Căn cứ nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hóa đơn, chứng từ có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022 thì tất cả các loại hình doanh nghiệp buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử hợp lệ được gắn liền với mã tra cứu, thuận tiện cho người quản lý cũng như khách hàng. Vậy việc sử dụng được hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến, cũng như sử dụng được mã tra cứu hóa đơn điện tử cũng trở thành yêu cầu cơ bản đảm bảo cho quyền lợi của người khách hàng. Xuất phát từ điều đó, bài viết sau đây của ACC sẽ hướng dẫn bạn đọc Cách sử dụng mã tra cứu hoá đơn điện tử nhanh nhất:
1. Mã tra cứu hóa đơn điện tử là gì
- Hóa đơn điện tử được hiểu đơn giản là hình thức hóa đơn với vai trò như một hóa đơn thông thường trên giấy tuy nhiên được sử dụng trên các ứng dụng, phương tiện điện tử, tạo nên sự tiện lợi trong sử dụng, tra cứu và lưu trữ
- Mã tra cứu hóa đơn điện tử là một dãy ký tự đặc biệt được gắn liền và mặc định riêng cho mỗi hóa đơn điện tử, sử dụng với vai trò tra cứu hóa đơn nhằm xác thực thông tin phù hợp quy định của pháp luật.
Mỗi hóa đơn điện tử được phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp tạo tự động một mã tra cứu duy nhất. Điều này mang ý nghĩa quan trọng, bảo đảm tính xác thực, rõ ràng và tránh nạn làm giả hóa đơn.
- Tra cứu hóa đơn điện tử là Sử dụng mã tra cứu hóa đơn nói trên để kiểm tra hóa đơn giao dịch, các loại hóa đơn khác trên nền tảng ứng dụng, phần mềm điện tử. Khách hàng (người mua/người sử dụng dịch vụ) có thể tra cứu hóa đơn trên cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế, tuy nhiên thông thường mỗi doanh nghiệp đăng ký sử dụng những phần mềm riêng tiện lợi hơn.
2. Hướng dẫn tra cứu mã tra cứu hóa đơn
Muốn tra sử dụng mã số tra cứu để tra cứu thành công hóa đơn điện tử thì cần có mã số tra cứu. Vậy, có thể tìm được mã số hóa đơn điện tử nói trên thông qua email hoặc SMS khi người bán phát hành Hóa đơn điện tử, cụ thể thông qua các cách chủ yếu sau:
- Tra cứu theo link tra cứu trên email
- Tra cứu theo file đính kèm tại link liên kết trên email/sms
- Tra cứu theo mã hóa đơn
3. Hướng dẫn sử dụng mã tra cứu thông dụng:
3.1 . Cách tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp chưa đăng ký hóa đơn điện tử, người mua hàng, có thể tra cứu trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế như sau:
Bước 1: Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết: MST của người bán, Loại hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Tổng tiền thanh toán, Mã captcha.
Bước 3: Chọn “Tìm kiếm”.
Lưu ý:
- Khi nhập dữ liệu vào ô Ký hiệu hóa đơn, cần bỏ bớt ký tự số ở đầu dãy ký hiệu. VD: 1C21TCV => C21TCV
- Màn hình có thể sẽ hiển thị một trong hai kết quả tra cứu không tồn tại hóa đơn hoặc hóa đơn đã được xử lý
Bên cạnh đó, theo thông tư 78/2021/TT-BTC và nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp đã đăng ký hóa đơn điện tử có thể tra cứu như sau:
Bước 1: Truy cập địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Đăng nhập theo thông tin tài khoản đã được Cơ quan thuế cấp.
Bước 4: Nhấp vào “Tra cứu” sau đó chọn “Tra cứu hóa đơn”.
Bước 4: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/ mua vào”. Tại đây, màn hình sẽ hiển thị toàn bộ hóa đơn đã được cơ quan thuế kiểm định theo nghị định 123 và thông tư 78
Để xem thông tin hóa đơn, chọn “Tìm kiếm” sau đó nhấn vào hóa đơn muốn xem để thực hiện các chức năng như: Xem, In, Xuất excel, Xuất XML
3.2. Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo mã tra cứu:
Bên cạnh phương thức tra cứu trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế thì thông thường, các doanh nghiệp lựa chọn các phần mềm cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, tạo ra sự tiện lợi. Điều này cũng đòi hỏi cách tra cứu hóa đơn điện tử theo mã tra cứu mà hệ thống phần mềm cung cấp, người dùng có thể thao tác như sau:
Bước 1: Mở email thông báo hóa đơn điện tử do người bán gửi và nhấp vào liên kết trong email.
Bước 2: Sao chép mã tìm kiếm trong email. Trong giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, tích vào ô tương ứng với mã tra cứu hóa đơn điện tử và dán mã tra cứu trên vào ô tìm kiếm.
Bước 3: Nhấp vào biểu tượng tìm kiếm (kính lúp).
Chương trình hiển thị thông tin về hóa đơn mà người bán đã xuất.
3.3. Cách tra cứu hóa đơn có mã QR:
Bên cạnh những cách thông dụng trên, một số đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử còn cho phép tra cứu hóa đơn bằng mã QR, trong trường hợp không tìm thấy email hay đơn giản là tích hợp sẵn mã QR trên hóa đơn giấy. Cách tra cứu như sau:
Bước 1: Người mua tra cứu hóa đơn/phiếu thu và chuyển đổi hóa đơn/phiếu thu điện tử sang hóa đơn giấy. Hoặc sử dụng mã QR được cung cấp
Bước 2: Thực hiện trên thiết bị di động:
- Tải xuống ứng dụng quét mã QR. Đi tới CH Play hoặc Appstore, nhập từ khóa mã QR => Chọn ứng dụng quét mã QR. Chờ ứng dụng tải xuống.
