Hướng dẫn cách gia hạn visa gia đình ở nhật lần 1 năm 2024

Khi sống ở một quốc gia nước ngoài, việc duy trì tình trạng hợp pháp của visa là vô cùng quan trọng để có thể tiếp tục trải nghiệm cuộc sống mà không gặp phải rào cản pháp lý. Đối với những người đang sinh sống tại Nhật Bản, việc gia hạn visa gia đình là một phần quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi và an ninh cho toàn gia đình. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện việc gia hạn visa gia đình tại Nhật Bản. 

Trong thời gian ở Nhật mình đã từng chuyển đổi từ visa đi làm sang visa gia đình nên trong bài viết này mình sẽ chia sẻ lại kinh nghiệm của mình về vấn đề này. Các bạn quan tâm có thể tham khảo nhé.

Gia hạn visa gia đình

I. Gia hạn visa gia đình là gì?

Gia hạn visa gia đình là quá trình nộp đơn yêu cầu kéo dài thời gian lưu trú cho người nước ngoài đang sống ở một quốc gia do có quan hệ gia đình với công dân hoặc người có thẻ cư trú tại quốc gia đó. Mục đích là giữ cho gia đình được ở lại và không bị tách rời do hạn visa hết hạn.

II. Quy trình các bước gia hạn visa gia đình 

Bước 1: Kiểm tra điều kiện và hạn visa hiện tại

Bước 2: Thu thập hồ sơ và giấy tờ cần thiết

Bước 3: Điền đơn xin gia hạn visa

Bước 4: Nộp hồ sơ và đơn xin

Bước 5: Đợi xem xét và phản hồi

Bước 6: Thanh toán phí gia hạn visa

Bước 7: Nhận visa gia hạn

Quy trình các bước gia hạn visa gia đình

1. Bước 1: Kiểm tra điều kiện và hạn visa hiện tại

Trước hết, bạn cần kiểm tra hạn của visa hiện tại để đảm bảo rằng bạn nộp đơn trước khi visa hết hạn. Đồng thời, xác định xem bạn có đủ điều kiện gia hạn visa theo quy định của quốc gia đó hay không.

2. Bước 2: Thu thập hồ sơ và giấy tờ cần thiết

Tùy theo quy định, bạn cần thu thập các giấy tờ như: chứng minh quan hệ gia đình, bằng chứng thu nhập, hợp đồng thuê nhà, và các giấy tờ khác.

3. Bước 3: Điền đơn xin gia hạn visa

Điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn xin gia hạn visa theo hướng dẫn.

4. Bước 4: Nộp hồ sơ và đơn xin

Nộp hồ sơ và đơn xin tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc cơ quan tương đương.

5. Bước 5: Đợi xem xét và phản hồi

Sau khi nộp hồ sơ, bạn cần chờ đợi cơ quan quản lý xem xét và phản hồi về việc gia hạn visa.

6. Bước 6: Thanh toán phí gia hạn visa

Khi được chấp thuận, bạn sẽ cần thanh toán phí gia hạn visa theo mức phí quy định.

7. Bước 7: Nhận visa gia hạn

Sau khi hoàn tất mọi thủ tục và thanh toán, bạn sẽ nhận được visa gia hạn, cho phép bạn tiếp tục lưu trú tại quốc gia đó.

III. Thủ tục gia hạn visa gia đình

Khi visa gia đình của bạn sắp hết hạn, việc gia hạn visa là điều cần thiết. Bạn có thể bắt đầu thủ tục gia hạn từ 3 tháng trước khi visa hiện tại hết hạn. Dưới đây là các bước và giấy tờ cần thiết:

1. Đơn xin gia hạn visa: Bạn cần chuẩn bị đơn xin gia hạn visa và dán ảnh 3×4 chụp trong vòng 3 tháng gần nhất (在留期間更新許可申請書).

2. Hộ chiếu và thẻ cư trú: Bạn cần mang theo hộ chiếu và thẻ cư trú (在留カード) khi xin gia hạn visa.

3. Giấy tờ liên quan đến hôn nhân: Bạn cần có photo giấy đăng ký kết hôn và đính kèm bản dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh. Lưu ý rằng việc tự dịch là chấp nhận được và không cần phải công chứng.

