Cách lập và cách xuất hóa đơn điện tử Viettel Mới Nhất

Cách lập và cách xuất hóa đơn điện tử Viettel là một bước không dễ dàng đối với các doanh nghiệp mới sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Bài viết này, ACC xin gửi đến bạn hướng dẫn cách lập và cách xuất hóa đơn điện tử Viettel.

1. Cách lập hóa đơn điện tử Viettel

Bước 1: Vào giao diện “Lập hóa đơn”

Đăng nhập vào S-invoice tại đường dẫn: https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html.

Tại màn hình giao diện, bạn vào mục “Quản lý hóa đơn”, chọn “Lập hóa đơn”.

Bước 2: Thiết lập dữ liệu khách hàng mới và tìm kiếm khách hàng cũ

- Đối với dữ liệu khách hàng mới(chưa có trong cơ sở dữ liệu trên tài khoản S-invoice) . Tại màn hình “Lập hóa đơn”, bạn cần nhập các thông tin: Điện thoại; Tên người mua; Mã số thuế (MST); Địa chỉ Email; Tên đơn vị; Địa chỉ.

Lưu ý:

• Khi nhập “Tên đơn vị”, hệ thống yêu cầu bạn nhập “Mã số thuế”. Trường hợp chỉ nhập “Tên người mua”, hệ thống không yêu cầu nhập MST.
• Nếu không nhập cả 3 mục “Tên người mua”, “Tên đơn vị”, “Mã số thuế”, hệ thống sẽ báo lỗi “Tên người mua hoặc tên đơn vị là trường bắt buộc phải nhập”.
• Đối với khách lẻ: phải nhập “Tên người mua”, “Địa chỉ”.
• Đối với khách hàng doanh nghiệp: phải nhập “Tên đơn vị”, “Địa chỉ”, “Mã số thuế”.
  Sau khi nhập xong thông tin, bạn ấn vào nút “Thêm mới khách hàng”. Dữ liệu được khởi tạo thành công khi S-invoice thông báo “Thêm dữ liệu mới thành công”. Vậy là bạn đã tạo xong CSDL mới của khách hàng.

- Đối với khách hàng đã tồn tại (đã có trong CSDL): Hệ thống sẽ thông báo “Khách hàng đã tồn tại” khi nhập lại dữ liệu khách hàng cũ. Khi đó, bạn chỉ cần tìm kiếm thông tin ở mục “Tìm kiếm”. Ngoài ra, bạn cũng có thể tra cứu thông tin dựa trên SĐT, tên người mua, địa chỉ, email, MST,..

Bước 3: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel - Thiết lập thông tin giao dịch

• Phần “Thông tin người bán”: giữ nguyên.
• Phần “Thông tin giao dịch”: các trường cần nhập dữ liệu bao gồm: Hình thức thanh toán; Loại tiền; CK: Chuyển khoản DTCN: Đối trừ công nợ; KHAC: Các hình thức khác;  TM: Tiền mặt TM/CK: Vừa tiền mặt vừa chuyển khoản.

Đối với hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu trở lên, bạn cần chọn hình thức thanh toán là “Chuyển khoản” (theo Khoản 1, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC).

Bước 4: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel - Thiết lập dữ liệu cho “Chi tiết hóa đơn”

Sau khi nhập loại hóa đơn, các trường còn lại của mục “Thông tin hóa đơn” sẽ tự động hiển thị dữ liệu: Loại hóa đơn, Mã hóa đơn, Ký tự hóa đơn, Ngày lập.

- Nếu không chọn “Ngày lập”: thời gian lập hóa đơn sẽ lấy thời gian mặc định là thời gian hiện tại của hệ thống.

- Nếu chọn “Ngày lập”: phải đảm bảo ngày lập là trước ngày hoặc trùng thời gian đang hiển thị ở bên cạnh.

Đồng thời mục “Chi tiết hóa đơn” cũng sẽ xuất hiện lúc này.

Bạn có thể tự tạo một hóa đơn chi tiết ngay trên trường thông tin này.

• “Cột điều chỉnh”: dùng để thiết lập các hạng mục của một hóa đơn.
• Nút “Hàng hóa”: cho phép tra cứu và thêm các danh sách hàng hóa.
• Nút “Ghi chú”: tạo ghi chú cho hóa đơn.
• Nút “Chiết khấu”: cho phép nhập chiết khấu trực tiếp vào hóa đơn.
• Nút “Bảng kê”: cho phép bạn nhập bảng kê có trong hóa đơn.
• Nút “Phí khác”: cho phép bạn nhập các hạng mục phí khác nhau của hóa đơn.

Sau khi viết hóa đơn chi tiết, các bạn ấn vào nút “Lập hóa đơn” để lập hóa đơn hoặc ấn vào “Lưu nháp” để lưu thông tin hóa đơn đã nhập vào dữ liệu các hóa đơn nháp. Vậy là bạn đã lập hóa đơn và hóa đơn nháp thành công.

2. Cách lập hóa đơn điện tử Viettel theo file

Bước 1: Vào giao diện “Lập hóa đơn theo file”

Bạn vào phần “Quản lý hóa đơn”, sau đó chọn “Lập hóa đơn theo file”

Bước 2: Chọn loại hóa đơn và tải file Excel

Chọn loai hóa đơn để chọn file mẫu phù hợp, ấn vào link “Tải file import mẫu (XLS)”. Sau đó mở file mẫu lên và thực hiện các thao tác nhập dữ liệu ở bước tiếp theo.

