Hướng dẫn cách xuất file XML theo mẫu VNPT-EINVOICE

Mời quý độc giả cùng ACC tìm hiểu thông tin về cách xuất file XML theo mẫu VNPT-EINVOICE trong bài viết dưới đây.

I. VNPT-INVOICE

1. Thiết lập tính năng

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn kích chọn Thiết lập cửa hàng (2).

- Trong khối Thiết lập quản lý, bạn chọn Giao dịch (3), kích vào biểu tượng  để bật tính năng Kết nối hóa đơn điện tử (4).

- Trên pop-up Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử, bạn chọn VNPT (5) -> nhập thông tin đăng nhập của hệ thống VNPT (6) -> kích Lưu (7).

- Sau khi bạn lưu thông tin tài khoản tích hợp thành công, bạn tiếp tục nhập thông tin tài khoản tích hợp trên hệ thống VNPT (8) -> kích Lưu (9)

- Hệ thống hiển thị danh sách mẫu hóa đơn điện tử theo hình thức tương ứng đang được sử dụng trên tài khoản VNPT (trong Đăng ký phát hành -> Thông báo phát hành), bạn chọn mẫu hóa đơn cần chuyển thông tin từ KiotViet (10) -> chọn Lưu (11)

- Hệ thống hiện thông báo, bạn chọn Đã hiểu (12).

Lưu ý: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin đăng nhập hoặc mẫu hóa đơn ở VNPT, gian hàng vui lòng đăng nhập lại tài khoản và chọn đúng mẫu hóa đơn VNPT tại màn hình Thiết lập cửa hàng trên KiotViet.

- Sau khi bật thiết lập kết nối hóa đơn điện tử với VNPT thành công, hệ thống sẽ hiển thị:

• Thêm cột HĐ chuyển VNPT trên màn hình Hóa đơn (Giao dịch -> Hóa đơn).
• Xuất file theo mẫu VNPT-EINVOICE: trên màn hình Khách hàng (Quản lý -> Đối tác -> Khách hàng) và màn hình Hóa đơn (Quản lý -> Hóa đơn).

2. Chuyển hóa đơn từ KiotViet qua VNPT-INVOICE

- Sau khi bật thiết lập kết nối hóa đơn điện tử với VNPT thành công, trên màn hình Hóa đơn (Giao dịch -> Hóa đơn) sẽ hiển thị thêm cột HĐ chuyển VNPT.

- Trạng thái của việc chuyển hóa đơn qua VNPT tương ứng bao gồm:

• Đã chuyển: Là các hóa đơn đã chuyển qua VNPT thành công.
• Trống: Là các hóa đơn chưa từng được chuyển qua VNPT hoặc đã được chuyển qua VNPT nhưng thất bại.

- Thao tác chuyển hóa đơn từ KiotViet sang VNPT:

• Bạn tích chọn các hóa đơn cần chuyển (1) có trạng thái:
  • Trạng thái hóa đơn: Hoàn thành, Đang xử lý và
  • Trạng thái chuyển VNPT: trống
• Chọn Thao tác (2) -> chọn Chuyển hóa đơn điện tử VNPT (3)

• Bạn tiếp tục chọn Chuyển (4) để hệ thống thực hiện tiến trình chuyển hóa đơn sang VNPT

• Hóa đơn được chuyển thành công, hệ thống hiển thị thông báo:

• Nếu tất cả hóa đơn chuyển thất bại, hệ thống hiển thị thông báo, bạn kích Thử lại nếu muốn chuyển lại lần nữa các hóa đơn đã chọn.

• Nếu 1 phần hóa đơn chuyển thành công, hệ thống hiển thị thông báo, bạn kích Đóng để về màn hình danh sách Hóa đơn.

• Nếu có thay đổi thông tin đăng nhập (tài khoản, mật khẩu) từ VNPT mà người dùng chưa cập nhật lại trên KiotViet, hệ thống hiển thị thông báo, bạn chọn Đã hiểu để chuyến đến màn hình Thiết lập cửa hàng.

• Lưu ý:
  • Hệ thống hỗ trợ 1 lần chuyển tối đa 100 hóa đơn.
  • Nếu hóa đơn có nhiều loại thu khác -> giá trị Thu khác đầu tiên (tính theo %) có mã chứa từ khóa bắt đầu là VAT (không phân biệt viết hoa, viết thường) và có giá trị theo tỉ suất: 0%, 5%, 8%, 10% sẽ được hiểu là thuế VAT của hóa đơn đó khi chuyển qua VNPT.
  • Tất cả các trường hợp hóa đơn không hợp lệ, chuyển lỗi đều có các thông báo tương ứng để hướng dẫn người dùng.
  • Người dùng có thể kiểm tra lại thông tin trạng thái các hóa đơn: Chuyển thành công, thất bại tại Lịch sử thao tác.

- Sau khi chuyển hóa đơn thành công sang VNPT, người dùng đăng nhập tài khoản của VNPT để thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phát hành, điều chỉnh, thay thế hóa đơn tại Lập hóa đơn -> Danh sách hóa đơn.

