Ngày 10/05/2015, với việc Tổng cục thuế (TCT) nâng cấp ứng dụng khai thuế qua mạng và cho phép người nộp thuế có thể nộp hóa đơn mẫu bằng bản mềm qua trang nhantokhai.gdt.gov.vn, ACC xin Hướng dẫn chuyển bản mẫu hóa đơn từ bản cứng sang bản word để phục vụ cho việc nộp phụ lục của người nộp thuế. Hãy cùng ACC tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
1. Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là chứng từ kế toán do người bán hàng lập ghi nhận nghiệp vụ bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Nó thể hiện hàng hóa, dịch vụ được bán ra và doanh thu nhận được. Như vậy, hoá đơn là chứng từ thương mại thể hiện quan hệ mua bán, trao đổi giữa người mua và người bán, có giá trị làm bằng chứng chứng nhận cho việc chuyển nhượng hàng hoá giữa hai bên.
2. Có bao nhiêu loại hóa đơn?
Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 thông tư 119/2014/TT-BTC) hóa đơn bao gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng: Là hóa đơn dùng cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động thể hiện ở hình dưới đây:
2. Hóa đơn bán hàng: Hóa đơn bán hàng được dùng cho các đối tượng sau:
– Tổ chức, cá nhân tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp như các hộ kinh doanh cá thể, cửa hàng đại lý bán lẻ, cửa hàng bán lẻ trực tiếp…bán hàng trong nội địa.
– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
3. Hóa đơn khác gồm: Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
4. Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan. Ví dụ phí dịch vụ ngân hàng được gọi giấy báo nợ phí dịch vụ như phí dịch vụ mở LC, dịch vụ phí internet banking, dịch vụ phí tài khoản…
3. Các nội dung cần có của hóa đơn
Nguyên tắc: Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.
Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi điểm a khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC và khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC) khi lập hóa đơn thì phải có những nội dung bắt buộc sau:
3.1. Tên loại hóa đơn
– Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn.
Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ, PHIẾU XUẤT KHO HÀNG GỬI BÁN ĐẠI LÝ, TEM, VÉ, THẺ.
– Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.
Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH)…
3.2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
– Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm. Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.
Ví dụ: AA/19P; AB/20T; AA/21E. Trong đó: P: là hóa đơn đặt in; T: là hóa đơn tự in; E: là hóa đơn điện tử.
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu). Ký hiệu và mẫu hóa đơn có 11 ký tự như sau:
+ 02 ký tự đầu: thể hiện loại hóa đơn.
+ Tối đa 4 ký tự tiếp theo: thể hiện tên hóa đơn.
+ 01 ký tự tiếp theo: thể hiện số liên hóa đơn.
+ Ký tự tiếp theo là “/”: để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
+ 03 ký tự cuối: là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
Ví dụ: Ký hiệu: 01GTKT3/001 được hiểu là: 01 là loại hóa đơn giá trị gia tăng; GTKT: là Hóa đơn giá trị gia tăng khấu trừ; 3 là hóa đơn này có 3 liên; 001: đây là mẫu thứ nhất của hóa đơn GTGT có 3 liên.
01GTKT3/002 được hiểu là: 01 là loại hóa đơn giá trị gia tăng; GTKT: là Hóa đơn giá trị gia tăng khấu trừ; 3 là hóa đơn này có 3 liên; 002: đây là mẫu thứ hai của hóa đơn GTGT có 3 liên.
02GTTT3/001 được hiểu là: 02 là loại hóa đơn bán hàng; GTTT: là Hóa đơn bán hàng trực tiếp; 3 là hóa đơn này có 3 liên; 001: đây là mẫu thứ nhất của hóa đơn GTTT có 3 liên.
3.3. Tên liên hóa đơn
– Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 02 liên trở lên và tối đa không quá 09 liên, trong đó:
+ Liên 1: để lưu
+ Liên 2: giao cho người mua.
Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế…
Liên 3 có thể dùng để hạch toán; hoặc dùng để lưu tại bảng kê thuế GTGT đầu ra, tùy vào mục đích và quy định của từng doanh nghiệp.
3.4. Số thứ tự hóa đơn
– Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 07 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.
3.5. Ngoài ra, trên hóa đơn còn có các thành phần sau:
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ
– Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn
– Tên tổ chức nhận in hóa đơn
4. Hướng dẫn chèn hóa đơn mẫu vào fiile word nhanh chóng
Bước 1: Scan hóa đơn mẫu và lưu lại dưới định dạng jpg.
Bước 2: Chèn bảng scan hóa đơn vào bản word.
Các bạn mở một bản word mới và làm như hình vẽ dưới
Sau khi insert thành công.
Tương tự với các hóa đơn liên 2 và 3, thực hiện như liên 1.
Sau khi hoàn tất thì các bạn lưu file word này lại. Đây chính là file word của hóa đơn mẫu nộp cho tổng cục thuế qua mạng thay vì phải nộp trực tiếp hóa đơn mẫu như trước đây.
Trên đây là Hướng dẫn chèn hóa đơn mẫu vào fiile word nhanh chóng mà ACC muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng bài viết sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!
Nội dung bài viết:
Bình luận