Hướng dẫn hủy thông báo phát hành hóa đơn điện tử đã nộp

Khi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp phải có Thông báo về việc phát hành hóa đơn đó, tuy nhiên vì một số lý do nhất định, doanh nghiệp phải hủy hóa đơn phát hành. Trong bài viết này ACC sẽ cung cấp cho bạn nội dung Hướng dẫn hủy thông báo phát hành hóa đơn điện tử đã nộp

1. Các trường hợp hủy hóa đơn

Hóa đơn chính là một bảng liệt kê những danh sách các hàng hóa cùng với các thông tin liên quan đến hàng hóa đó và việc chuyển giao hàng hóa mà bên chuyển giao giao hàng cho bên nhận.

Hóa đơn hiện nay được phân loại thành các loại như sau: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác,…Hóa đơn thường được thể hiện bằng các hình thức là hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in.

Theo quy định của pháp luật thì dù các hóa đơn đã được phát hành nhưng khi phát hiện có sai sót thì sẽ phải tiến hành hủy bỏ theo quy định. Cụ thể như:

– Trường hợp hóa đơn đã được lập, đã giao cho người mua nhưng chưa thực hiện việc giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã được lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa thực hiện kê khai thuế nếu phát hiện ra có sai sót thì cần phải hủy bỏ.

– Những hóa đơn đã được lập, hóa đơn giao cho người mua hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế nhưng sau đó mới phát hiện có sai sót thì người bán và người mua sẽ phải thực hiện hủy hóa đơn.

– Ngoài ra hóa đơn cũng được hủy trong các trường hợp hóa đơn đặt in bị in sai, bị in trùng; trong trường hợp không tiếp tục sử dụng hóa đơn nữa thì cần phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn; các loại hóa đơn đã lập của các đơn vụ kế toán cũng sẽ bị hủy theo quy định của pháp luật.

Như vậy trong các trường hợp như trên thì bên bán, bên mua vẫn có thể hủy hóa đơn sau khi đã phát hành, khi hủy hóa đơn cần phải sử dụng mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn.

2. Mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn

Để hủy thông báo phát hành hóa đơn, kế toán cần phải nộp công văn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn bao gồm những nội dung sau:

- Quốc hiệu, tiêu ngữ: Là phần quan trọng không thể thiếu trong mọi văn bản chính quy, trừ trường hợp có quy định đặc biệt. Tiếp theo là ngày, tháng, năm…

- Kính gửi: Đối tượng gửi đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết (Ở đây là Chi cục thuế)

- Tên công văn viết bằng chữ in hoa có dấu, căn giữa văn bản.Ví dụ: CÔNG VĂN VỀ VIỆC HỦY THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN.

- Thông tin của doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp, tên người đại diện theo pháp luật, chức vụ, địa chỉ trụ sở chính của công ty, MST, tên ngành nghề đăng ký kinh doanh.

- Nội dung công văn: Trình bày ngắn gọn, cụ thể, đảm bảo chính xác thông tin về lý do viết công văn hủy hóa đơn. Tránh tình trạng dài dòng, không đúng trọng tâm.

Ví dụ:

Công ty chúng tôi xin trình bày như sau: Ngày….tháng…năm…công ty chúng tôi có thông báo phát hành hóa đơn…..Mẫu hóa đơn:………; ký hiệu:……………; từ số…….đến số….. và bắt đầu sử dụng từ ngày…tháng…năm….

Nay công ty chúng tôi làm công văn này xin hủy thông báo phát hành hóa đơn ngày…tháng…năm…với lý do sai ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn.

– Cam kết những nội dung đã nêu trong công văn là chính xác và chịu trách nhiệm về những thông tin đó;

Hướng dẫn hủy thông báo phát hành hóa đơn điện tử đã nộp

3. Cách lập thông báo hủy hóa đơn trên HTKK

Để hủy hóa đơn giấy còn tồn hoặc hóa đơn điện tử cũ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện trên phần mềm Hỗ trợ khai thuế của Tổng cục Thuế, lập thông báo hủy hóa đơn điện tử, gửi cơ quan thuế trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày tiêu hủy hóa đơn.
Các bước lập thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trên phần mềm HTKK

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Tại màn hình đăng nhập, bạn điền mã số thuế của đơn vị để đăng nhập hệ thống:

Sau khi đăng nhập thành công, bạn chọn mục Hóa đơn => Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu (TB/AC).