Công văn là một trong những văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các tổ chức, đoàn thể trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn của ACC cách soạn công văn theo quy định mới nhất
Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của tổ chức. Bởi vậy trong bài viết bên dưới ACC sẽ hướng dẫn cách soạn công văn theo quy định mới nhất.
1. Công văn là gì?
Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.
2. Các loại công văn cơ bản
Dựa vào mục đích ban hành, công văn được phân thành các loại như sau:
– Công văn hướng dẫn:
Công văn hướng dẫn là công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện về nội dung nào đó đã được quy định mà chưa rõ ràng hoặc chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ, quy định của đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo yêu cầu của cấp dưới.
– Công văn giải thích:
Công văn giải thích là công văn được dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung của các văn bản khác về thực hiện một công việc nào đó mà cơ quan, cá nhân nhận được chưa rõ, có thể hiểu không đúng về các quy định
Về cơ bản, công văn hướng dẫn và công văn giải thích khá giống nhau nên sẽ có nhiều người hiểu nhầm về 2 loại công văn này.
– Công văn chỉ đạo:
Công văn chỉ đạo là công văn của cấp trên thông tin cho cơ quan, bộ phận cấp dưới về các công việc cần triển khai, cần thực hiện. Nội dung của loại công văn này gần giống với chỉ thị, nên các chủ thể cần cẩn trọng khi sử dụng loại văn bản này.
– Công văn đôn đốc, nhắc nhở:
Công văn đôn đốc nhắc nhở là công văn của cấp trên nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh cấp dưới khi thực hiện các hoạt động, công việc, biện pháp, quyết định đã có yêu cầu thực hiện trước đó.
– Công văn đề nghị, yêu cầu:
Công văn đề nghị yêu cầu là công văn của các cơ quan, bộ phận cấp dưới, gửi cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp để đề nghị, yêu cầu cơ quan, bộ phận đó cung cấp các thông tin, giải quyết công văn có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.
– Công văn phúc đáp:
Là công văn dùng để trả lời về những vấn đề mà cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
– Công văn xin ý kiến:
Là công văn của cấp dưới yêu cầu cấp trên cho ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện một hoặc một số công việc nhất định khi có vấn đề phát sinh.
3. Cách soạn thảo công văn cơ bản
Một công văn cơ bản phải có đủ các phần, các nội dung chính sau đây:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Địa danh và thời gian gửi công văn.
- Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
- Chủ thể nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).
- Số và ký hiệu của công văn.
- Trích yếu nội dung.
- Nội dung công văn.
- Chữ ký, đóng dấu.
- Nơi gửi.
-Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn
- Công văn hướng dẫn: hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới.
- Công văn đôn đốc: đôn đốc cấp dưới, tránh được sự thiếu triệt để trong những hoạt động chuyên môn hoặc kịp thời chỉ ra những sai sót cần khắc phục trong thực tiễn.
- Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi Công văn. Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:
- Viện dẫn vấn đề.
- Giải quyết vấn đề.
- Kết luận vấn đề.
Toàn bộ những nội dung trên là hướng dẫn của ACC về cách soạn công văn. Để đảm bảo cho hoạt động của các tổ chức diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện, việc tuân thủ các quy định về soạn thảo công văn là một điều cần thiết. Bởi vậy, khi có nhu cầu, liên hệ với ACC qua 1900.3330 để biết thêm chi tiết nhé!
Nội dung bài viết:
Bình luận