Quy định về cách đóng dấu treo biên bản (Cập nhật 2024)

Để việc đóng dấu có giá trị thì cách đóng dấu vào giấy tờ, văn bản phải đúng theo quy định pháp luật.

Hiện nay, việc quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức nhà nước được thực hiện theo quy định tại Nghị định 99/2016 và Nghị định 30/2020 của Chính phủ; tùy từng loại dấu mà có cách đóng khác nhau.

1. Biên bản là gì?

Biên bản là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Biên bản có thể là biên bản ghi lại một sự kiện như biên bản cuộc họp, biên bản hội nghị... hoặc biên bản ghi lại một hành vi cụ thể như lập biên bản hành vi vi phạm pháp luật, biên bản bàn giao tài sản, biên bản giao nhận, biên bản đồng ý hoặc không đồng ý về một nội dung nào đó.

2. Bố cục và yêu cầu 

Yêu cầu chung của biên bản là phải mô tả lại các sự việc hiện tượng một cách kịp thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan, hoặc các ý kiến của các bên liên quan, không bình luận thêm bớt thì mới bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác. Ngoài ra biên bản còn phải tuân thủ những hình thức nhất định về thể thức, kỹ thuật trình bày, nội dung và văn phong.

Bố cục của biên bản có các yếu tố cơ bản sau:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ. (Để khẳng định giá trị pháp lý)
• Tên văn bản và trích yếu nội dung. (Lập biên bản về việc gì)
• Thời điểm lập biên bản hoặc ghi biên bản trong đó ghi rõ ngày, tháng, năm giờ, phút, ghi địa điểm nơi sự kiện, hành vi diễn ra (biên bản ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).
• Thành phần tham dự, chủ trì, thư ký ghi biên bản (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp…).
• Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung cơ bản, cần phải ghi lại đầy đủ ý kiến phát biểu các bên, lập luận các bên, ý kiến của chủ tọa...).
• Phần kết thúc (ghi thời gian cụ thể và lý do).
• Thủ tục ký xác nhận. Biên bản phải bao gồm chữ ký của thư ký lập biên bản và chữ ký của chủ tọa hội nghị, cần thiết thì có thểm thêm các chữ ký của người tham dự. Đối với biên bản xử phạt cần có chữ ký của người lập biên bản xử phạt và chữ ký của người bị lập biên bản (nếu người bị lập biên bản không ký thì người ghi biên bản phải ghi vào)

Yêu cầu của một biên bản:

• Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.
• Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.
• Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.
• Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản). Những người có trách nhiệm ký chứng nhận biên bản, biên bản phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan (nếu có) và ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

3. Cách đóng dấu chữ ký

Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

Điều 32, 33 Nghị định 30/2020 quy định khi đóng đóng dấu chữ ký cần lưu ý:

- Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.

- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

4. Cách đóng dấu treo

Cách thức đóng dấu treo sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định chứ không có chuẩn chung luật định. Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020.

Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.

Cách đóng dấu giáp lai

Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa năm tờ văn bản theo Điều 33 Nghị định 30/2020.

Lưu ý, những quy định nêu trên áp dụng bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định trên và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.