Cách tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access

Hiện nay, việc dùng phần mềm quản lý trong kinh doanh được rất nhiều công ty áp dụng để hạn chế sai sót. Với những đơn vị dùng hệ điều hành Windows, phần mềm quản lý bán hàng bằng Access là cái tên không còn xa lạ. Access giúp người dùng dễ quản lý việc kinh doanh, bán hàng. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho quý bạn đọc Cách tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access.

1. Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng là những hệ thống cho phép người sử dụng nắm được thông tin chi tiết hơn về các KPI về bán hàng của doanh nghiệp, biết được kết quả bán hàng và khả năng đạt chỉ tiêu bán hàng của từng nhân viên bán hàng theo thời gian thực. Phần mềm quản lý bán hàng cũng cho phép kiểm soát chỉ tiêu quan trọng về các cuộc gọi bán hàng như thời gian gọi điện trung bình, số lượng cuộc gọi hàng ngày của mỗi nhân viên, từ đó tối ưu hóa quy trình bán hàng để đạt doanh thu tối đa.

Phần mềm quản lý bán hàng là một hệ thống cung cấp các công cụ với đầy đủ chức năng giúp cho doanh nghiệp quản lý hiệu quả công việc của mình trong tất cả các phân đoạn bán hàng như: mua bán hàng, nhập hàng, quản lý hàng hóa, quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý đơn hàng, quản lý hàng hóa trả về, quản lý nhân viên, quỹ tiền, tài sản…..Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng vào doanh nghiệp giúp cho người quản lý kiểm soát được tất cả báo cáo về hoạt động trong kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác ở mọi nơi mọi lúc.

2. Chức năng của phần mềm bán hàng

• Bán hàng nhanh chóng: Hệ thống quản lý bán hàng được với nhiều tính năng hữu ích trong công tác quản lý hàng hóa và cả nhân viên, quầy hàng giúp việc phân phối hàng hóa đơn giản và nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian của cả người mua và người bán. Đây cũng là một lợi ích nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp vàđược khách hàng cũng như người bán hàng rất hài lòng khi sử dụng
• Quản lý chi tiết: Xây dựng ứng dụng quản lý bán hàng giúp cho người quản lý dễ kiểm soát quy trình bán hàng chi tiết như: hàng hóa, quản lý kho, hiệu quả kinh doanh của nhân viên, chăm sóc khách hàng… từ đó phát hiện kịp thời những loại hàng hóa nào còn tồn dư, loại nào bán chạy để có phương thức hoạt động hiệu quả nhất.
• Áp dụng phần mềm quản lý linh hoạt: Máy POS bán hàng không chỉ có thể sử dụng trên máy tính tại văn phòng, mà có thể sử dụng đầy đủ chức năng ngay trên tất cả các thiết bị thông minh có tích hợp tương ứng.
• Tiết kiệm chi phí: Phần mềm quản lý bán hàng được áp dụng vào kinh doanh, điều này đã giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian và công sức quản lý về hàng hóa, nhân viên, doanh thu… không những thế mà còn tiết kiệm được nhiều chi phí như in ấn báo cáo hay tiền công trả thêm cho nhân viên quản lý.

3. Cách tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access

Bước 1: Tạo cơ sở dữ liệu cho phần mềm

Để tạo cơ sở dữ liệu mới cho phần mềm quản lý bán hàng, bạn chọn File rồi chọn New. Tại đây, Access sẽ đưa cho bạn những dạng tệp khác nhau, bạn có thể tùy chọn bảng dữ liệu trống hoặc chọn mẫu có sẵn để chỉnh sửa. Ngay sau đó, hãy tiến hành đặt tên cho bảng ngay từ đầu để tránh nhầm lẫn giữa các file.

Bước 2: Nhập dữ liệu cho phần mềm

Khi nhập dữ liệu cho phần mềm, bạn cần lưu ý xác thực cấu trúc của dữ liệu. Phần mềm Access cung cấp cho người dùng khá nhiều định dạng dữ liệu nư bảng báo cáo, biểu mẫu, truy vấn,… bạn hãy sử dụng cấu trúc phù hợp nhất với nhu cầu.

Bước 3: Tạo mối quan hệ giữa các bảng

Khi đã nhập dữ liệu thành công, bạn có thể quản ý bán hàng bằng Access thông qua việc tạo các bảng truy vấn đề quản lý dữ liệu rộng hơn cũng như cấp quyền cho nhân viên, quản lý. Bạn cũng cần thiết lập mối quan hệ giữa các bảng để tạo sự liên kết bằng các bước sau:

• Chọn tab Database Tool – Công cụ cơ sở dữ liệu và ấn Relationships – Liên hệ.
• Kéo trường muốn đặt khóa ngoài vào trường muốn tạo và ấn Create. Lúc này màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ tạo liên kết giữa các trường.
• Cuối cùng, bạn chọn Enforce Referential Integrity – Buộc tham chiếu toàn vẹn khi tạo liên hệ là hoàn thành.

Bước 4: Tạo truy vấn

Tạo truy vấn là bước khá quan trọng, phức tạp trong 4 bước tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access. Nó đòi hỏi bạn nắm rõ các truy vấn và công cụ có trong Access. Các bước thực hiện bao gồm:

• Mở công cụ Query Design, chọn Thiết kế truy vấn.
• Nhận chọn bảng bạn muốn chạy truy vấn.
• Tiến hành nhấn chuột vào cột truy vấn và thiết kế bảng.
• Chọn Run để xem kết quả và lưu lại truy vấn sau khi hoàn thành.

Trên đây là các nội dung về Cách tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access. Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm và theo dõi bài viết của chúng tôi. Mong rằng bài viết sẽ cung cấp cho quý độc giả những thông tin hữu ích về nội dung này. Nếu có thắc mắc hay cần tư vấn, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với công ty luật ACC để chúng tôi có thể giải đáp và tư vấn cho quý bạn đọc một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.