Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Đà

1. Phần mềm kế toán là gì?

2. Sản phẩm phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Đà

2.1. Thông tin sản phẩm

2.2. Bảng giá sản phẩm 

3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Đà

1. Đăng nhập chướng trình

Bấm chuột vào biểu tượng của chương trình, màn hình đăng nhập hiển thị:

- Đăng nhập vào máy chủ

- Chọn dữ liệu làm việc. Ví dụ VietDa

- Chọn người dùng: Admin

- Mật khẩu: để trống, không cần nhập mật khẩu

Nhấn nút Đăng nhập để mở giao diện làm việc chính:

• Trình đơn phía trên cùng (Menu) chứa tất cả các chức năng của chương trình, mỗi mục được xem như 1 phân hệ: Nhập xuất, Thu chi, Công nợ, TSCĐ, Tổng hợp, Hệ thống... Đây là những chức năng chính của phần mềm kế toán. Ngoài ra, VIETDA có thể bổ sung thêm các phân hệ khác khi khách hàng có yêu cầu: Bán lẻ, Café Bar, Giá thành, Tiền lương, Quản lý két vỏ, hàng khuyến mãi, Tích hợp báo cáo (lấy dữ liệu từ các đơn vị trực thuộc để lập báo cáo cho toàn công ty, tổng công ty) ...
• Phân hệ Hệ thống cho phép chúng ta tạo mới dữ liệu. Các đơn vị làm kế toán dịch vụ có thể tạo nhiều file dữ liệu cho nhiều đơn vị khác nhau. Khai báo thông tin của đơn vị, các danh mục, số dư ban đầu và thiết lập các tham số làm việc áp dụng riêng cho từng dữ liệu.

2. Khai báo thông tin doanh nghiệp và tham số hệ thống

+ Bảng đơn vị:

- Khai báo thông tin doanh nghiệp như Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ...

- Tháng nhập số dư và Năm tài chính là tháng đầu tiên áp dụng chương trình. Bạn nhập số dư và chứng từ phát sinh kể từ tháng này. Nếu đơn vị mua sản phẩm VietDa giữa năm hoặc cuối năm thì có thể khai báo và nhập số dư, chứng từ phát sinh kể từ tháng đó, hoặc khai báo và nhập số dư, chứng từ phát sinh kể từ tháng 01.

+Bảng số thập phân:

- Khai báo hiển thị số thập phân trên màn hình khi nhập liệu chứng từ hoặc in báo cáo cho từng chỉ tiêu (Số lượng, Đơn giá tiền đồng Việt Nam, Đơn giá ngoại tệ, Tiền đồng Việt Nam, Ngoại tệ, Tỷ lệ chiết khấu)

- Muốn đơn giá sau khi chiết khấu được làm tròn theo số thập phân đã khai báo ở trên thì tích vào ô “Làm tròn đơn giá sau khi chiết khấu”

Lưu ý: Làm tròn đơn giá sau khi chiết khấu chỉ có hiệu lực tính toán đối với những chứng từ nhập liệu sau khi việc thay đổi tùy chọn này, không làm thay đổi số liệu của các chứng từ đã được lưu trước đó.

+ Bảng nhập xuất:

- Đánh dấu vào các ô phía bên trái để hiển thị thông tin tương ứng khi nhập liệu chứng từ nhập/xuất kho (Mã vạch Barcode, Mã hàng hóa, Đơn vị tính, ĐVT quy đổi, Chiết khấu, Giá vốn, Chi phí, Thuế Tiêu thụ đặc biệt, Thuế Xuất/Nhập khẩu Khoản mục, Vụ việc, Số đăng ký/Số lô, ngày sản xuất/Hạn dùng). Không đánh dấu vào ô nào thì thông tin đó không hiển thị trên màn hình nhập liệu.

- Đơn giá đã bao gồm thuế VAT: Đánh dấu ô này khi nhập liệu hóa đơn, chứng từ theo giá đã bao gồm VAT, chương trình sẽ tách được Tiền hàng và Tiền thuế dựa theo mức thuế suất VAT. Nếu có chiết khấu thì đánh dấu vào ô Chiết khấu theo giá đã bao gồm VAT để tính chiết khấu theo tỷ lệ % trên tổng số tiền bao gồm VAT, không đánh dấu thì chỉ tính chiết khấu trên Tổng tiền hàng. Nếu không đánh dấu ô Đơn giá đã bao gồm thuế VAT thì sẽ nhập liệu đơn giá chưa VAT (tiền hàng), chương trình sẽ tính tiền thuế VAT theo thuế suất VAT trên tổng tiền hàng nhập vào.

