Các bút toán thông dụng trong phần mềm kế toán DAS

1. Ưu điểm của phần mềm kế toán DAS

Là phần mềm kế toán động được phân tích thiết kế theo chuẩn mực kế toán Quốc Tế và hoàn toàn phù hợp với đặc thù của kế toán Việt Nam. Đặc biệt trong quá trình thiết kế sản phẩm có sự tham gia của các chuyên gia kế toán làm việc trong nhiều lĩnh vực thuộc các công ty, tập đoàn lớn trong và ngoài nước.

Khách hàng của DAS bao gồm các doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng cao và thay đổi nhanh, các công ty đa ngành và các tập đoàn quốc tế. Sứ mệnh của chúng tôi là giúp những tổ chức đó đạt được mục tiêu của mình, cụ thể là tăng doanh thu, giảm chi phí và kiểm soát được rủi ro.

DAS bao gồm hai bộ phần mềm chính: DAS Financials gồm các phân hệ quản lý tài chính, và DAS Business gồm các phân hệ quản lý kinh doanh. Ngoài ra, còn có một công cụ phân tích gọi là Business Intelligence (tạm dịch: Tri thức kinh doanh) giúp tăng cường và mở rộng các tính năng sẵn có của DAS.

Các phân hệ Financial (Tài chính) cho phép bạn thực hiện hạch toán kế toán và quản lý Tài chính bằng một sổ cái duy nhất và bao nhiêu loại tiền tùy ý. Với tính năng phân tích đa chiều mạnh mẽ có trong tất cả các phân hệ, DAS giúp nhà quản trị kiểm soát chặt chẽ hoạt động tài chính - kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp.

Các phân hệ Business (Kinh doanh) bao quát toàn bộ quy trình Mua hàng, Bán hàng và Kho hàng.

Các công cụ phân tích Business Intelligence cho phép bạn tiến hành phân tích và và lập báo cáo một cách toàn diện đối với toàn bộ các phân hệ của DAS trên giao diện đồ họa (biểu đồ) web thân thiện tiện lợi.

DAS có thể cài đặt cả trên một máy đơn lẫn cho mạng nội bộ gồm hàng trăm người dùng, và có thể thích ứng với rất nhiều môi trường điện toán khác nhau như Microsoft NT với SQL Server hoặc Oracle.

Nhờ việc cài đặt và triển khai đơn giản, huấn luyện sử dụng tùy theo yêu cầu của khách hàng, cùng với dịch vụ hỗ trợ toàn diện và có chất lượng cao, các doanh nghiệp có thể nhanh chóng khai thác khả năng mạnh mẽ của DAS và vận dụng nó dễ dàng vào các tác nghiệp kinh doanh của đơn vị mình.

2. Tính năng nổi bật

2.1. Cơ cấu linh hoạt và tự mở rộng:

Cấu trúc sổ cái tích hợp (integrated ledger) của DAS, cùng với cấu trúc mã linh hoạt cho phép điều chỉnh hệ thống một cách dễ dàng khi có những thay đổi trong cơ cấu của doanh nghiệp. Chẳng hạn, bạn sẽ không cần mời cả một nhóm chuyên viên lập trình lại hệ thống hoặc tiến hành tái triển khai toàn bộ hệ thống trong trường hợp công ty mở một chi nhánh, mua một công ty khác hoặc bán ra một công ty con của mình.

2.2. Chức năng tự mở rộng khi có yêu cầu của doanh nghiệp:

Với cơ chế mở đầu vào và đầu ra (nhập liệu và báo cáo), một trong những chức năng độc đáo mà chưa phần mềm kế toán Việt Nam nào có được. Chính ưu thế này giúp DAS phù hợp với tất cả loại hình kế toán áp dụng cho kế toán Việt Nam và kế toán Quốc Tế với một mã nguồn duy nhất.

2.3. Chức năng tự mở rộng đầu vào:

DAS cho phép người sử dụng tự mở các số sách kế toán, cùng các chỉ tiêu phân tích theo nghiệp vụ phát sinh cùng hệ thống tài khoản để phù hợp với doanh nghiệp của mình (mở rộng không giới hạn).

2.4. Chức năng tự mở rộng đầu ra:

Chương trình cho phép người sử dụng tự tạo các báo cáo, đây là khả năng cực mạnh DAS. Các báo cáo động được tạo ra là không giới hạn.

2.5. Không phụ thuộc vào qui mô doanh nghiệp:

Nhiều nhà quản trị muốn có một cơ sở hạ tầng linh hoạt, sao cho doanh nghiệp của họ lớn mạnh đến đâu thì hệ thống cũng dễ dàng phát triển theo đến đấy. Ðể có thể tập trung vào mục đích kinh doanh, họ cần một cơ sở hạ tầng (nghĩa là các ứng dụng, môi trường máy tính, môi trường mạng) không cứng nhắc, không là trở ngại cho đổi mới, mà ngược lại luôn luôn rộng mở cho khả năng đổi mới. DAS có khả năng mở rộng (scalability) cho phép các doanh nghiệp phát triển hệ thống từ một máy để bàn duy nhất thành một mạng với hàng trăm người dùng.