Bước 3: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel - Thực hiện nhập dữ liệu vào file mẫu

Trong file mẫu có các thông tin cần lưu ý sau:

• STT: Số thứ tự.
• Nhóm hóa đơn: các dữ liệu hàng hóa cùng 1 hóa đơn thì phải có cùng nhóm hóa đơn.
• Nhóm Thông tin người mua gồm: Mã KH; Họ tên; Địa chỉ; Điện thoại; Emai; Mã số thuế; Loại giấy tờ Số giấy tờ (nếu đã chọn “Loại giấy tờ” thì bắt buộc nhập “Số giấy tờ”); Tên đơn vị.
• Nhóm Thông tin giao dịch gồm: Hình thức thanh toán; Thanh toán; Loại tiền: nếu để trống sẽ mặc định là VND (có thể nhập VND hoặc USD).
• Nhóm Thông tin hàng hóa gồm: Loại hàng hóa: nhập 1 trong các giá trị tương ứng sau cho từng dòng hàng hóa; Hàng hóa; Ghi chú; Chiết khấu; Bảng kê Phí khác; Mã hàng hóa/dịch vụ; Tên hàng hóa/dịch vụ; Ghi chú; Số lô; Hạn dùng; Đơn vị tính; Số lượng; Đơn giá; Thành tiền; Thuế suấ;t Các trường thông tin động: tùy vào từng loại mẫu hóa đơn.
  

Lưu ý:

Hóa đơn có trường thông tin động sẽ phụ thuộc vào “Loại hóa đơn”: nếu “Loại hóa đơn" khi chọn có khai báo trường động thì khi tải file mẫu sẽ lấy đúng thông tin các trường động của “Loại hóa đơn” đó.

Sau khi nhập liệu dữ liệu thành công, trong màn hình “Quản lý hóa đơn chưa phát hành”, các hóa đơn đã được sắp xếp đúng theo thứ tự thời gian.

Bước 4: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel - Tải file dữ liệu hóa đơn lên hệ thống

Sau khi nhập xong dữ liệu lên file mẫu Excel, bạn tiến hành lưu file Excel. Trên giao diện nhập “Lập hóa đơn theo file” của S-invoice bạn chọn nút “Chọn file”.

Sau khi tải dữ liệu từ file Excel lên, tại giao diện “Lập hóa đơn theo file” bạn bổ sung thêm các thông tin trong mẫu sau: Mã khách hàng; Loại tiền Loại hàng hóa: cho phép lựa chọn các loại như: “Hàng hóa”, “Ghi chú”, “Chiết khấu”, “Bảng kê”, “Phí khác”; Ghi chú Số lô; Hạn sử dụng.

3. Cách xuất hóa đơn điện tử của Viettel

Tại Menu chính trên Phần mềm, bạn Chọn mục Quản lý hóa đơn, sau đó chọn Lập hóa đơn.

Nội dung bao gồm 4 bảng thông tin các doanh nghiệp quan tâm khi lập hóa đơn gồm:

- Thông tin người bán: Mã số thuế, Tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, Số tài khoản ngân hạng… Và Các thông tin mà doanh nghiệp muốn thể hiện lên hóa đơn.

- Thông tin khách hàng:  Mã KH; Họ tên; Địa chỉ; Điện thoại; Emai; Mã số thuế; Loại giấy tờ Số giấy tờ (nếu đã chọn “Loại giấy tờ” thì bắt buộc nhập “Số giấy tờ”); Tên đơn vị.

- Nhóm Thông tin giao dịch gồm: Hình thức thanh toán; Loại tiền: nếu để trống sẽ mặc định là VND (có thể nhập VND hoặc USD).

- Thông tin hóa đơn: Tên mẫu hóa đơn; mẫu hóa đơn; ký hiệu hóa; đơn lập.

- Thông tin giao dịch: Hình thức thanh toán; Loại tiền. Doanh nghiệp có thể chọn hình thức thanh toán và Loại tiền tệ tại đây:

• Hình thức thanh toán gồm : CK, DTCN, TM, TM/CK….
• Các Loại tiền tệ bao gồm : VND, EUR, JPY, USD….

Lưu ý:

Nhằm tối ưu cho doanh nghiệp khi thao tác xuất hóa đơn, Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel có tính năng lưu lại thông tin khách hàng đã xuất hóa đơn trước đó.

Để thực hiện tín năng này, doanh nghiệp có thể thực hiện như sau:

• Nhập đầu đủ dữ liệu khách hàng cần xuất hóa đơn;
• Sau đó nhấn vào nút “ + Thêm mới khách hàng”;
• Có thể tìm lại thông tin khách hàng đã lưu trong Ô “tìm kiếm“ ( Lưu ý nội dụng tìm kiếm tối thiểu 3 kí tự).

Trên đây là nội dung liên quan đến vấn đề Cách lập và cách xuất hóa đơn điện tử Viettel do Công ty Luật ACC cung cấp kiến thức đến khách hàng. Chúng tôi hy vọng bạn có thể hiểu hơn về cách xuất hóa đơn điện tử Viettel để tránh khỏi các vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của bạn.