- Tính thuế VAT sau khi chiết khấu: Trường hợp vừa có thuế suất VAT, vừa có tỷ lệ chiết khấu thì đánh dấu vào ô này để tính số tiền chiết khấu theo tỷ lệ % trên giá nhập liệu, tính thuế VAT theo tỷ lệ % trên số tiền đã trừ chiết khấu. Không đánh dấu vào ô này thì cả tiền thuế và chiết khấu đều theo tỷ lệ % trên tổng tiền hàng (không bao gồm thuế VAT).

Lưu ý: Các ô Đơn giá đã bao gồm thuế VAT, Chiết khấu theo giá bao gồm VAT, Tính thuế VAT sau khi chiết khấu chỉ có hiệu lực tính toán ngay tại thời điểm nhập liệu, việc thay đổi tùy chọn này không làm thay đổi số liệu của các chứng từ đã được lưu trước đó.

- Danh mục hàng hóa có phân cấp mẹ/con: Đánh dấu vào ô này để chương trình tự động phân cấp mẹ/con khi nhập liệu danh mục hàng hóa, tương tự như danh mục tài khoản. Cảnh báo âm kho khi xuất hàng: Đánh dấu vào ô này để chương trình hiện thông báo khi hàng xuất có tồn kho bằng 0.

- Sắp xếp mặt hàng phiếu nhập/xuất: Trong một chứng từ nhập/xuất có thể nhập liệu rất nhiều mặt hàng, một mặt hàng sẽ hiển thị trên một dòng, muốn sắp xếp các mặt hàng đó trong cùng một chứng từ theo trình tự nhập liệu, thứ tự mặt hàng (ABC) hay theo Nhóm hàng-Mặt hàng thì tích vào ô tương ứng.

- Phương pháp tính tồn kho: Lựa chọn 1 trong 5 phương pháp tính giá hàng tồn kho gồm Bình quân thời điểm, Bình quân cuối tháng, Nhập trước xuất trước, Nhập sau xuất trước, Đơn giá đích danh. Nếu chọn giá Đích danh thì người dùng phải lựa chọn đúng lô hàng để định giá vốn khi xuất bán, các phương pháp còn lại sẽ do chương trình tính tự động và điền giá vốn hàng bán ngay sau khi lưu chứng từ. Tuy nhiên, khi lựa chọn phương pháp tính giá vốn tự động thì người dùng vẫn có thể áp giá đích danh riêng cho từng mặt hàng, từng chứng từ xuất kho.

+Bảng in ấn: Thiết lập khoảng cách biên trên của hóa đơn để kết xuất dữ liệu ra máy in sao cho trùng khớp vị trí với mẫu hóa đơn đã chọn. Các mục bên dưới cho phép chọn mẫu phiếu thu chi, nhập xuất phù hợp với nhu cầu của từng đơn vị.

+ Tùy chọn khác:

- Xác định kết quả kinh doanh theo từng công trình: Áp dụng cho các đơn vị xây lắp, in báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh cho từng công trình.

- Tự động điền số hiệu CTGS theo thứ tự sau khi lập: Chương trình điền tự động theo thứ tự 1,2,3...

- Thu/chi tiền cho nhiều đối tượng trong 1 phiếu: Hiển thị đối tượng để nhập liệu ở từng dòng chi tiết trong màn hình cập nhật phiếu thu/chi. Có thể nhập số tiền thu/chi của nhiều đối tượng trong 1 phiếu.

Danh sách tài khoản công nợ theo đối tượng: Là danh sách các tài khoản được kết xuất sang báo cáo công nợ để in theo từng đối tượng.

Lưu ý: Tài khoản nào nằm trong danh sách tài khoản công nợ theo đối tượng thì khi cập nhật số dư ban đầu hay phát sinh trong kỳ đều phải chọn đúng đối tượng công nợ để lên báo cáo chính xác.