Hướng dẫn đóng dấu giáp lai, dấu chữ ký đúng quy định

Con dấu và chữ ký trong các giấy tờ của doanh nghiệp mang trong mình ý nghĩa rất quan trọng. Nó ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản có liên quan. Các cá nhân, doanh nghiệp cần lưu ý cách đóng dấu, ký tên khi thực hiện các hoạt động này cho đúng quy định của pháp luật. Vậy cách đóng dấu giáp lai, dấu chữ ký như thế nào mới đúng quy định của pháp luật. Mời quý bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé!

cách đóng dấu

1. Đóng dấu giáp lai, dấu chữ ký là gì?

Đóng dấu giáp lai được hiểu là việc sử dụng con dấu dùng để đóng lề trái hoặc phải của tài liệu bằng 2 tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu có thể đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

Khi sử dụng con dấu của công ty đóng dấu lên trên phần lề bên trái hoặc đóng lên phần lề bên phải của hợp đồng hoặc 1 tập tài liệu nào đó thì người đóng dấu cần phải đảm bảo hình tròn của con dấu khi đóng lên tập tài liệu đều phải xếp chồng lên nhau.

Việc sử dụng dấu giáp lai sẽ thể hiện được vị trí pháp lý, cũng như thể hiện được giá trị pháp lý của các văn bản quan trọng của cơ quan, công ty.

Khi đóng dấu giáp lai, thường dấu giáp lai sẽ có hình tròn, hình vuông hoặc có hình bầu dục..Dấu giáp lai cần phải đảm bảo được đóng lên toàn bộ những trang văn bản trong bản hợp đồng nhiều trang đó. Đảm bảo các dấu trên các trang văn bản được xếp chồng lên nhau.

Khi đóng dấu, người đóng dấu cần phải sắp xếp lại toàn bộ những trang trong hợp đồng đó. Hãy sắp xếp các trang theo hình dẻ quạt. Sau đó đóng dấu giáp lai lên trên mép trái hoặc trên mép phải của bản hợp đồng đó. Để đảo bảo trang nào trong hợp đồng cũng được đóng dấu đỏ. Từ đó, việc đóng dấu giáp lai trở nên nhanh chóng hơn.

Trường hợp những hợp đồng có quá nhiều trang và không thể đóng dấu giáp lai thì người đóng dấu có thể chia ra thành nhiều lần đóng dấu giáp lai hợp đồng. Cứ liên tiếp đóng dấu lên trên các trang văn bản cho đến khi hết hợp đồng. Lưu ý, khi sử dụng biện pháp này bạn cần phải đảm bảo rằng khi các trang ghép lại với nhau phải thành hình con dấu của doanh nghiệp.

Mục đích của việc đóng dấu giáp lai hay người đại diện ký các trang (hoặc đánh số trang) là nhằm đảm bảo tất cả các tài liệu pháp lý (hợp đồng, hồ sơ...) không bị thay thế, sửa đổi khi chưa có sự chấp thuận của người có thẩm quyền ký kết.

Hiện nay, đối với các hồ sơ thầu thường sẽ được sử dụng dấu giáp lai nhiều hơn. Bởi xét về mặt bằng chung, các hồ sơ khi tham gia gói thầu thường sẽ có nhiều tài liệu trùng nhau. Hơn nữa, các bộ hồ sơ thầu cần phải đảm bảo được sự giống nhau hoàn toàn tuyệt đối về cả nội dung của hồ sơ và về cả hình thức thể hiện.

2. Văn bản nào cần đóng dấu giáp lai?

Một số những loại văn bản cần phải đóng dấu giáp lai. Bao gồm:

• Hợp đồng kinh doanh có nhiều trang
• Quyết định về việc ấn định Thuế doanh nghiệp
• Thông báo về việc tiến hành giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo.
• Biên bản làm việc của công ty
• Quyết định thanh tra và quyết định kiểm tra của doanh nghiệp
• Quyết định về việc xử phạt hành chính đối với các vi phạm
• Thông báo về việc phạt nộp chậm các vấn đề liên quan đến Thuế của doanh nghiệp
• Kết luận về việc xác minh đơn tố cáo của doanh nghiệp
• Biên bản hợp của công ty
• Thanh lý hợp đồng của công ty
• Biên bản làm việc của doanh nghiệp.

Những tài liệu này doanh nghiệp đều phải đóng dấu giáp lai theo quy định.

3. Hướng dẫn đóng dấu giáp lai, dấu chữ ký đúng quy định

Căn cứ theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu giáp lai phải được đóng theo các quy định sau:

– Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.

– Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

– Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Đồng thời, căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu chữ ký phải được đóng theo các quy định sau:

– Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.

– Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của chúng tôi về vấn đề cách đóng dấu, cũng như các vấn đề pháp lý có liên quan. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc và có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn của ACC về cách đóng dấu vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng cách để lại bình luận hoặc liên hệ qua các thông tin dưới đây để được tư vấn và giải đáp một cách cụ thể nhất.