2.6. Phân tích đa chiều (Multi-dimensional Analysis):

Một trong những điểm mạnh quan trọng của hệ thống là khả năng phân tích đa chiều trên nền tảng công nghệ Data Warehousecủa MS SQL Server với công nghệ này nhà quản trị có thể lướt trên mọi “ngóc ngách” của dữ liệu, chỉ bằng click,drag and drop, bạn sẽ có ngay kết qủa từ tổng hợp đến chi tiết, trên nhiều chiều (dimension) khác nhau.

2.7. Với cơ chế Drill down và Drill Through:

có thể diễn giải chi tiết bất kỳ số liệu tổng hợp nào trên báo cáo, đây là cơ chế phân tích thông minh rất thích hợp cho việc Hỗ trợ ra quyết định của các nhà lãnh đạo.

2.8. Báo cáo động đa cấp, truy vấn ngược (drill down):

Tính năng này cho phép người dùng tự tạo ra các báo cáo không giới hạn với ứng dụng 27 chi tiêu tài chính (kỳ này, kỳ trước, cùng kỳ năm trước …) vào 3 cấp (Subtotal) với thứ tự lồng nhau tuỳ ý . Vd : Đặt mã phân tích nghiệp vụ là nhân viên và phòng ban và mã khác là mặt hàng bạn có thể ứng dụng báo cáo này như sau:  - Nhân viên khai thác được bao nhiêu mặt hàng, mỗi mặt hàng có doanh số là bao nhiêu…Hoặc có thể tạo báo cáo - Mặt hàng đó được khai thác bởi vững nhân viên nào với doanh số là bao nhiêu…

Một trong những điểm mạnh của báo cáo động là khả năng truy vấn ngược (drill down) ngay trên báo cáo. Trên một báo cáo động bất kỳ, sau khi chạy ra kết quả, nếu bạn muốn diễn giải bất kỳ số liệu nào, bạn chỉ cần đơn giản là double-click vào số liệu đó, DAS sẽ tự động liệt kê tòan bộ chi tiết chứng từ gốc mà con số thể hiện. Hơn nữa, người dùng hoàn toàn có thể tự chỉnh sửa số liệu trên chứng từ gốc nếu thấy có sai sót.

Đây là khả năng rất linh họat và tiện dụng phục vụ cho mọi yêu cầu tạo báo cáo và đối chiếu số liệu nhanh chóng, điều này cho phép nhà quản trị dễ dàng kiểm sóat tính đúng đắn của số liệu chỉ bằng thao tác click chuột.

2.9. Tổng hợp dữ liệu (Consolidation):

Do tiến hành Cơ cấu sổ cái tích hợp (Integrated ledger) của DAS giúp đơn giản hóa việc tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo cuối tháng và cuối năm, cho phép người dùng tổng hợp dữ liệu từ bất cứ bao nhiêu đơn vị trực thuộc bất kể là bằng thứ tiếng nào, dùng loại tiền nào và sử dụng môi trường điện toán nào.

DAS có khả năng đáp ứng nhu cầu kế toán tập trung, kế toán phân tán hoặc vừa tập trung vừa phân tán thông qua công cụ Consolidation (tổng hợp dữ liệu). Các công ty con, chi nhánh chuyền số liệu về tổng công ty hay công ty mẹ theo ngày , tháng để phục vụ mục đích cho bộ phận kế toán công ty tạo ra các báo cáo mà không cần cập nhật lại số liệu, ngoài ra người sử dụng có thể hạch toán on line (trực tuyến) từ các công ty con, chi nhánh về tổng công ty, công ty mẹ thông qua đường chuyền tốc độ cao, với sự trợ giúp của CSDL SQL Server tổng công ty, công ty mẹ sẽ cố số liệu tức thời (realtime - xử lý dữ liệu theo thời gian thực) của các công ty con và chi nhánh.