- Hóa đơn từ KiotViet sẽ chuyển qua VNPT theo Mẫu hóa đơn đã chọn tương ứng như sau:

3. Xuất file theo mẫu hóa đơn điện tử của VNPT-INVOICE

3.1. Màn hình khách hàng

- Khi bạn chọn File hoặc tích chọn khách hàng -> chọn Thao tác -> hệ thống hiển thị thêm chức năng Xuất file theo mẫu VNPT-EINVOICE

- Bạn kích chọn Xuất file theo mẫu VNPT-EINVOICE -> hệ thống hiển thị pop-up với các lựa chọn:

• File zip import VNPT-EINVOICE/ mới: sẽ xuất ra file danh sách khách hàng dưới dạng file zip xml, người dùng có thể dùng file này để import lên hệ thống VNPT. Lưu ý: Để phát hành hóa đơn điện tử được chính xác, bạn cần đảm bảo các thông tin về khách hàng được viết đúng đắn theo quy định của Cục thuế trước khi xuất file. Ví dụ:
  • Thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng (nếu khách hàng có mã số thuế) phải đầy đủ.
  • Mã khách hàng không có dấu, không chứa dấu cách hoặc ký tự đặc biệt để việc import được thuận lợi.
  • Số điện thoại, email cần điền đầy đủ để hệ thống có thể gửi hóa đơn điện tử về đúng địa chỉ người mua.​
• File excel VNPT-EINVOICE/ mới: sẽ xuất ra file danh sách khách hàng dưới dạng excel, người dùng có thể tham khảo các thông tin của khách hàng trong file này.

Lưu ý: file mới là file được định dạng theo thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính ban hành, có hiệu lực ngày 1/7/2022. Các gian hàng lựa chọn sử dụng file theo mẫu tương ứng trên hệ thống VNPT để thực hiện import thông tin thành công

- Bạn tiếp tục kích Xuất file để hệ thống tải xuống dữ liệu tương ứng

- Sau khi xuất file zip -> bạn thực hiện thao tác upload file dữ liệu khách hàng trên phần mềm VNPT

3.2. Màn hình hóa đơn

- Khi bạn chọn File hoặc tích chọn hóa đơn -> chọn Thao tác -> hệ thống hiển thị thêm chức năng Xuất file theo mẫu VNPT-EINVOICE

- Bạn kích chọn Xuất file theo mẫu VNPT-EINVOICE -> hệ thống hiển thị pop-up với các lựa chọn:

• File zip xml VNPT-EINVOICE/ mới: sẽ xuất ra file danh sách hóa đơn dưới dạng file zip xml để người dùng có thể import vào phần mềm VNPT. Lưu ý:
  • Hiện tại KiotViet đang hỗ trợ tạo hóa đơn điện tử (trên VNPT-EINVOICE) với dữ liệu hiển thị theo mẫu như sau:

• Để việc tạo dữ liệu được chính xác, các hóa đơn có thể import lên hệ thống VNPT phải KHÔNG chứa thông tin giảm giá hóa đơn, các giá trị thu khác.
• Nếu hóa đơn có nhiều loại thu khác -> giá trị Thu khác đầu tiên (tính theo %) có mã chứa từ khóa bắt đầu là VAT và có giá trị theo tỉ suất: 0%, 5%, 8%, 10% sẽ được hiểu là thuế VAT của hóa đơn đó.
• Thuế suất được tính theo giá trị thu khác hiển thị trong file tương ứng như sau:
  • 0: thuế 0%
  • 5: thuế 5%
  • 8: thuế 8%
  • 10: thuế 10%
  • -1: không có thuế

• File excel VNPT-EINVOICE/ mới: sẽ xuất ra file danh sách hóa đơn dưới dạng excel, người dùng có thể tham khảo các thông tin của hóa đơn trong file này.
• Lưu ý:
  • Để xem thông tin và import thành công lên hệ thống VNPT, với trường hợp khách hàng là khách lẻ (không có mã trên KiotViet), khi xuất file .zip hoặc excel danh sách hóa đơn à hệ thống hiển thị:
    • MaKhachHang: KHACHLEKHONGLAYHD.
    • TenKhachHang: Khách lẻ.
  • File mới là file được định dạng theo thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính ban hành, có hiệu lực ngày 1/7/2022. Các gian hàng lựa chọn sử dụng file theo mẫu tương ứng trên hệ thống VNPT để thực hiện import thông tin thành công.

- Bạn tiếp tục kích Xuất file để hệ thống tải xuống dữ liệu tương ứng

- Sau khi xuất file zip -> bạn thực hiện thao tác upload file dữ liệu hóa đơn trên phần mềm VNPT

II. MISA meInvoice

1. Thiết lập tính năng

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn kích chọn Thiết lập cửa hàng (2).