- Đặt camera điện thoại lên mã QR trên hóa đơn / biên lai để thực hiện quét mã. Điện thoại sẽ tự động chuyển hướng đến hóa đơn cần tra cứu.
4. Hướng dẫn sử dụng mã tra cứu đối với hóa đơn Giá trị gia tăng:
Kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng trên website của Tổng Cục Thuế phụ thuộc vào một trong hai trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Thực hiện kiểm tra đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có được cơ quan thuế cấp phép sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng hay không. Thời gian thực hiện tra cứu trường hợp này tốt nhất là 2 ngày nộp thông báo phát hành.
Bước 1: Quý khách hàng truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Bước 2: Thực hiện tra cứu thông tin của hóa đơn:
- Truy cập thông tin thông báo phát hành hóa đơn, sau đó chọn “hóa đơn”, tiếp tục nhấn chọn “tổ chức, cá nhân”.
- Thực hiện, kiểm tra Hóa đơn giá trị gia tăng bằng cách
- Điền mã số thuế doanh nghiệp cần tra cứu
- Ngày phát hành: Điền thông tin ngày phát hành cần tra cứu
- Nhập mã xác thực sau đó ấn chọn “tìm kiếm”
- Nhấn chọn vào ngày thông báo phát hành để tra cứu cụ thể thông tin phát hành. Lưu ý, kiểm tra kỹ lưỡng thông tin số lượng phát hành hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, ngày bắt đầu sử dụng.
Trường hợp 2: Thực hiện tra hóa đơn có hợp pháp hay không tại thời điểm trước khi hạch toán và kê khai hóa đơn.
Bước 2: Chọn mục “Thông tin hóa đơn, biên lai”, tiếp tục chọn “Hóa đơn”, cuối cùng nhấn chọn tệp “Tra cứu một hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn”
- Chọn hình thức "Tra cứu một hóa đơn" hoặc "Tra cứu nhiều hóa đơn"
- Người tra cứu điền đầy đủ các thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền sau đó ấn “Tìm kiếm” để tra cứu
Lưu ý:
- Nếu chọn "Tra cứu nhiều hóa đơn" quý khách hàng cần phải chuẩn bị trước một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu để có thể đăng nhập lên hệ thống.
- Muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn viễn thông, hóa đơn Invoice thì quý khách hàng có thể tích vào chọn: "Hóa đơn bưu chính viễn thông
Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu
- Nếu kết quả hiển thị đầy đủ như sau: “Thông tin người bán hàng hóa, dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn” thì Hóa đơn điện tử đó là hợp lệ, hợp pháp
- Nếu kết quả trả về thiếu một trong hai thông tin trên thì hóa đơn giá trị gia tăng mà quý khách hàng đang thực hiện tra cứu là không hợp pháp, đơn vị chưa phát hành hóa đơn hoặc đã phát hành rồi nhưng chưa được cập nhật trên trang Tổng Cục Thuế.
5. Một số câu hỏi thường gặp:
- Làm sao để tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng bằng mã QR code
Hiện nay hình thức tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng thông qua mã vạch chưa quá phổ biến. Mặc dù khá tiện lợi, nhưng chỉ một số đơn vị có thể ứng dụng hình thức này trong dịch vụ của mình. Để sử dụng tiện ích này, khuyến khích quý độc giả có thể trực tiếp liên lạc với ACC để được tư vấn cụ thể và miễn phí, tránh những trường hợp bị lừa đảo tiếc nuối xảy ra.
- Cách để tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng bằng mã vạch
Tương tự phương pháp tra cứu hóa đơn điện tử thông qua QR code, hình thức tra cứu bằng mã vạch đến nay vẫn ít được sử dụng, thậm chí ít đơn vị có thể ứng dụng hình thức tra cứu này hơn cả việc tra cứu hóa đơn bằng QR Code
- Phân biệt mã tra cứu hóa đơn điện tử và mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế
Mã tra cứu hóa đơn điện tử là dãy số được đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp với mục đích định vị hóa đơn, giúp cho người sử dụng tra cứu. Còn mã hóa đơn điện tử là mã số được cơ quan thuế cung cấp cho hóa đơn điện tử trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa gửi cho người mua hàng.
Bắt đầu từ 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật, vậy nên, nắm bắt được cách sử dụng ma tra cứu hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu, đặc biệt đối với những người là khách hàng, để bảo vệ lợi ích hợp pháp của bản thân một cách hiệu quả nhất. Trên đây là bài viết hướng dẫn độc giả “Cách sử dụng mã tra cứu hóa đơn điện tử thuận tiện nhất”, hi vọng có thể giúp quý bạn đọc dễ dàng tra cứu hóa đơn của mình
Tuy nhiên, nếu gặp những vấn đề khác khiến việc tra cứu của quý khách hàng còn bị rối, có thể trực tiếp liên hệ đội ngũ chuyên viên tư vấn của ACC để được tư vấn một cách kỹ lưỡng và miễn phí. Công ty luật ACC sẽ giải đáp mọi thắc mắc của quý khách và cập nhật quy định mới nhất giải quyết mọi vấn đề của mình. Không chỉ vậy, ACC sẽ đồng hành cùng quý khách hàng trước mọi khó khăn liên quan đến vấn đề pháp lý. Liên hệ ACC ngay tại bài viết này, hoặc số điện thoại: 084.696.7979.
Nội dung bài viết:
Bình luận