Khái niệm và quy định cần biết về Bút lục trong vụ án dân sự

Trong lĩnh vực tố tụng dân sự, Bút lục đóng vai trò thiết yếu trong việc ghi chép và lưu giữ thông tin liên quan đến vụ án. Đây không chỉ là tài liệu ghi nhận các diễn biến mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng, giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình xét xử. Việc hiểu rõ khái niệm và các quy định liên quan đến Bút lục không chỉ giúp các bên liên quan nắm bắt quy trình tố tụng một cách hiệu quả mà còn bảo vệ quyền lợi của mình trong các vụ tranh chấp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu sâu hơn về Khái niệm và quy định cần biết về Bút lục trong vụ án dân sự.

Khái niệm và quy định cần biết về Bút lục trong vụ án dân sự

1. Khái niệm Bút lục trong vụ án dân sự

Hiện nay, trong hệ thống pháp luật Việt Nam, không có văn bản quy phạm pháp luật nào đưa ra một định nghĩa rõ ràng và cụ thể về khái niệm "bút lục". Tuy nhiên, khái niệm này có thể được hiểu một cách rộng rãi và chính xác như là quá trình đánh số trang, số tờ của các tài liệu có liên quan trong hồ sơ xét xử vụ án hoặc giải quyết vụ việc.

Bút lục không chỉ đơn thuần là việc đánh số trang mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý hồ sơ vụ án. Quá trình này giúp cho việc theo dõi, tra cứu và xử lý các tài liệu trở nên dễ dàng hơn, đồng thời tạo điều kiện cho việc xem xét và phân tích thông tin một cách hệ thống. Mỗi tài liệu trong hồ sơ, từ đơn khởi kiện, chứng cứ, cho đến các biên bản và quyết định của Tòa án, đều cần được đánh số để đảm bảo tính chính xác và dễ dàng trong việc tra cứu.

Việc bút lục hồ sơ cũng góp phần bảo đảm tính minh bạch và nhất quán trong quá trình tố tụng. Khi các tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp một cách có hệ thống, Tòa án và các bên liên quan có thể nhanh chóng tiếp cận thông tin cần thiết mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm. Hơn nữa, bút lục cũng là một yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của các bên đương sự, bởi nó giúp đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đều được xem xét một cách đầy đủ và công bằng.

2. Quy định cần biết về Bút lục trong vụ án dân sự trong Bộ luật tố tụng dân sự 2015

Tại Điều 204 Bộ luật tố tụng dân sự 2015 quy định về Lập hồ sơ vụ án dân sự, có đề cập đến bút lục trong hồ sơ vụ án dân sự như sau:

2.1. Nội dung hồ sơ vụ án dân sự

Hồ sơ vụ án dân sự là tài liệu tổng hợp rất quan trọng trong quá trình giải quyết các vụ án dân sự. Hồ sơ này bao gồm nhiều thành phần khác nhau, cụ thể:

• Đơn khởi kiện: Đây là tài liệu đầu tiên do người khởi kiện nộp, thể hiện yêu cầu khởi kiện và các thông tin liên quan đến vụ án.
• Tài liệu và chứng cứ của đương sự: Bao gồm tất cả các tài liệu, chứng cứ mà các bên tham gia tố tụng (đương sự) đã cung cấp để chứng minh cho yêu cầu hoặc phản bác yêu cầu của bên kia. Các tài liệu này có thể là hợp đồng, biên bản, giấy tờ liên quan, hình ảnh, video hoặc bất kỳ tài liệu nào khác có giá trị chứng minh.
• Tài liệu và chứng cứ do Tòa án thu thập: Trong quá trình giải quyết vụ án, Tòa án có thể thu thập thêm tài liệu hoặc chứng cứ cần thiết để làm rõ nội dung vụ án. Những tài liệu này cũng sẽ được đưa vào hồ sơ.
• Văn bản tố tụng: Đây là các văn bản liên quan đến quá trình tố tụng, bao gồm các quyết định, thông báo, biên bản của Tòa án và Viện kiểm sát. Những văn bản này phản ánh quá trình và các quyết định của Tòa án trong quá trình giải quyết vụ án.

Tất cả các thành phần này đều phải được thu thập và lưu trữ cẩn thận để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của quá trình giải quyết vụ án.

2.2. Quy định về quản lý hồ sơ vụ án

Các giấy tờ và tài liệu trong hồ sơ vụ án dân sự cần phải được đánh số bút lục một cách chính xác để dễ dàng theo dõi và tra cứu. Hệ thống đánh số bút lục này sẽ giúp phân loại các tài liệu và giấy tờ một cách khoa học. Ngoài ra, việc sắp xếp các tài liệu phải được thực hiện theo thứ tự ngày, tháng, năm, với các giấy tờ, tài liệu có thời gian trước được đặt ở dưới và các giấy tờ, tài liệu có thời gian sau để ở trên.

Điều này không chỉ giúp cho việc quản lý hồ sơ trở nên dễ dàng hơn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các bên tham gia tố tụng trong việc tra cứu thông tin. Bên cạnh đó, việc quản lý, lưu giữ và sử dụng hồ sơ vụ án phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan và đảm bảo tính chính xác của thông tin trong hồ sơ.