- Trong khối Thiết lập quản lý, bạn chọn Giao dịch (3), kích vào biểu tượng  để bật tính năng Kết nối hóa đơn điện tử (4).

- Trên pop-up Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử, bạn chọn MISA (5) -> nhập thông tin đăng nhập trên hệ thống MISA meInvoice (6) -> kích Lưu (7)

- Sau khi bạn lưu thông tin đăng nhập trên hệ thống MISA meInvoice thành công, hệ thống sẽ tiếp tục hiển thị danh sách mẫu hóa đơn điện tử theo hình thức tương ứng đang được sử dụng trên tài khoản MISA meInvoice (trong Hệ thống -> Hồ sơ hóa đơn điện tử -> Tùy chọn hóa đơn điện tử -> Hình thức hóa đơn), bạn chọn mẫu hóa đơn cần chuyển thông tin từ KiotViet (8) -> chọn Lưu (9)

- Hệ thống hiện thông báo, bạn chọn Đã hiểu (10).

Lưu ý: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin đăng nhập hoặc mẫu hóa đơn ở MISA, gian hàng vui lòng đăng nhập lại tài khoản và chọn đúng mẫu hóa đơn MISA tại màn hình Thiết lập cửa hàng của KiotViet.

2. Chuyển hóa đơn từ KiotViet qua MISA meInvoice

- Sau khi bật thiết lập kết nối hóa đơn điện tử với MISA thành công, trên màn hình Hóa đơn (Giao dịch -> Hóa đơn) sẽ hiển thị thêm cột HĐ chuyển MISA.

- Trạng thái của việc chuyển hóa đơn qua MISA tương ứng bao gồm:

• Đã chuyển: Là các hóa đơn đã được đánh dấu chuyển qua MISA thành công.
• Trống: Là các hóa đơn chưa từng được chuyển qua MISA hoặc đã được chuyển qua MISA nhưng thất bại.

- Thao tác chuyển hóa đơn từ KiotViet sang MISA:

• Bạn tích chọn các hóa đơn cần chuyển (1) có trạng thái:
  • Trạng thái hóa đơn: Hoàn thành, Đang xử lý và
  • Trạng thái chuyển MISA: trống
•  Chọn Thao tác (2) -> chọn Chuyển hóa đơn điện tử MISA (3)

• Bạn tiếp tục chọn Chuyển (4) để hệ thống thực hiện tiến trình chuyển hóa đơn sang MISA

• Nếu hóa đơn được chuyển thành công, hệ thống hiển thị thông báo:

• Nếu tất cả hóa đơn chuyển thất bại, hệ thống hiển thị thông báo, bạn kích Thử lại nếu muốn chuyển lại lần nữa các hóa đơn đã chọn.

• Nếu 1 phần hóa đơn chuyển thành công, hệ thống hiển thị thông báo, bạn kích Đóng để về màn hình danh sách Hóa đơn.

• Nếu có thay đổi thông tin đăng nhập (tài khoản, mật khẩu) từ MISA meInvoice mà người dùng chưa cập nhật lại trên KiotViet, hệ thống hiển thị thông báo, bạn chọn Đã hiểu để chuyến đến màn hình Thiết lập cửa hàng.

• Lưu ý:
  • Hệ thống hỗ trợ 1 lần chuyển tối đa 100 hóa đơn.
  • Nếu hóa đơn có nhiều loại thu khác à giá trị Thu khác đầu tiên (tính theo %) có mã chứa từ khóa bắt đầu là VAT (không phân biệt viết hoa, viết thường) và có giá trị theo tỉ suất: 0%, 5%, 8%, 10% sẽ được hiểu là thuế VAT của hóa đơn đó khi chuyển qua MISA.
  • Nếu trong 1 lần chuyển có đồng thời cả hóa đơn không hợp lệ và hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo chi tiết về hóa đơn không thể chuyển, bạn có thể tiếp tục chuyển các hóa đơn hợp lệ.

• Nếu trong 1 lần chuyển chỉ có các hóa đơn không hợp lệ, hệ thống hiển thị thông báo sau:

• Tất cả các trường hợp hóa đơn không hợp lệ, chuyển lỗi đều có các thông báo tương ứng để hướng dẫn người dùng. Người dùng có thể kiểm tra lại thông tin trạng thái các hóa đơn: Chuyển thành công, thất bại tại Lịch sử thao tác.

- Sau khi chuyển hóa đơn thành công sang MISA, người dùng đăng nhập tài khoản của MISA để thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phát hành, điều chỉnh, thay thế hóa đơn tại Hóa đơn -> Hóa đơn bán hàng.

- Hóa đơn được chuyển từ KiotViet qua MISA khi chưa phát hành sẽ có giao diện như sau:

Trên đây là bài viết cung cấp thông tin về cách xuất file XML theo mẫu VNPT-EINVOICE mà ACC muốn gửi gắm tới các bạn. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với quý bạn đọc. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu được tư vấn về vấn đề trên, vui lòng liên hệ với ACC nhé!