4. Giấy tờ của người bảo lãnh: Đối với người bảo lãnh (ví dụ: vợ/chồng của bạn), bạn cần photo hộ chiếu và thẻ cư trú của họ. Nếu người bảo lãnh đang làm việc, bạn cần giấy chứng nhận đang làm việc (在職証明書：ざいしょくしょうめいしょ) của họ. Ngoài ra, giấy đăng ký nộp thuế và giấy chứng nhận nộp thuế (bản ghi rõ tổng thu nhập) của người bảo lãnh cũng là bắt buộc.

5. Phiếu công dân của người bảo lãnh: Bản này cần ghi rõ quan hệ của các thành viên trong gia đình (住民票：じゅうみんひょう).

6. Đơn đăng ký xin đi làm thêm: Nếu bạn muốn làm thêm, bạn cần chuẩn bị đơn đăng ký xin đi làm thêm (資格外活動許可申請).

Để đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị đầy đủ và chính xác tất cả các giấy tờ cần thiết, bạn nên liên hệ trực tiếp với Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản để được tư vấn.

Bạn có thể xin gia hạn visa gia đình từ 3 tháng trước khi visa cũ hết hạn. Thủ tục cũng khá đơn giản, chỉ cần các giấy tờ sau:

• Đơn xin gia hạn visa có dán ảnh 3×4 chụp trong vòng 3 tháng gần nhất (在留期間更新許可申請書): Xem mục số 12 trong link này hoặc download tại đây.
• Hộ chiếu và thẻ cư trú (在留カード) của người xin gia hạn visa
• Photo giấy đăng ký kết hôn và đính kèm bản dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh (tự dịch được không cần công chứng)
• Photo hộ chiếu và thẻ cư trú của người bảo lãnh (tức là vợ/ chồng bạn, người mà bạn phụ thuộc khi chuyển sang visa gia đình)
• Giấy chứng nhận đang làm việc (在職証明書：ざいしょくしょうめいしょ) của người bảo lãnh (vợ/ chồng) (trong trường hợp người bảo lãnh đi làm)
• Giấy đăng ký nộp thuế (納税証明書：のうぜいしょうめいしょ) và giấy chứng nhận nộp thuế (bản ghi rõ tổng thu nhập) (課税証明書：かざいしょうめいしょ) của người bảo lãnh
• Phiếu công dân của người bảo lãnh (Bản có ghi quan hệ của các thành viên trong gia đình) (住民票：じゅうみんひょう)
• Đơn đăng ký xin đi làm thêm (trong trường hợp bạn tiếp tục đi làm thêm sau khi gia hạn visa gia đình): 資格外活動許可申請: shikakugai katsudou kyoka shinsei) (DOWNLOAD). Đây là việc rất dễ quên khi đi gia hạn visa vì mình hay nghĩ là mình đã được phép đi làm rồi nên không cần xin nữa, nhưng thực ra là mỗi lần xin gia hạn sẽ phải làm lại đăng ký này 1 lần nhé.

Trong trường hợp có vấn đề gì cần phải kiểm tra hoặc xác nhận thì trên nyukan sẽ gửi thông báo về để các bạn nộp thêm các giấy tờ họ yêu cầu. Còn nếu không thì việc xin gia hạn visa gia đình chỉ cần đủ các giấy tờ trên là sẽ được xét duyệt và trả kết quả trong thời gian từ 2 tuần đến 1 tháng, phí là 4000 yen.

Lưu ý rằng trong một số trường hợp, Cục Xuất nhập cảnh có thể yêu cầu bạn nộp thêm các giấy tờ liên quan đến thuế hoặc bản sao sổ ngân hàng để kiểm tra. Việc này nhằm đảm bảo rằng bạn không vi phạm giới hạn giờ làm (28h/tuần) và đánh giá năng lực tài chính của người bảo lãnh.

Thời gian xét duyệt thường kéo dài từ 2 tuần đến 1 tháng và phí gia hạn visa là 4000 yen.

