sách đã được phê duyệt. Phân tích sự chênh lệch và tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.

Tối Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc:

• Phân tích và đánh giá quy trình hiện tại: Xác định các điểm tắc nghẽn, lãng phí thời gian và nguồn lực trong các quy trình hành chính.
• Đơn giản hóa và tự động hóa quy trình: Sử dụng công nghệ và phần mềm để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, giảm thiểu thủ công và sai sót. Ví dụ: sử dụng phần mềm quản lý văn bản, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự,...

Quản Lý Chi Phí Văn Phòng Hiệu Quả:

• Tiết kiệm năng lượng: Khuyến khích nhân viên tiết kiệm điện, nước, sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng.
• Giảm thiểu in ấn: Chuyển sang sử dụng văn phòng điện tử (paperless office), in hai mặt, chỉ in khi thực sự cần thiết.
• Tối ưu hóa việc sử dụng không gian văn phòng: Sử dụng không gian làm việc hiệu quả, tránh lãng phí diện tích.

Quản Lý Chi Phí Nhân Sự:

• Tuyển dụng và đào tạo hiệu quả: Tuyển dụng đúng người, đào tạo bài bản để nâng cao năng suất làm việc.
• Xây dựng hệ thống lương thưởng và phúc lợi hợp lý: Đảm bảo công bằng, cạnh tranh để thu hút và giữ chân nhân tài.
• Đánh giá hiệu suất làm việc định kỳ: Đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên để có biện pháp khen thưởng, kỷ luật phù hợp.

Sử Dụng Công Nghệ và Phần Mềm:

• Phần mềm quản lý tài chính và kế toán: Giúp theo dõi, quản lý và phân tích chi phí một cách chính xác và hiệu quả.
• Phần mềm quản lý nhân sự (HRM): Quản lý thông tin nhân viên, tính lương, quản lý chấm công,... giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính.
• Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Giúp quản lý thông tin khách hàng, tương tác và chăm sóc khách hàng hiệu quả.

7. Câu hỏi thường gặp 

Chi phí quản lý hành chính có được khấu trừ thuế không?

Trả lời: Có, chi phí quản lý hành chính được khấu trừ thuế nếu:

• Chi phí phát sinh thực tế và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật thuế.
• Chi phí không nằm trong danh mục các khoản chi không được trừ theo quy định.

Chi phí quản lý hành chính có phải là chi phí cố định không?

Trả lời: Chi phí quản lý hành chính thường là chi phí cố định vì nó không thay đổi nhiều theo quy mô hoạt động hoặc doanh thu trong ngắn hạn. Ví dụ: tiền lương nhân viên hành chính và chi phí thuê văn phòng. Tuy nhiên, một số khoản chi có thể biến động theo nhu cầu thực tế.

Làm thế nào để tối ưu hóa chi phí quản lý hành chính?

Trả lời: Để tối ưu hóa chi phí quản lý hành chính, doanh nghiệp có thể:

• Sử dụng các phần mềm quản lý để tự động hóa quy trình làm việc.
• Tái cấu trúc bộ máy nhân sự, loại bỏ các vị trí không cần thiết.
• Kiểm soát chặt chẽ chi phí văn phòng phẩm và điện nước.
• Thuê văn phòng có chi phí hợp lý hoặc áp dụng mô hình làm việc từ xa.
• Đào tạo nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc.

Bài viết trên cung cấp những thông tin về Chi phí quản lý hành chính. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho quý khách. Nếu bạn có thắc mắc nào hãy liên hệ Công ty Luât ACC để được tư vấn hỗ trợ ngay nhé!