Thông tin kế toán là nội dung quan trọng tại các doanh nghiệp. Vì vậy, điều quan trọng đối với bộ phận kế toán là đảm bảo ghi nhận đúng và đủ thông tin kế toán và định khoản đúng là một yếu tố góp phần đảm bảo điều này. Các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp rất đa dạng và mỗi nghiệp vụ đều được ghi nhận bằng cách định khoản tài khoản. Hãy cùng tìm hiểu kỹ các bút toán định khoản kế toán cơ bản tại doanh nghiệp:

Định khoản kế toán ghi nhận nghiệp vụ kế toán mua hàng

• Mua hàng hóa:

- Mua hàng về nhập kho:

+ Phiếu nhập mua hàng trong nướcNợ TK 156, 152, 153,… Giá trị mua chưa bao gồm thuế GTGT

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán theo hóa đơn

Phiếu nhập khẩu (Tờ khai hải quan, biên bản giám định)

Ghi nhận giá trị hàng hoá:

Nợ TK 152,156,… Giá trị hàng hóa nhập khẩu chưa bao gồm các khoản thuế

Có TK 331,112: Tổng giá trị tiền hàng

Ghi nhận các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt,…:

Nợ TK 156 : Tổng tiền các loại thuế ( không bao gồm thuế GTGT)

Có TK 3333: Thuế nhập khẩu.

Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt

Có TK 333.. : Thuế khác ( nếu có)

Ghi nhận khi nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu và các loại thuế khác:

Nợ TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu

Nợ TK 3333: Thuế nhập khẩu (nếu có)

Nợ TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt

Nợ TK 33381: Thuế bảo vệ môi trường

Có TK 111,112: Tổng Tiền thuế phải nộp

Ghi nhận khấu trừ thuế GTGT:

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu.

- Mua hàng về không nhập kho:

Nợ TK 642, 642, 242, 211,..: Giá trị chưa bao gồm thuế GTGT

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu mua vào…

Có TK 111,112,331: Tổng giá trị thanh toán

- Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ: Căn cứ vào chuẩn mực Kế toán VAS số 02 thì các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng, sẽ được cộng vào giá trị của hàng hóa:

Nợ TK 156, 156, 211,…

Nợ TK 133

Có TK 331,111,112

• Mua hàng được hưởng chiết khấu: chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán:

- Chiết khấu thanh toán:
Nợ TK 111,112,..

Có TK 515

- Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán:
Nợ TK 331,111,112: Số tiền chiết khấu thương mại

Có TK 156, 152, … Giảm giá trị hàng tồn kho (nếu hàng còn trong kho)

Có TK 1331: Giảm thuế GTGT Mua vào

hoặc:

Nợ TK 331,111,112: Số tiền chiết khấu thương mại

Có TK 632, 154,642,…: Giảm giá vốn, giảm giá trị chi phí,… (nếu hàng đã bán)

Có TK 1331: Giảm thuế GTGT Mua vào

Định khoản kế toán nghiệp vụ kế toán bán hàng

• Bán hàng hóa, dịch vụ:
  • Ghi nhận doanh thu:

- Với hàng hoá dịch vụ bán trong nước:
Nợ TK 131,111,112: Tổng giá trị thanh toán

Có TK 511: Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ chưa bao gồm thuế GTGT

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

- Với hàng hoá dịch vụ xuất khẩu:
Nợ TK 131:Tổng phải thu về từ khách hàng.

Có TK 511 : Doanh thu xuất khẩu hàng hóa

- Ghi nhận giá vốn của hàng hóa dịch vụ bán ra:

- Với hàng hoá dịch vụ bán trong nước:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 156, 155, 154,..

- Với hàng hoá dịch vụ xuất khẩu:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 155,156,…

• Ghi nhận các loại chiết khấu khi bán hàng hóa, dịch vụ
  • Chiết khấu thanh toán:

Nợ TK 635

Có TK 111, 112,…

• Chiết khấu thương mại:
  • Trừ thẳng vào giá hàng trị hàng hóa trên hóa đơn.

Nợ TK 131,111,112: Tổng giá trị phải thu về

Có TK 511 ( Doanh thu đã giảm)

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

• Chiết khấu được được lập riêng trên một hóa đơn

Nợ TK 521: Số tiền chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331: Số tiền thuế GTGT đầu ra được điều chỉnh giảm

Có TK 131,111,112

Định khoản kế toán nghiệp vụ kế toán Tài sản cố định

• Ghi nhận mua tài sản cố định

Nợ TK 211: Giá trị Tài sản cố định (Bao gồm các khoản như: thuế trước bạ, đăng kiểm, chi phí vận chuyển lắp đặt chạy thử…)

Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 112, 331: Tổng giá trị thanh toán

• Phân bổ khấu hao tài sản cố định vào chi phí của bộ phận sử dụng định kỳ:

Nợ TK 642, 641, 154, 627,…

Có TK 214

• Các bút toán định khoản thanh lý, nhượng bán tài sản cố định
  • Xóa sổ TSCĐ

Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐ

Nợ TK 214: Giá trị đã khấu hao của TSCĐ

Có TK 211: NGuyên giá của TSCĐ

• Ghi nhận thu nhập

Nợ TK 131,112,… Tổng thanh toán

Có TK 711: Giá bán TSCĐ

Có TK 3331: Thuế GTGT bán ra TSCĐ