Cách xóa bỏ hóa đơn điện tử năm 2024

Đối với các hoá đơn điện tử phát hiện sai thông tin sau khi đã phát hành (đã ký điện tử) trên phần mềm hóa đơn điện tử, nếu thuộc trường hợp được phép xóa hóa đơn thì doanh nghiệp cần phải làm gì? Vậy cách xóa bỏ hóa đơn điện tử thực hiện như thế nào? Mời quý khách hàng cùng theo dõi bài viết dưới đây của công ty Luật ACC để biết thông tin cụ thể về các thắc mắc trên.

Mẫu hóa đơn xóa bỏ

1. Khi nào xóa bỏ hóa đơn điện tử? 

Theo Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định xóa bỏ hóa đơn điện tử như sau: nếu hóa đơn đã lập có sai sót, gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc chưa kê khai thuế thì doanh nghiệp xử lý như sau:

• Xóa bỏ hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý, xác nhận của cả hai bên.
• Hủy hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn 2 bên đã thỏa thuận.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay cho hóa đơn cũ, trong hóa đơn mới cần ghi rõ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày tháng….

2. Phân biệt xóa hóa đơn điện tử và hủy hóa đơn điện tử

Trong Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử, số lượng hóa đơn Xóa, Hủy và Mất cần được doanh nghiệp khai báo cụ thể. Trong đó, nội dung phân biệt xóa đơn và hủy hóa đơn như sau:

Đối với các hoá đơn điện tử phát hiện sai thông tin sau khi đã phát hành (đã ký điện tử), nếu thuộc trường hợp được phép xóa hóa đơn thì thực hiện trên chương trình như sau:

3. Hướng dẫn cách xóa hóa đơn điện tử ghi sai thông tin

Vào phân hệ Hóa đơn\tab Hóa đơn xóa bỏ, nhấn Xóa bỏ hóa đơn.

Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn. Hóa đơn xóa bỏ: Tìm kiếm hoá đơn cần xóa:

• Nhấn vào biểu tượng …
• Thiết lập điều kiện tìm kiếm, sau đó nhấn Lấy dữ liệu
• Chọn hoá đơn cần xóa, nhấn Đồng ý

Thông tin xóa bỏ: Khai báo thông tin về Ngày xoá hoá đơn, Số thứ tự ghi nhận việc xoá hoá đơn và lý do xóa hóa đơn

Biên bản thỏa thuận: Có thể lập trực tiếp trên phần mềm bằng cách:

• Nhấn Biên bản điện tử
• Khai báo thông tin chi tiết trên biên bản
• Nhấn Đóng

Hoặc có thế nhấn vào biểu tượng … để đính kèm biên bản thỏa thuận

Nhấn Xóa bỏ hoặc Xóa và gửi nếu muốn gửi luôn biên bản cho khách hàng. 

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã được gửi cho khách hàng trước đó, chương trình sẽ tự động tích chọn ô Hóa đơn đã gửi cho khách hàng.

• Tên người nhận và Email: Lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).

Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;“. Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi email thông báo về việc xóa hóa đơn cho khách hàng.

Lưu ý: Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ

• Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ được cập nhật trạng thái thành: HÓA ĐƠN XÓA BỎ
• Chương trình không cho phép xóa bỏ chứng từ Xóa hóa đơn

4. Lập và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ

• Vào phân hệ Hóa đơn, chọn Hóa đơn thay thế.
• Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn đã bị xóa bỏ cần lập hóa đơn thay thế, nhấn Lấy dữ liệu.
• Chọn hóa đơn muốn thay thế.
• Nhấn Đồng ý. Chương trình sẽ chuyển toàn bộ thông tin của hóa đơn xóa bỏ đã chọn lên hóa đơn thay thế.

Lưu ý: Trường hợp chọn nhầm hóa đơn xóa bỏ, có thể chọn lại hóa đơn như sau:

Sửa lại thông tin sai trên hóa đơn. Nhấn Cất.

Nhấn Phát hành hóa đơn. Việc phát hành hóa đơn thay thế tương tự như phát hành hóa đơn điện tử thông thường.

Lưu ý:

• Sau khi lập hóa đơn thay thế, trạng thái của hóa đơn sẽ là hóa đơn thay thế trên danh sách Hóa đơn điện tử
• Hóa đơn thay thế khi in ra sẽ có thêm thông tin Thay thế cho hóa đơn số ….

Trên đây là toàn bộ nội dung trả lời cho câu hỏi cách xóa bỏ hóa đơn điện tử mà chúng tôi cung cấp đến cho quý khách hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần giải đáp cụ thể, hãy liên hệ với Công ty luật ACC để được hỗ trợ:

Hotline: 1900.3330
Zalo: 0846967979
Gmail: [email protected]
Website: accgroup.vn