Cách nhập, xuất, tra cứu hóa đơn trên phần mềm FAST

Fast là công ty chuyên sâu về phát triển và cung cấp các phần mềm, giải pháp quản trị tác nghiệp và điều hành doanh nghiệp trên nền tảng công nghệ thông tin, trong đó không thể không kể tới phần mềm Fast - công cụ hỗ trợ hữu hiệu cho lĩnh vực kế toán. Chúng ta hãy tìm hiểu về Fast thông qua bài viết Cách nhập, xuất, tra cứu hóa đơn trên phần mềm FAST!

1. Những quy định cơ bản về việc xuất hóa đơn điện tử

Khi giao dịch mua bán hàng hóa, các doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải đáp ứng được những điều kiện sau để có thể xuất hóa đơn điện tử hợp lệ.

• Các thông tin xuất hiện trên hóa đơn được trình bày đúng theo quy định (Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

• Cơ quan Thuế chỉ chấp nhận xử lý quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng quy định của pháp luật và các cơ quan tài chính.

• Hóa đơn điện tử phải có chữ ký, họ tên và đóng dấu trên văn bản.

• Bên bán phải tiến hành xuất hóa đơn đầy đủ dù bên mua không yêu cầu hoặc không có nhu cầu.

• Đối với những hàng hóa chưa được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền sẽ không được xuất hóa đơn.

• Thuế GTGT phải được nhập chính xác theo quy định của Bộ Tài chính.

• Các thông tin được ghi trên hóa đơn cần đảm bảo đúng quy định, câu từ rõ nghĩa.

2. Thời gian lập hóa đơn điện tử

Trong quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần lưu ý về thời gian lập hóa đơn điện tử. Cụ thể như sau:

• Đối với việc bán hàng hóa: Ngày tạo lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hay sở hữu hàng hóa sang bên mua.

• Đối với việc cung cấp dịch vụ: Ngày lập hóa đơn chính là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.

• Nếu doanh nghiệp đã thu tiền trước hoặc trong quá trình bán hàng/cung cấp dịch vụ thì ngày lập hóa đơn sẽ là ngày thu tiền.

• Đối với ngành xây dựng, lắp đặt: Ngày lập hóa đơn là ngày thực hiện việc nghiệm thu và bàn giao công trình cho chủ dự án.

• Đối với xuất khẩu hàng hóa dịch vụ: Ngày lập hóa đơn là ngày đã được thỏa thuận của đơn vị xuất khẩu và nhập khẩu.

3. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên Fast e-Invoice nhanh chóng, đơn giản

Lập hoá đơn mới

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Lập hóa đơn.

• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

Lập hoá đơn mới trên phần mềm Fast e-Invoice

Phát hành hóa đơn điện tử - Xuất hóa đơn điện tử

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Phát hành hoá đơn điện tử.

• Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

• • Chọn Loại = 1 – Phát hành để phát hành hoá đơn điện tử mới.

  • Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.

  • Chọn Mã đơn vị cần phát hành.

  • Chọn  Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) cần phát hành.

Lưu ý:

Mã phân loại phải được tạo trước ở chức năng Danh mục phân loại hóa đơn và chỉ định cho Đơn vị nào sử dụng tại chức năng Khai báo sử dụng hóa đơn.

Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo mã phân loại khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn có tích chọn vào ô Ngầm định (phát hành). Nếu chưa khai báo tại chức năng này thì khi phát hành hệ thống sẽ báo lỗi.

• Nhấn Nhận.

• Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.

• Xem nội dung hóa đơn trước khi phát hành: Chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên hóa đơn (nếu có).

• Phát hành hoá đơn điện tử: Chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.

• Yêu cầu ký số: Nếu doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.

• Chuyển hóa đơn điện tử sau khi phát hành cho người mua:

• • Nếu đơn vị áp dụng theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP: Ngay sau khi phát hành, hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử cho người mua qua thư điện tử của người mua (khai báo trong Danh mục khách hàng hoặc tại bước Lập hóa đơn – thẻ Khác – hướng dẫn phần trên).

  • Nếu đơn vị áp dụng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Tùy vào giá trị khai báo tại trường Hình thức hóa đơn (thuộc chức năng Khai báo ký hiệu hóa đơn) sẽ có các xử lý tương ứng sau:

1. Hình thức hóa đơn = 1 – Không có mã: Hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử cho người mua sau khi Cơ quan thuế phản hồi Đã chấp nhận (xem trạng thái Cơ quan thuế phản hồi tại báo cáo Danh sách hóa đơn).

2. Hình thức hóa đơn = 2 – Có mã của CQT: Tương tự hình thức hóa đơn = 1 – Không có mã.

3. Hình thức hóa đơn = 3 – Bảng tổng hợp: Tương tự như trường hợp đơn vị áp dụng Nghị định 51/2010/NĐ-CP (mô tả phần trên).

• Trường hợp chưa khai báo thư điện tử hoặc vì lý do nào đó người mua không nhận được thư, người bán có thể thực hiện gửi lại thư tại Báo cáo tình trạng hóa đơn hoặc Danh sách hóa đơn (xem hướng dẫn nút Gửi lại thông tin… trên thanh công cụ của báo cáo).

• Trường hợp thư điện tử có thể gửi đi chậm hoặc không gửi được, trước khi thao tác gửi lại, người bán có thể kiểm tra tình trạng gửi thư tại chức năng Danh sách hoá đơn chưa gửi thư.

• Ngoài hình thức gửi hoá đơn thông qua thư điện tử thì người bán có thể thỏa thuận với người mua gửi hoá đơn thông qua các hình thức khác.

• Bản thể hiện của hóa đơn điện tử: Có thể xem tại các chức năng Lập hóa đơn, Báo cáo tình trạng hóa đơn, Danh sách hóa đơn (tích vào nút In trên thanh công cụ).

Trên đây là các thông tin về Cách nhập, xuất, tra cứu hóa đơn vào phần mềm Fast mà ACC cung cấp tới quý bạn đọc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần hỗ trợ về vấn đề trên vui lòng liên hệ với Công ty Luật ACC của chúng tôi. Công ty Luật ACC luôn cam kết sẽ đưa ra nhưng hỗ trợ tư vấn về pháp lý nhanh chóng và có hiệu quả nhất. Xin chân thành cảm ơn quý bạn đọc.