Với vô vàn ích lợi cũng như tiết kiệm đến 90% chi phí và thời gian khi tạo lập hóa đơn, xu hướng hiện nay các doanh nghiệp đã thành lập hay mới thành lập đều chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, và vấn đề chọn nhà cung cấp uy tín là vấn đề trở lên bức thiết hơn bao giờ hết. Hilo là một trong các nhà cung cấp hàng đầu được doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn vì tính nhanh chóng – tiện dụng và tiết kiệm. Sau đây, đội ngũ Luật ACC xin gửi đến quý doanh nghiệp tài liệu Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm Hilo - Invoice.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Khái niệm hóa đơn điện tử: là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Phân loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử gồm: Hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu (hóa đơn thương mại), tem, vé… Chi tiết:
Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
2. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử
Tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:
- Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật Kinh doanh bảo hiểm, Luật Chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân.
- Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;
- Tổ chức khác;
- Hộ, cá nhân kinh doanh.
- Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm: Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử; tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử và các dịch vụ khác liên quan đến hóa đơn điện tử.
- Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, đăng ký và sử dụng hoá đơn.
3. Quy trình xuất hóa đơn điện tử tại Hilo-Invoice
+ Thông báo phát hành hóa đơn → Mục này khách hàng chủ động tạo trên phần mềm HTKK.
+ Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử → Hilo hỗ trợ khách hàng.
+ Mẫu hóa đơn điện tử → Hilo hỗ trợ thiết kế mẫu hóa đơn cho khách hàng.
Mỗi cơ quan thuế quản lý sẽ hướng dẫn nộp bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử. Dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết đăng ký hóa đơn điện tử online lên Cơ Quan Thuế.
4. Hướng dẫn chi tiết đăng ký hóa đơn điện tử online lên cơ quan thuế
Bước 1: Ra mẫu hóa đơn điện tử.
+ Hilo hỗ trợ thiết kế mẫu hóa đơn điện tử cho khách hàng.
+ Khách in ra mẫu hóa đơn với số 0000000, scan ra file ảnh, dán lên file Word.
Bước 2: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
+ Dowload mẫu quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử tại mục tài liệu trên website chính thức hilo.com.vn.
+ Điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn, ký, đóng dấu ==>Scan ra file ảnh, dán lên file word.
Bước 3: Ra thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Trường hợp cơ quan Thuế quản lý yêu cầu nộp bản cứng, doanh nghiệp in ra file pdf, ký và đóng dấu vào thông báo phát hành hóa đơn.
Bước 4: Nộp hồ sơ online lên cơ quan thuế.
+ Vào link cơ quan thuế đăng nhập.
+ Đăng nhập vào hệ thống. Nhập tên đăng nhập, mật khẩu, đăng nhập.
+ Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
(.) Vào mục Nộp tờ khai == Chọn tệp tờ khai.
(.) Chọn file “thông báo phát hành hóa đơn” (xml).
(.) Chọn ký điện tử == Nhập số Pin của chứng thư số == Chấp nhận.
(.) Sau khi nộp tờ khai thành công == Vào mục “tra cứu”.
(.) Nhập ngày nộp (chọn trước hoặc bằng ngày nộp tờ khai thông báo phát hành hóa đơn điện tử)
+ Nộp phụ lục mẫu hóa đơn điện tử.
(.) Vào mục tra cứu == vào phần gửi phụ lục để đính kèm phụ lục mẫu hóa đơn điện tử.
(.) Chọn tệp phụ lục: file word mẫu hóa đơn điện tử.
(.) Ký điện tử == Nộp tờ khai mẫu hóa đơn điện tử thành công.
(.) Vào tra cứu == nhập ngày nộp để kiểm tra xem đã nộp thành công hay chưa?
+ Nộp phụ lục quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
(.) Tương tự như nộp mẫu hóa đơn điện tử. Vào mục nộp tờ khai == vào phần gửi phụ lục để đính kèm phụ lục quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
Tổng kết: cần tra cứu hóa đơn điện tử với 3 tài liệu cần: thông báo phát hành hóa đơn điện tử, quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn điện tử.
Sau 5 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, nếu cơ quan thuế quản lý không có bất cứ phản hồi nào, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng.
Nội dung bài viết:
Bình luận