Quy định về bộ chứng từ làm thủ tục hải quan 2024

Thông quan là một thủ tục bắt buộc đối với việc xuất khẩu và nhập khẩu các sản phẩm trong đó cơ quan hải quan của một quốc gia thực hiện các công việc cần thiết để kiểm tra các mặt hàng xuất khẩu có tuân thủ pháp luật hay không. Vậy một chứng từ hải quan gồm những giấy tờ gì? Bài viết dưới đây của ACC về Quy định về bộ chứng từ làm thủ tục hải quan 2023 hi vọng đem lại nhiều thông tin chi tiết và cụ thể đến Quý bạn đọc.

Quy định về bộ chứng từ làm thủ tục hải quan 2023

I. Khái niệm bộ chứng từ hải quan

Để xuất khẩu hay nhập khẩu một mặt hàng nào đó, bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu hàng hóa đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Theo đó bộ chứng từ này là những văn bản chứa đựng thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh một sự việc, làm căn cứ để nhận hàng, thanh toán và khiếu nại, bồi thường trong những trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên.

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ có rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Và mỗi loại chứng từ sẽ có những chức năng, vai trò nhất định. Tuy nhiên nhìn chung bộ chứng từ xuất nhập khẩu có chức năng chính là giúp cho quá trình thanh toán tiền hàng được minh bạch hơn và từ đó hỗ trợ cho việc đổi trả, khiếu nại trong trường hợp giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu phát sinh những mâu thuẫn.

II. Bộ chứng từ hải quan gồm những gì?

Bộ hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu:

Đối với các lô hàng nhập khẩu, các giấy tờ bắt buộc phải có để làm hồ sơ thông quan đã được quy định rõ tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2018/TT-BTC, ban hành ngày 20/04/2018. Cụ thể như sau:

1. Tờ khai hải quan

Người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục khai hải quan phải nộp 2 bản chính của tờ khai hải quan, được in theo mẫu HQ/2015/NK. Đây là chính sách áp dụng với trường hợp khai hải quan giấy, đã được quy định rõ tại Khoản 2 điều 25 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 12 Điều 1 thuộc Nghị định ô 59/2018/NĐ-CP.

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục hải quan phải trình lên một bản chụp của hoá đơn thương mại hoặc các chứng từ khác có giá trị tương đương. Trong một số trường hợp nhất định, người khai hải quan không cần nộp giấy tờ này. Đó là:

• Lô hàng nhập khẩu nhằm mục đích thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài.
• Người mua không cần thanh toán cho người bán, lô hàng không có hóa đơn.

3. Vận đơn (Bill of Landing)

Trong trường hợp hàng hoá được vận chuyển bằng đường hàng không, đường sắt, đường biển hoặc đa phương thức thì vận đơn là chứng từ quan trọng mà người khai hải quan nhất định phải trình lên cơ quan hải quan. Cụ thể, cần trình lên 1 bản sao. Nếu như các lô hàng được nhập khẩu phục vụ cho việc thăm dò hay khai thác dầu khí, các tàu chịu trách nhiệm vận chuyển cần nộp bản khai hàng hoá. Giấy tờ này có giá trị tương đương với vận đơn.

4. Giấy phép nhận khẩu

Chính sách hiện hành đã quy định rõ những mặt hàng có tên trong danh sách hạn chế nhập khẩu, hàng hoá cần xin giấy phép nhập khẩu. Nếu như doanh nghiệp tra cứu thấy lô hàng của mình thuộc danh sách bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu thì phải làm thủ tục để xin loại giấy tờ này.

• Nếu như Doanh nghiệp nhập khẩu mặt hàng đó nhiều lần, cần trình lên một bản gốc.
• Nếu như Doanh nghiệp nhập khẩu 2 lần trở lên thì chỉ cần trình lên bản chính trong lần đầu tiên.

5. Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành

Tùy vào từng chuyên ngành, từng loại hàng hoá cụ thể, nếu chính sách hiện hành nói rõ người khai hải quan phải nộp bản sao hoặc bản gốc. Nếu như Doanh nghiệp nhập khẩu mặt hàng đó nhiều lần thì chỉ cần trình lên chi cục hải quan bản gốc ở lần đầu tiên.

6. Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân

Chứng từ này nhằm mục đích chứng minh doanh nghiệp của bạn đã đủ điều kiện để được nhập khẩu mặt hàng đó. Chứng từ này chỉ cần nộp 1 bản sao trong lần nhập khẩu đầu tiên.

7. Tờ khai trị giá

Bộ hồ sơ hải quan không thể thiếu tờ khai trị giá. Người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục khai hải quan sẽ nộp lên hệ thống giấy tờ này dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc nộp 2 bản chính trực tiếp lên cơ quan hải quan nếu chọn phương pháp hải quan giấy.

8. Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O)

Đây là chứng từ phải nộp nếu có để hoàn tất bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu.

9. Danh mục máy móc, thiết bị

Ở nội dung danh mục hàng hóa XNK Việt Nam, phân loại máy móc, thiết bị ở dạng tháo rời hoặc chưa láp ráp đã quy định rõ doanh nghiệp nhập khẩu cần nộp lên 1 bản sao đồng thời xuất trình bản gốc của loại giấy tờ này.

10 Hợp đồng ủy thác

Nếu như doanh nghiệp được uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng có tên trong danh mục hàng phải xin giấy phép thì người đại diện khai hải quan phải trình lên 1 bản sao.

11. Hợp đồng bán hàng cho viện nghiên cứu, trường học

Với hợp đồng bán hàng cho trường học, viên nghiên cứu, người khai hải quan phải trình lên một bản sao.

12. Bản kê lâm sản với gỗ nguyên liệu nhập khẩu

Với mặt hàng là gỗ nhập khẩu, người khai hải quan phải trình lên một bản gốc. Điều này đã được Bộ NNPTNT quy định rõ.

Hồ sơ hải quan xuất khẩu thương mại:

Đối với những tổ chức, doanh nghiệp muốn làm hồ sơ xuất khẩu thương mại, quy tình như sau:

• Người đại diện doanh nghiệp tiến hành khai hải quan và xuất trình hồ sơ hải quan với đầy đủ giấy tờ nếu có. Đồng thời, tốt nhất nên xuất trình thực tế hàng hóa cho hải quan kiểm tra.
• Sau khi hoàn tất các bước trên, đơn vị hải quan co trách nhiệm thông quan hàng hoá cho doanh nghiệp.

Hồ sơ trình lên bao gồm:

• Tờ khai háng hóa xuất khẩu;
• Giấy phép xuất khẩu;
• Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc thay thế bằng giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành, bản gốc.

Ngay sau khi người khai hải quan nộp và xuất trình hồ sơ, đơn vị hải quan có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Chậm nhất là 2 giờ làm việc từ khi tiếp nhận hồ sơ hoặc 8 giờ sau khi người khai hải quan xuất trình đầy đủ hàng hóa, đơn vị hải quan phải hoàn thành kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế.

III. Quy trình làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu 

Bước 1 - Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa: Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các loại chứng từ (đã được nêu bên trên) bằng cách in các mẫu đơn, sau đó điền đầy đủ thông tin. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể điền trực tiếp trên máy trước khi in ra.

Bước 2 - Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS thì cần cài đặt phần mềm để thuận tiện cho công tác khai và truyền tờ khai.

Bước 3 - Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng hóa nhập khẩu nằm trong danh sách hàng xuất nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần phải bổ sung hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo đúng quy định. Và trong trường hợp ngược lại, doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này.

Bước 4 - Khai và truyền tờ khai

Sau khi đã tải phần mềm khai báo hải quan xuống, khi này doanh nghiệp có thể tiến hành khai và truyền tờ khai hải quan. Sau đó lấy lệnh giao hàng. Lệnh giao hàng là một trong những chứng từ quan trọng để người nhập khẩu có thể lấy hàng ra khỏi cảng và sau đó vận chuyển về kho của mình.

Bước 5 -  Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa là mở và thông quan tờ khai. Quá trình mở tờ khai hải quan cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu
• Tờ khai phân luồng
• Invoice
• Packing list
• Bill of lading
• Các chứng từ cần thiết khác nếu được yêu cầu (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).

Sau khi xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan, nếu thấy các chứng từ đã hợp lệ, Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.

Trên đây là bài viết mà chúng tôi cung cấp đến Quý bạn đọc về Quy định về bộ chứng từ làm thủ tục hải quan 2023. Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc hay quan tâm đến Quy định về bộ chứng từ làm thủ tục hải quan 2023, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn.