Cách Viết Biên Bản Cuộc Họp Chuẩn Nhất

Biên bản là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Tuy nhiên, nhiều người lại chưa hiểu rõ về vấn đề này. Hãy cùng ACC tìm hiểu các thông tin về cách viết biên bản cuộc họp thông qua bài viết dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này nhé.

1. Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp hay còn gọi là biên bản họp là loại văn bản ghi lại những gì đã diễn ra trong buổi họp nội bộ hoặc giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đoàn thể với nhau. Văn bản này thường là tổng hợp nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia. Khi kết thúc mọi người tham dự sẽ ký xác nhận và cam kết về những điều đã trình bày hoặc thống nhất trong buổi họp đó.

Biên bản họp thường gồm nội dung nào?

Mặc dù thực tế sẽ tùy thuộc vào nội dung và đặc điểm riêng của mỗi cuộc họp nội dung biên bản sẽ có những điều và mục thích hợp nhất. Tuy nhiên, biên bản cuộc họp chuẩn nhất định phải có các nội dung sau đây:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Tên cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp kèm theo số biên bản, tên biên bản.
• Địa điểm, ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).
• Các thành phần tham gia cuộc họp.
• Họ và tên của người chủ trì cuộc họp và họ và tên thư ký.
• Nội dung chính và các mục diễn ra trong cuộc họp.
• Riêng phần báo cáo cần ghĩ rõ ràng và chi tiết tên chức vụ người trình bày báo cáo. Tóm tắt nội dung báo cáo. Xem báo cáo kèm theo (nếu có văn bản kèm theo).
• Kết luận và các quyết định được thông qua trong cuộc họp.
• Thời gian kết thúc cuộc họp
• Chữ ký xác nhận của các bên tham gia cuộc họp.

2. Cần lưu ý điều gì trong biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là loại văn bản hành chính quan trọng cần độ chính xác cao. Do đó cần nhiều lưu ý như sau:

Thứ nhất, chuẩn bị sẵn mẫu

Để đảm bảo bắt kịp tiến độ và ghi chính xác những nội dung diễn ra trong cuộc họp người thư ký hoặc người được phân công nhiệm vụ ghi chép cần chuẩn bị sẵn mẫu biên bản cuộc họp với các nội dung sau đây:

• Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp
• Thành phần tham gia
• Nội dung cuộc họp
• Kết luận khi kết thúc cuộc họp

Thứ hai, cần tập trung ghi chép, đánh máy nhanh

Là người chịu trách nhiệm ghi chép nội dung cuộc họp thì bạn phải có tốc độ ghi tốc ký nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng trong suốt cuộc họp. Hãy chăm chú lắng nghe. Tốt nhất nên có sẵn sổ ghi chép và máy tính để có thể lưu lại các thông tin. Thậm chí có thể dùng máy ghi âm để đảm bảo thông tin trong biên bản được trình bày rõ ràng và chính xác nhất.

Thứ ba, chỉ ghi nhưng nội dung trọng tâm

Khi các thành viên phát biểu sẽ có những dài dòng nhưng cần tóm tắt lại và chỉ ghi trọng tâm. Không trình bày dài dòng, lan man hoặc nội dung không cần thiết vì vừa làm mất thời gian vừa làm bạn xao nhãng và bỏ lỡ những thông tin quan trọng.

Thứ tư, đảm bảo thông tin chính xác tuyệt đối

Yếu tố chính xác là chìa khóa then chốt của biên bản họp cho mọi cơ quan, tổ chức. Vì đây là căn cứ để lãnh đạo công ty, người có thẩm quyền điều hành một số vấn đề sau đó nên cần độ chính xác rất cao. Chính vì điều này mà người ghi cần có tính khách quan, trung thực. Tuyệt đối không thêm hoặc bớt hay tự ý bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.

3. Mẫu biên bản cuộc họp chuẩn dùng cho mọi trường hợp

………, ngày …… tháng …… năm

BIÊN BẢN CUỘC HỌP

Về việc………………..………..

Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm …..

Tại [........]

Diễn ra cuộc họp với nội dung [........]

I. Thành phần tham dự:

Chủ trì : Ông/Bà [........] Chức vụ: [........]

Thư ký: Ông/Bà [........] Chức vụ: [........]

Thành phần khác:[........]

II. Nội dung cuộc họp: [........]

III. Biểu quyết (nếu có):

– Tổng số phiếu: …………. Phiếu

– Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %

– Số phiếu không tán thành: ………… phiếu, chiếm …… %

Kết luận cuộc họp : [........]

Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.

Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.

Các thành viên tham dự khác

(Kỹ và ghi rõ họ tên)

Trên đây là một số thông tin về cách viết biên bản cuộc họp. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.