IV. Mẫu đơn xin gia hạn visa gia đình ở Nhật 

ĐƠN XIN GIA HẠN VISA GIA ĐÌNH TẠI NHẬT BẢN NĂM 

Kính gửi: Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản

Tôi tên là [Họ và tên], quốc tịch [Quốc tịch], sinh ngày [Ngày sinh], hiện đang sinh sống tại [Địa chỉ cụ thể tại Nhật Bản]. Tôi đã đến Nhật Bản theo diện visa gia đình từ ngày [Ngày bắt đầu visa] và visa của tôi sẽ hết hạn vào ngày [Ngày hết hạn visa]. Tôi viết đơn này để xin gia hạn visa gia đình tại Nhật Bản.

Lý do tôi xin gia hạn visa là [Lý do cụ thể: ví dụ như gia đình vẫn còn sinh sống và làm việc tại Nhật, muốn tiếp tục cuộc sống và công việc tại đây, ...].

Tôi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo hướng dẫn và yêu cầu của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản, bao gồm:

1. Đơn xin gia hạn visa có dán ảnh 3×4 chụp trong vòng 3 tháng gần nhất.
2. Hộ chiếu và thẻ cư trú của tôi.
3. Photo giấy đăng ký kết hôn và bản dịch sang tiếng Nhật.
4. Photo hộ chiếu và thẻ cư trú của người bảo lãnh.
5. Giấy chứng nhận đang làm việc của người bảo lãnh.
6. Giấy đăng ký nộp thuế và giấy chứng nhận nộp thuế của người bảo lãnh.
7. Phiếu công dân của người bảo lãnh.
8. [Các giấy tờ khác nếu cần].

Tôi hi vọng rằng Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản sẽ xem xét và chấp thuận đơn xin gia hạn visa của tôi. Tôi xin cam đoan sẽ tuân thủ tất cả các quy định và luật lệ của Nhật Bản trong quá trình sinh sống và làm việc tại đây.

Xin chân thành cảm ơn.

[Ngày, tháng, năm]

[Họ và tên]

Lưu ý: Đây chỉ là một mẫu đơn mô phỏng dựa trên thông tin bạn cung cấp. Khi viết đơn thực tế, bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin cá nhân và tuân theo các quy định của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản.

V. Chuyển từ visa đi làm sang visa gia đình

Nếu bạn đang có visa đi làm mà nghỉ việc, thì sau 3 tháng sẽ phải xin việc mới và thông báo với nyukan về việc chuyển đổi công ty. Nếu sau 3 tháng chưa xin được việc mới thì phải chuyển visa (ở đây mình chỉ nói trường hợp chuyển sang visa gia đình) chứ không được giữ visa đi làm nữa. Nếu cứ giữ visa đi làm đến khi nó hết hạn mới chuyển thì lúc chuyển sẽ khó khăn hơn, bị đòi hỏi nhiều giấy tờ chứng minh này nọ và lúc chuyển được rồi thì cũng chỉ được hạn 1 năm thôi chứ không được hơn, nên các bạn lưu ý nhé.

Thủ tục chuyển thì cũng khá đơn giản, chỉ cần nộp đủ giấy tờ là trên nyukan sẽ xét cho ngay. Dưới đây là các giấy tờ cần thiết khi chuyển từ visa đi làm sang visa gia đình trong trường hợp của mình.

• Đơn xin chuyển đổi visa có dán ảnh 3×4 chụp trong vòng 3 tháng gần nhất (在留資格変更許可申請書): Xem mục số 12 trong link này hoặc download tại đây.
• Hộ chiếu và thẻ cư trú (在留カード) của người xin đổi visa
• Giấy ghi lý do xin đổi visa (理由書)
• Photo giấy đăng ký kết hôn và đính kèm bản dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh (tự dịch được không cần công chứng)
• Photo hộ chiếu và thẻ cư trú của người bảo lãnh (tức là vợ/ chồng bạn, người mà bạn phụ thuộc khi chuyển sang visa gia đình)
• Giấy chứng nhận đang làm việc (在職証明書：ざいしょくしょうめいしょ) của người bảo lãnh (vợ/ chồng) (trong trường hợp người bảo lãnh đi làm)
• Giấy đăng ký nộp thuế (納税証明書：のうぜいしょうめいしょ) và giấy chứng nhận nộp thuế (bản ghi rõ tổng thu nhập) (課税証明書：かざいしょうめいしょ) của người bảo lãnh
• Phiếu công dân của người bảo lãnh (Bản có ghi quan hệ của các thành viên trong gia đình) (住民票：じゅうみんひょう)
• Đơn đăng ký xin đi làm thêm (trong trường hợp bạn muốn đi làm thêm khi có visa gia đình): 資格外活動許可申請: しかくがいかつどうきょかしんせい) (DOWNLOAD): Đăng ký này làm cùng lúc với khi chuyển visa gia đình thì khi nhận thẻ cư trú mới, đằng sau thẻ sẽ đóng dấu cho phép bạn làm tối đa 28 tiếng/ tuần. Như vậy khi bạn xin được việc làm thêm sẽ không cần phải mất công đi làm giấy này nữa.

Gia hạn visa gia đình

VI. Giấy tờ có thể cần phải bổ sung

• Chứng nhận số dư tài khoản ngân hàng hoặc bảng lương vài tháng gần nhất của người bảo lãnh
• Trong trường hợp sau khi nghỉ việc 3 tháng, bạn không tìm được việc mới nhưng cũng không xin đổi visa ngay, thì cần phải có bản kê khai những hoạt động cụ thể bạn làm trong thời gian từ lúc đó cho đến lúc xin đổi visa, giấy tờ chứng minh cho các hoạt động đó (nếu đi học thì có giấy chứng nhận của trường/ đi làm thêm thì có hợp đồng hoặc giấy tờ liên quan đến công việc đó) và giấy trình bày rõ lý do tại sao bạn không xin đổi visa ngay.

Thời gian xét duyệt chuyển đổi visa từ 2 tuần tới 1 tháng. Phí chuyển visa là 4000 yen.

VII. Mọi người cũng hỏi

1. Tôi cần thực hiện những bước nào để gia hạn visa gia đình ở Nhật Bản?

Đầu tiên, bạn cần thu thập đủ giấy tờ và thông tin cần thiết, bao gồm đơn đăng ký gia hạn visa, hộ chiếu, hình ảnh, và các tài liệu chứng minh quan hệ gia đình. Sau đó, nộp đơn gia hạn tại Sở Nhập cảnh và Định cư Nhật Bản (Immigration Bureau of Japan) hoặc qua dịch vụ giao nhận nếu có.

2. Khi nào tôi nên bắt đầu thực hiện quy trình gia hạn visa gia đình?

Để đảm bảo quy trình gia hạn visa được hoàn tất trước khi hết hạn, bạn nên bắt đầu thực hiện từ 3 đến 4 tháng trước ngày hết hạn visa hiện tại.

3. Gia hạn visa gia đình ở Nhật Bản có yêu cầu điều kiện gì?

Để được gia hạn visa gia đình ở Nhật Bản, bạn cần đảm bảo rằng quan hệ gia đình vẫn còn tồn tại và chưa thay đổi. Ngoài ra, bạn cần có đủ khả năng tài chính để duy trì cuộc sống và chi trả các khoản phí.

4. Quy trình xét duyệt gia hạn visa gia đình mất bao lâu?

Thời gian xét duyệt gia hạn visa gia đình thường kéo dài từ 1 đến 3 tháng. Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy thuộc vào tình hình và quy trình xét duyệt tại thời điểm đó.

5. Tôi có thể làm thủ tục gia hạn visa gia đình tại địa phương hay không?

Thường thì bạn cần phải đệ đơn gia hạn tại Sở Nhập cảnh và Định cư Nhật Bản hoặc qua dịch vụ giao nhận được ủy quyền. Tuy nhiên, nếu bạn ở xa và gặp khó khăn trong việc di chuyển, bạn nên liên hệ với cơ quan chính phủ để biết thêm về các quy định và hướng dẫn cụ thể.