Các Loại Con Dấu Phổ Biến Hiện Nay 2024

Con dấu là một vật dụng không còn xa lạ đối với hầu hết mọi người: khi tham gia giao dịch, làm việc với Cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp, đối tác. Trong đó cũng có rất nhiều loại con dấu, hoặc mang tính pháp lý, hoặc không.

Theo quy định của Nhà nước, các cơ quan đơn vị sự nghiệp đều phải sử dụng con dấu và được thể hiện trên văn bản với những nội dung pháp lý khác nhau. Các doanh nghiệp sau khi thành lập và trong suốt quá trình hoạt động cũng sẽ phải sử dụng mẫu con dấu đã đăng ký để thực hiện trong các giao dịch, hoạt động của mình.

1. Một số con dấu phổ biến hiện nay

Dấu của cơ quan Nhà nước, con dấu pháp nhân của doanh nghiệp, dấu chữ ký, dấu chức danh, …

Thông thường, trong các cơ quan Nhà nước, con dấu thường được làm theo khắc dấu gỗ, con dấu nổi trên chất liệu gỗ, kim loại. Đối với doanh nghiệp, thường khắc dấu hộp liền mực, chất liệu trên nền cao su.

Có 2 loại con dấu cơ bản là con dấu pháp lý và con dấu không mang tính pháp lý.

• Con dấu pháp lý: Là con dấu thuộc sự quản lý của cơ quan Nhà nước, được phát hành theo quy định và sự quản lý của Nhà nước. Con dấu này được sử dụng riêng biệt với từng chức năng nhiệm vụ và giúp xác nhận được tính pháp lý của các văn bản, tài liệu do cơ quan Nhà nước ban hành.
• Con dấu không mang tính pháp lý: Là các loại con dấu không thể hiện tính đại diện cho cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp hay doanh nghiệp nào. Nội dung thể hiện trên con dấu rõ ràng và có chức năng cụ thể.

Ví dụ một số loại con dấu không mang tính pháp lý: Dấu chức danh, dấu tên; Dấu phòng, ban; Dấu sao y bản chính; Dấu “đã thu tiền”, “đã chi tiền”; Dấu ngày tháng năm; …

Đối với doanh nghiệp, hiện nay, con dấu vẫn là một công cụ bắt buộc. Sau khi thành lập và có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành thủ tục khắc dấu với các đơn vị được khắc dấu theo quy định và thông báo mẫu con dấu với cơ quan có thẩm quyền. Con dấu bao gồm các nội dung về tên doanh nghiệp, mã số thuế (mã số doanh nghiệp) và địa chỉ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp (cấp huyện, tỉnh). Đây là con dấu có giá trị pháp lý và thường khắc dạng dấu tròn, dấu liền mực đỏ.

2. Cách đóng dấu

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
• Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

3. Các loại dấu doanh nghiệp cần có khi đi vào hoạt động

• Theo quy định của pháp luật, công ty khi hoạt động chỉ cần có con dấu tròn pháp nhân công ty. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng thêm các loại dấu khác tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, đặc thù của từng doanh nghiệp.
• Con dấu doanh nghiệp: Theo Luật Doanh nghiệp năm 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về: Hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp mình. Các vấn đề liên quan về quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu sẽ được thực hiện theo quy định trong nội dung của Điều lệ công ty đã được thông qua.
• Ngoài ra, con dấu chức danh cũng là một con dấu được nhiều doanh nghiệp sử dụng do tính ứng dụng cao và nhanh chóng, thuận tiện. Con dấu chức danh bao gồm hai nội dung chính là chức danh trong công ty + họ tên đầy đủ của người giữ chức danh đó.
• Việc khắc dấu chức danh, pháp luật không có quy định về giới hạn số lượng con dấu cũng như chức danh nào thì được quyền khắc dấu. Vì vậy, trong một công ty hoàn toàn có thể có nhiều con dấu với các chức danh khác nhau, thông thường người đại diện theo pháp luật sẽ khắc dấu chức danh riêng, ngoài ra các vị trí như kế toán trưởng, trưởng phòng ban, bộ phận, … cũng hoàn toàn có thể sử dụng loại dấu này.

4. Thủ tục khắc dấu khi thành lập doanh nghiệp

• Sau khi thực hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp và có giấy phép đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp thực hiện làm thủ tục khắc dấu và thông báo mẫu con dấu.
• Trước đây theo quy định cũ, doanh nghiệp liên hệ xin khắc dấu và phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an. Tuy nhiên, theo quy định mới, kể từ ngày Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực, thay vì đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an, doanh nghiệp có thể chủ động liên hệ với các đơn vị khắc dấu và chỉ cần thông báo qua mạng với Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.
• Trước khi sử dụng con dấu, công ty gửi thông báo mẫu dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ chính thức sử dụng con dấu đã thông báo đó.

5. Thông báo mẫu con dấu

Cách thức thực hiện

• Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu/thay đổi mẫu con dấu/hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Thành phần hồ sơ

• Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện
• Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện diện
• Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện diện

Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

6. Những câu hỏi thường gặp.

6.1. Có mấy loại con dấu?

Có 2 loại con dấu chính là con dấu pháp lý do nhà nước quy định và con dấu không mang tính pháp lý dựa trên nhu cầu sử dụng. Trong đó, con dấu pháp lý do nhà nước quy định bao gồm con dấu của các cơ quan nhà nước và con dấu pháp nhân của các cơ quan, tổ chức khác

6.2. Doanh nghiệp có cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng?

6.3. Điều kiện để sử dụng con dấu là gì?

6.4. Doanh nghiệp có được quyền tự quyết đối với con dấu?