Tham khảo bài viết: Điều kiện, thủ tục bảo lãnh người bị tạm giữ

3. Quy định cần biết về Bút lục trong vụ án dân sự trong Thông tư 04/2023/TT-BTP

Theo Điều 31 Thông tư 04/2023/TT-BTP quy định về Lập và bảo quản hồ sơ thi hành án, bút lục được đề cập khi lập hồ sơ thi hành án dân sự như sau:

3.1. Lập hồ sơ thi hành án

Quy trình lập hồ sơ thi hành án

Chấp hành viên có trách nhiệm lập hồ sơ thi hành án theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP ngày 18/7/2015 của Chính phủ. Hồ sơ thi hành án bao gồm nhiều loại tài liệu, trong đó có:

• Bản án và quyết định: Đây là tài liệu chính, ghi nhận các quyết định của Tòa án liên quan đến vụ án.
• Các biên bản: Bao gồm biên bản bàn giao, xử lý vật chứng và tài sản đã kê biên, tạm giữ. Biên bản xác minh, biên bản giải quyết việc thi hành án cũng là phần quan trọng của hồ sơ.
• Giấy báo và giấy triệu tập: Những tài liệu này ghi nhận các thông báo của cơ quan thi hành án đến các bên liên quan.
• Đơn yêu cầu và khiếu nại: Bao gồm các đơn yêu cầu thi hành án, khiếu nại của đương sự về quá trình thi hành án.
• Biên lai, phiếu thu, phiếu chi: Đây là các tài liệu chứng minh việc thu và chi tài sản trong quá trình thi hành án.
• Tài liệu liên quan khác: Các công văn, giấy tờ từ cơ quan thi hành án dân sự hoặc các tổ chức, cá nhân liên quan đến việc thi hành án, như công văn xin ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, hoặc công văn yêu cầu chuyển tiền, tang vật còn thiếu.

Yêu cầu về bìa hồ sơ

Hồ sơ thi hành án phải có bìa in theo mẫu thống nhất hướng dẫn tại Phụ lục II của Thông tư liên quan. Chấp hành viên cần ghi đầy đủ và chi tiết các mục đã in trên bìa hồ sơ. Trường hợp bìa hồ sơ bị cũ, nát hoặc ố nhàu, chấp hành viên phải thay thế bằng bìa hồ sơ mới, và ghi đầy đủ các thông tin từ bìa hồ sơ cũ lên bìa mới.

Quản lý tài liệu trong hồ sơ

Các tài liệu có trong hồ sơ thi hành án phải được sắp xếp cẩn thận, đánh số bút lục và liệt kê vào bảng danh mục in trên bìa hồ sơ thi hành án. Chấp hành viên phải liệt kê và sắp xếp tài liệu từ bút lục số 01 cho đến bút lục cuối cùng. Cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm khắc dấu bút lục theo mẫu thống nhất của Thông tư. Việc quản lý và sử dụng dấu bút lục phải tuân thủ quy định pháp luật hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu.

3.2. Thứ tự đánh số bút lục và sắp xếp tài liệu trong hồ sơ thi hành án

Phương pháp đánh số bút lục

Các bút lục trong hồ sơ thi hành án được đánh số theo phương pháp tịnh tiến, tức là mỗi tài liệu sẽ có một số duy nhất. Số bút lục được ghi vào góc phải, phía trên mặt trước của từng tờ tài liệu. Mỗi tờ tài liệu chỉ được đánh một số bút lục. Riêng đối với quyết định thi hành án và bản án, mỗi tài liệu sẽ chỉ đánh một bút lục. Nếu có nhiều bản án hoặc quyết định, mỗi bản sẽ được đánh số bút lục riêng biệt. Việc đánh số bút lục phải được thực hiện ngay sau khi thiết lập hoặc tiếp nhận tài liệu, theo trình tự thời gian tiếp nhận. Nếu tiếp nhận nhiều tài liệu cùng một thời điểm, số bút lục sẽ được đánh theo thứ tự thời gian ban hành của các tài liệu đó.

Thứ tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ

Việc sắp xếp tài liệu trong hồ sơ thi hành án cũng phải được thực hiện theo thứ tự nhất định:

• Đối với thi hành án chủ động: Tài liệu đầu tiên trong hồ sơ là quyết định thi hành án, tiếp theo là bản án, quyết định mà cơ quan thi hành án dân sự dựa vào để thực hiện thi hành.
• Đối với thi hành án theo yêu cầu: Tài liệu đầu tiên vẫn là quyết định thi hành án, sau đó là tài liệu liên quan đến việc yêu cầu thi hành án, và cuối cùng là bản án, quyết định.

Các tài liệu tiếp theo sẽ được sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới, căn cứ vào thời điểm mà cơ quan thi hành án tiếp nhận tài liệu. Tất cả tài liệu trong hồ sơ thi hành án phải được thống kê tại trang 03 của bìa hồ sơ, với danh mục tài liệu được ghi bắt đầu từ bút lục số 01 cho đến các bút lục tiếp theo, nhằm đảm bảo tính hệ thống và dễ dàng tra cứu trong quá trình xử lý vụ án.

Ví dụ về đánh số bút lục trong vụ án dân sự:

4. Các câu hỏi thường gặp 

Làm thế nào để lập Bút lục một cách chính xác?

Để lập Bút lục chính xác, người lập cần có kỹ năng ghi chép tốt, nắm rõ quy trình tố tụng và các quy định pháp luật liên quan.

Bút lục có thể bị tranh chấp không?

Có, Bút lục có thể trở thành đối tượng tranh chấp nếu một bên không đồng ý với nội dung ghi chép. Tòa án sẽ xem xét để đưa ra quyết định cuối cùng.

Nếu có sai sót trong Bút lục, phải làm gì?

Nếu phát hiện sai sót trong Bút lục, các bên liên quan cần thông báo cho tòa án hoặc cơ quan lập Bút lục để có biện pháp khắc phục.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề “Khái niệm và quy định cần biết về Bút lục trong vụ án dân sự". Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.