Hóa đơn là một trong những loại giấy tờ chúng ta thường hay sử dụng trong các loại giao dịch mua bán thường ngày và việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trong những công việc mà người có trách nhiệm phải thực hiện để cơ quan có thẩm quyền dễ dàng quản lý. Hiện nay, do sự phát triển của công nghệ thông tin nên ngoài hình thức hóa đơn giấy thông thường chúng ta còn có thể bắt gặp hóa đơn điện tử, trong đó phải kể đến hóa đơn điện tử my-invoice. Vậy cách xuất hóa đơn điện tử my-invoice là gì? Mời quý bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé!
cách xuất hóa đơn điện tử my-invoice
1. Hóa đơn là gì?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, Hóa đơn được hiểu là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.Khi lập hóa đơn cần có các nội dung sau:
– Tên loại hóa đơn
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
– Tên liên hóa đơn
– Số thứ tự hóa đơn
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ
– Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn
– Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
Đồng thời, căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi bổ sung bởi khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC) hóa đơn bao gồm các loại sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa
– Hoạt động vận tải quốc tế
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
- Hóa đơn bán hàng: loại hóa đơn này được dùng cho các đối tượng sau:
– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.
- Hóa đơn khác bao gồm: Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
2. Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011, Hoá đơn điện tử được định nghĩa là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Ngày 30/09/2019 Bộ Tài Chính đã chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử và có hiệu lực thi hành từ ngày 14/11/2019. Theo đó, kể từ ngày 01/11/2020, toàn bộ các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 mà không được sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn mua của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại:
- Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Khi sử dụng hóa đơn điện tử được đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
3. Cách xuất hóa đơn điện tử my-invoice
My Invoice là phần mềm hỗ trợ quản lý hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra. Thay vì phải lưu trữ hóa đơn riêng lẻ, dễ thất lạc, khó tìm kiếm và tra cứu, My Invoice giúp bạn lưu trữ, tổ chức hóa đơn hiệu quả mà miễn phí.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử trên Phần mềm nói chung và phần mềm My-Invoice nói riêng khá là đơn giản. Giúp cho công tác lập, xuất khởi tạo hóa đơn điện tử trở nên nhanh chóng và tiện dụng, tiết kiệm được thời gian cho cả người bán lẫn người mua khi sử dụng hóa đơn.
Trong phần lớn các trường hợp, phần mềm hóa đơn điện tử My-Invoice được tích hợp với hệ thống phần mềm của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm ERP của doanh nghiệp, do đó, ngay từ khi bán hàng, các thông tin đã được tự động đồng bộ với hệ thống xuất hóa đơn điện tử và có thể xuất hóa đơn được ngay lập tức. Nhờ vậy sẽ giảm thiểu được quá trình nhập tay, tránh phát sinh sai sót và nâng cao hiệu quả làm việc của người dùng.
Việc lập hóa đơn trực tiếp và quy trình hóa đơn điện tử trên Phần mềm My-Invoice cũng hết sức đơn giản để giảm thiểu các sai sót về mặt dữ liệu của người nhập được thể hiện cụ thể trong những hình ảnh sau:
Để xuất hóa đơn điện tử ta chọn Menu Hóa đơn -> Lập hóa đơn -> Chọn loại hóa đơn cần lập.
Sau đó danh sách các hóa đơn sẽ hiện ra, Người dùng chọn + Thêm và Cập nhật thông tin để xuất hóa đơn điện tử.
Đối với những trường hợp khi phần mềm My-Invoice đã được tích hợp với hệ thống phần mềm của doanh nghiệp, người dùng có thể bỏ qua thao tác nhập dữ liệu như trên. Các dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ và người sử dụng chỉ cần kiểm tra lại thông tin trước khi lập hóa đơn.
Sau khi hoàn thành quá trình khởi tạo, hóa đơn sẽ được chuyển sang trạng thái chờ duyệt.
Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của chúng tôi về vấn đề cách xuất hóa đơn điện tử my-invoice, cũng như các vấn đề pháp lý có liên quan. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc và có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn của ACC về cách xuất hóa đơn điện tử my-invoice vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng cách để lại bình luận hoặc liên hệ qua các thông tin dưới đây để được tư vấn và giải đáp một cách cụ thể nhất.
Nội dung bài viết:
Bình luận