Từ khi ra đời, hóa đơn điện tử đã khắc phục được rất nhiều nhược điểm của hóa đơn giấy, cũng như hạn chế mức thấp nhất những sai sót có thể xảy ra. Tuy nhiên, do yếu tố chủ quan nào đó thì sai sót là điều khó có thể tránh khỏi, và khi có sai sót xảy ra thì người dùng cần phải lập hóa đơn điện tử thay thế. Bài viết Hướng dẫn cách xuất hoá đơn điện tử thay thế nhanh chóng dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cụ thể về cách lập hóa đơn điện tử thay thế.
1. Quy định xuất hóa đơn điện tử thay thế mới nhất
Căn cứ nội dung hướng dẫn thực hiện triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, kế toán cần đặc biệt lưu ý với quy định xử lý hủy, điều chỉnh và thay thế đối với hóa đơn điện tử đã lập như sau:
Trường hợp 1: đối với hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức là thay thế hoặc điều chỉnh dựa trên quy định của Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trong trường hợp này, bên bán được lựa chọn sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thực hiện thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn sai sót hoặc thực hiện thông báo điều chỉnh với nhiều hóa đơn điện tử có sai sót. Sau đó, thực hiện gửi thông báo đến cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT với thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Trường hợp 2: người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc cung cấp sản phẩm/dịch vụ theo quy định của Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nhưng sau đó, có phát sinh hủy hoặc không cung cấp dịch vụ nữa.
Khi gặp trường hợp này, bên bán cần thực hiện hủy hóa đơn đã lập và thực hiện thông báo đến cơ quan thuế Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn.
Trường hợp 3: hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và thực hiện thay thế theo quy định nhưng vẫn tiếp tục phát hiện có sai sót. Khi đó, kế toán cần thực hiện xử lý sai sót như lần đầu thực hiện.
Trường hợp 4: đối với những hóa đơn điện tử đã lập nhưng không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hay số hóa đơn sai sót thì bên bán chỉ cần thực hiện điều chỉnh mà không cần hủy hay thay thế.
Bên cạnh đó, với những trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì kế toán chỉ cần thực hiện điều chỉnh tăng hoặc giảm theo đúng thực tế điều chỉnh.
Theo đó, nếu gặp trường hợp 1/2/3 nêu trên kế toán cần thực hiện xuất hóa đơn điện tử thay thế theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
2. Xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 123, Thông tư 78
2.1. Hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã, chưa gửi cho người mua.
Người bán thực hiện các bước sau:
Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử sai sót.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
Bước 3: Nộp thông báo theo Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
Lưu ý:
Có thể lập Mẫu 04/SS-HĐĐT cho từng hóa đơn có sai sót hoặc cho nhiều hóa đơn điện tử sái ót.
Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
2.2. Hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế sai sót, đã gửi người mua
Trường hợp hóa đơn điện tử sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác:
Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc có hóa đơn điện tử sai sót, không cần lập lại hóa đơn mới.
Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sai sót, sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý:
Có thể lập Mẫu 04/SS-HĐĐT cho từng hóa đơn có sai sót hoặc cho nhiều hóa đơn điện tử sai sót.
Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Nếu trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót trên, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế => Không thực hiện xử lý như trên.
2.3. Hóa đơn điện tử sau sót thông tin quan trọng (mã số thuế, số tiền trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa sai quy cách, chất lượng)
Có thể lựa chọn một trong 2 cách dưới đây:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử sai sót
Các bước thực hiện:
Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn điện tử sai sót để gửi cho người mua.
+ Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…ngày…tháng…năm”.
+ Nội dung ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Điều chỉnh tăng ghi dấu dương, điều chỉnh giảm ghi dấu âm, đúng với thực tế cần điều chỉnh.
Bước 2: Sau khi ký số, người bán gửi hóa đơn điện tử điều chỉnh cho cơ quan thuế cấp mã (nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã) và gửi cho người mua hoặc gửi luôn cho người mua (nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế).
Cách 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót
Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót gửi cho người mua. Trên hóa đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…ngày…tháng…năm”.
Bước 2: Bước 2: Sau khi ký số, người bán gửi hóa đơn điện tử thay thế cho cơ quan thuế cấp mã (nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã) và gửi cho người mua hoặc gửi luôn cho người mua (nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế).
2.4. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện
Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán rà soát thông tin trên hóa đơn điện tử sai sót.
Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Bước 3: Người bán thực hiện xử lý hóa đơn điện tử theo các trường hợp nêu trên.
2.5. Điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 sau khi đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Trường hợp doanh nghiệp đã chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC sau đó mới phát hiện ra hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC sử dụng trước đó sai sót thì xử lý như sau:
Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế gửi cơ quan thuế để xin cấp mã mới.
Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử thay thế của Thông tư 78 cho người mua.
3. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử thay thế đúng quy định trên EasyInvoice
Dưới đây là hướng dẫn kế toán thực hiện đúng quy định xuất hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice. EasyInvoice hiện là phần mềm hóa đơn TOP 1 chính thức ký hợp đồng là đơn vị nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu Hóa đơn điện tử với Tổng Cục Thuế.
02 bước thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice:
Bước 1: Tại menu ngang click chọn “Thay thế hóa đơn”. Khi màn hình chuyển sang màn hình “Tìm kiếm hóa đơn để thay thế” bạn tiến hành nhập dữ liệu trên form.
Click button “thay thế hóa đơn”, khi đó màn hình sẽ chuyển sang màn hình “Lập hóa đơn thay thế”.Thông tin trên hóa đơn được giữ nguyên, hiển thị thêm dòng text “ Hóa đơn này thay thế hóa đơn số: ……., ký hiệu:…., ngày …… tháng ……. năm ………”
Bước 2: Sau khi nhập xong dữ liệu cần thay thế click button “chỉnh sửa” sau đó đó chọn xong chứng thư số để ký. Khi đó, chuyển sang màn hình “Danh sách hóa đơn thay thế màn hình hiển thị thông tin hóa đơn bị thay thế và hóa đơn thay thế."
Lưu ý: Không thực hiện thay thế được với những hóa đơn “Bị điều chỉnh” hoặc “Bị hủy”
Nội dung bài viết:
Bình luận