Checklist công việc là gì? 5 Mẫu checklist công việc thường gặp

Ngày nay, các nhà quản lý trong doanh nghiệp thường sử dụng những bảng checklist công việc theo từng phòng ban, bộ phận để dễ dàng giám sát và kiểm tra tiến độ làm việc của nhân viên nhằm đánh giá năng lực của mỗi người. Vậy checklist công việc là gì? Mẫu checklist công việc như thế nào? Hãy cùng ACC tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1. Checklist công việc là gì

Checklist công việc là một bản danh sách công việc được liệt kê cần thực hiện cho dự án nhằm đạt được các mục tiêu đặt ra ban đầu trong một khoảng thời gian nhất định nào đó. Mục đích quan trọng nhất của checklist là giúp bạn giảm tối đa tình trạng sót việc, đảm bảo hoàn thành công việc đúng, đủ và kịp thời hạn.

2. Lợi ích của Checklist công việc 

Không phải tự nhiên mà checklist trở nên phổ biến trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực như hiện nay. Ngoài ra, với nhiều lợi ích đem lại mà mục đích sử dụng checklist ngày càng trở nên quen thuộc và quan trọng hơn:

Đối với nhân viên

• Giúp nhân viên dễ dàng ghi nhớ công việc từ lớn tới nhỏ và tránh sót việc.
• Kiểm soát được số lượng công việc cần thực hiện trong ngày/tuần/tháng… hay trong dự án.
• Phân chia tối ưu thời gian hoàn thành công việc một cách khoa học và hợp lý.
• Tăng năng suất làm việc và giảm thiểu tối đa sơ suất trong công việc.

Đối với cấp quản lý

• Người quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát tổng quan và chi tiết về tất cả các đầu việc đã giao cho nhân viên.
• Có một cơ sở cụ thể để đánh giá năng lực của từng cá nhân cũng như đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.
• Tối ưu hiệu quả thời gian trong công tác quản trị.
• Sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên khoa học.
• Phân chia công việc một cách dễ dàng, phù hợp với từng cá nhân và đội nhóm.

3. Ưu và nhược điểm của Checklist công việc

Ưu điểm

• Khả năng ứng dụng điển hình trong những ngành nghề đa dạng khác nhau từ hỗ trợ mảng công việc đến đảm đảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả và suôn sẻ.
• Checklist công việc hỗ trợ quá trình kiểm soát và nâng cao năng lực làm việc của các nhân viên trong doanh nghiệp.

Mỗi nhà quản lý sẽ cần xây dựng một bản checklist riêng dựa vào nhu cầu cơ sở công việc, quy định làm việc và quy mô công việc. Điều này giúp bám sát được công việc tốt hơn.

Ngoài ra, khi họ xác định nội dung checklist là gì cần dựa vào những tiêu chuẩn cơ bản nhất nhưng vẫn đảm bảo mang lại hiệu quả cao trong công việc.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm, checklist đầu việc vẫn có một số mặt hạn chế cần bạn lưu ý.

Khi phụ thuộc quá mức vào checklist, chúng ta sẽ dễ bị cản trở khi xử lý tình huống với độ cấp thiết về thời gian. Khi đó, danh sách checklist không nên được áp dụng trong những trường hợp mang tính khẩn cấp này.

Quá trình đào tạo chuyên sâu gồm những danh sách checklist kiểm tra có thể tích hợp sử dụng với kỹ thuật để thích ứng tốt hơn.

4. Ứng dụng của Checklist công việc

Ngày nay, checklist được ứng dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau bởi những lợi ích mà nó đem lại cho người sử dụng. Dưới đây là  một số ngành nghề ứng dụng phổ biến checklist vào công việc:

• Danh sách cần kiểm tra trước chuyến bay nhằm hỗ trợ an toàn hàng không để đảm bảo rằng các mặt hàng quan trọng không bị bỏ qua.
• Đảm bảo chất lượng cho công nghệ phần mềm, kiểm tra tuân thủ quy trình đầy đủ, tiêu chuẩn hóa mã và ngăn ngừa lỗi xảy ra.
• Ứng dụng trong công nghiệp trong những thủ tục vận hành.
• Trong lĩnh vực tố tụng dân sự, checklist hỗ trợ đối phó với sự phức tạp của khám phá, thực hành chuyển động.
• Hỗ trợ giảm thiểu khiếu nại về những sơ suất trong yêu cầu trách nhiệm công cộng bằng việc cung cấp chứng cứ về hệ thống quản lý rủi ro đang được sử dụng.
• Các nhà đầu tư sử dụng checklist như một phần quan trọng trong quá trình đầu tư.
• Để theo dõi bộ sưu tập thẻ thể thao, checklist được coi là một công cụ phổ biến. Checklist thường được chèn ngẫu nhiên trong mỗi gói. Thẻ danh sách có chức năng kiểm tra việc cung cấp thông tin về nội dung của bộ thẻ thể thao.

5. 5 mẫu Checklist công việc bằng Excel

Mẫu checklist task dự án

Mẫu checklist task dự án là mẫu sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu cột cần “Ưu tiên” và cập nhật tiến trình tại cột “% hoàn thành công việc”. Điều này giúp bạn kiểm soát thông tin hoạt động của dự án qua việc xác thực dữ liệu.

Trong trang tính này cũng thể hiện bao gồm các cột khác như “Ngân sách”, “Thời gian thực hiện:,…cho nhiệm vụ cụ thể nào đó.

Vào ngày 23/09/2019, mẫu checklist cho nhiệm vụ dự án đã cập nhật phiên bản mới trên Google Trang tính. Phiên bản mới này cập nhật thêm hộp kiểm – checkboxes giúp người dùng dễ dàng hơn trong quá trình kiểm soát nhiệm vụ đã hoàn thành của mình. Nhờ thế, việc tạo checklist đầu việc trên bảng tính Excel hay trên Google Sheets đã trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

Mẫu theo dõi tác vụ

Mẫu checklist công việc theo dõi tác vụ giúp người dùng cập nhật kịp thời tiến độ của từng nhiệm vụ lớn. Tại mỗi nhiệm vụ lớn sẽ có phân ra các đầu việc nhỏ, khi bạn hoàn thiện từng đầu công việc nhỏ xong, bảng tính sẽ tự cập nhật phần trăm tỷ lệ hoàn thành công việc nhỏ đó so với nhiệm vụ lớn.

Mẫu theo dõi tác vụ này hiển thị theo thứ tự với các vòng tròn có màu khác nhau. Màu vòng tròn đậm sẽ tương ứng với nhiệm vụ quan trọng và cần phải hoàn thành sớm; màu sắc vòng tròn sẽ nhạt dần xuống đối với những công việc chưa gấp và chưa cần hoàn thành.

Người dùng có thể dễ dàng hơn khi theo dõi tiến độ công việc tại thanh “% hoàn thành”. Ngoài ra, ô checkbox ngay bên cạnh cũng giúp bạn kiểm soát hiệu quả các công việc đã hoàn thiện.

Mẫu checklist theo biểu đồ Gantt

Dạng biểu đồ Gantt là biểu đồ dạng thanh ngang nhằm giúp người dùng nắm rõ tên nhiệm vụ, từng công đoạn triển khai và thời gian cần để hoàn thành công việc đó. Ở từng ngành nghề, lĩnh vực sẽ có các tính chất công việc khác nhau nên cách ứng dụng biểu đồ Gantt của từng doanh nghiệp cũng sẽ có sự thay đổi sao cho phù hợp.

Trong mẫu checklist cho nhiệm vụ dự án mới, biểu đồ Gantt được sử dụng để biến các danh sách dài các đầu mục công việc trở thành những biểu đồ trục ngang rất dễ nhìn và dễ theo dõi. Biểu đồ Gantt trong mỗi mẫu checklist được ứng dụng vào quản lý nhiệm vụ và tiến độ cho hầu hết các dự án lớn nhỏ.

Việc đầu tiên khi thực hiện ứng dụng biểu đồ Gantt chính là bạn cần phân chia nhiệm vụ rõ ràng từ các đầu mục và thời gian hoàn thành để có thể hiển thị các số liệu một cách chính xác nhất trên Gantt. Dưới đây là mẫu checklist công việc dự án chi tiết với biểu đồ Gantt mà CoffeeHR chia sẻ để bạn đọc tham khảo.

Trong mẫu danh sách kiểm tra nhiệm vụ sẽ được sử dụng bằng cách tạo hộp kiểm và đánh dấu công việc qua việc xác thực dữ liệu từ trên xuống dưới. Mẫu checklist này sẽ sử dụng các định dạng có điều kiện để nhằm đánh giá mức độ quan trọng của nhiệm vụ đó từ Cao (high), Trung bình (medium) cho đến mức Thấp (low).

Mẫu theo dạng danh sách

Mẫu checklist công việc theo dạng danh sách rất hữu ích đối với người dùng. Đối với công việc đã hoàn thiện, chúng ta chỉ cần tích vào phần ô checkbox để đánh dấu, sau đó bảng tính sẽ tự động làm nhạt màu kèm với gạch phần chữ đó hỗ trợ bạn dễ dàng nhận biết được nhiệm vụ này đã được hoàn thành hay chưa.

Mẫu checklist công việc hằng ngày

Mẫu checklist công việc hàng ngày là liệt kê danh sách các công việc cần giải quyết trong ngày, tránh bỏ sót công việc từ nhỏ tới lớn. Mỗi ngày bất cứ ai cũng đều có rất nhiều công việc cần xử lý, vậy nên một mẫu checklist hàng ngày được ra đời giúp từng cá nhân dễ dàng theo dõi và thực hiện nhiệm vụ của mình theo cách tốt nhất.

Trên đây là các Mẫu checklist công việc và các vấn đề liên quan mà ACC muốn giới thiệu đến bạn đọc. Hi vọng bài viết sẽ hữu ích và giải đáp thắc mắc cho các bạn về vấn đề này!