Biên chế hành chính là gì?

Biên chế hành chính được xem là công cụ quản lý nhân sự quan trọng của Nhà nước, giúp đảm bảo hoạt động hiệu quả của bộ máy hành chính, kiểm soát chi tiêu ngân sách và xây dựng đội ngũ công chức ổn định, chuyên nghiệp. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, mời quý khách tham khảo bài viết Biên chế hành chính là gì? của Công ty Luật ACC.

Biên chế hành chính là gì?

1. Biên chế hành chính là gì?

Biên chế là số lượng người được cấp có thẩm quyền (thường là Bộ Nội vụ hoặc cơ quan cấp bộ) quyết định cho phép một cơ quan, tổ chức, đơn vị được tuyển dụng và sử dụng để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao. Những người này được gọi là "người hưởng lương từ ngân sách nhà nước" (đối với biên chế hành chính và một phần biên chế sự nghiệp) hoặc từ quỹ lương của đơn vị (đối với một phần biên chế sự nghiệp tự chủ tài chính). Nói một cách đơn giản, biên chế là "số lượng người làm việc chính thức" được Nhà nước "chính thức giao" cho một cơ quan, đơn vị.

Biên chế hành chính là số lượng người được tuyển dụng và bổ nhiệm vào các vị trí công chức, giữ các công vụ thường xuyên trong các cơ quan hành chính nhà nước để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn quản lý hành chính nhà nước. Số lượng biên chế này do cơ quan nhà nước có thẩm quyền (thường là Bộ Nội vụ) quyết định và giao cho từng cơ quan, đơn vị.

Tóm lại, biên chế hành chính là số lượng công chức được Nhà nước chính thức giao cho một cơ quan hành chính để đảm bảo hoạt động của cơ quan đó.

2. Mục đích của biên chế hành chính

Mục đích của biên chế hành chính

• Biên chế giúp xác định rõ số lượng người cần thiết cho từng vị trí, từng bộ phận trong cơ quan, đảm bảo đủ nhân lực để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao.
• Việc xác định rõ số lượng người giúp tránh tình trạng thiếu hụt nhân lực, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, hoặc thừa nhân lực gây lãng phí ngân sách.
• Biên chế là căn cứ pháp lý để các cơ quan nhà nước thực hiện việc tuyển dụng, bố trí, sử dụng và quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.
• Biên chế cũng là căn cứ để đánh giá hiệu suất làm việc, thực hiện các chế độ khen thưởng, kỷ luật, đề bạt, bổ nhiệm.
• Biên chế thường gắn liền với các vị trí việc làm cụ thể, mỗi vị trí có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng. Điều này giúp phân định trách nhiệm giữa các cá nhân và bộ phận, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót công việc.
• Việc phân định rõ ràng này cũng giúp nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong hoạt động của bộ máy nhà nước.
• Lương và các khoản phúc lợi cho cán bộ, công chức, viên chức được chi trả từ ngân sách nhà nước. Việc quy định biên chế giúp nhà nước kiểm soát số lượng người hưởng lương từ ngân sách, tránh tình trạng phình to bộ máy hành chính, gây áp lực lên ngân sách.
• Việc kiểm soát này giúp sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chính của nhà nước, tập trung vào các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội quan trọng khác.

3. Thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan trong quản lý biên chế 

Mỗi cơ quan sẽ có những thẩm quyền và trách nhiệm riêng, đảm bảo việc quản lý biên chế được thực hiện hiệu quả, đúng quy định pháp luật. Dưới đây là khái quát về thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan trong quản lý biên chế ở Việt Nam:

Quốc hội:

• Quyết định về tổng biên chế hành chính nhà nước, quyết định dự toán ngân sách nhà nước (trong đó có chi cho biên chế).
• Giám sát việc thực hiện quản lý và sử dụng biên chế trong phạm vi cả nước.

Chính phủ: Trình Quốc hội quyết định về tổng biên chế hành chính nhà nước; ban hành các nghị định, thông tư hướng dẫn về quản lý biên chế; quyết định giao biên chế cho các bộ, ngành, địa phương; Thống nhất quản lý nhà nước về biên chế trong phạm vi cả nước; chỉ đạo các bộ, ngành, địa phương thực hiện việc quản lý và sử dụng biên chế đúng quy định.

Bộ Nội vụ: Là cơ quan tham mưu giúp Chính phủ trong việc quản lý nhà nước về biên chế; xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý biên chế; thẩm định đề nghị giao biên chế của các bộ, ngành, địa phương; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quản lý biên chế. Có tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý biên chế; hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc quản lý và sử dụng biên chế của các bộ, ngành, địa phương; tổng hợp, báo cáo tình hình quản lý biên chế trong phạm vi cả nước.

Các Bộ, ngành: Xây dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu công chức, viên chức; đề xuất nhu cầu biên chế hàng năm; quản lý và sử dụng biên chế được giao; Quản lý và sử dụng biên chế được giao một cách hiệu quả, đúng quy định; thực hiện chế độ báo cáo về quản lý biên chế theo quy định; chịu trách nhiệm trước Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc quản lý biên chế thuộc phạm vi quản lý.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (cấp tỉnh):

• Quản lý biên chế của các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh; phân bổ biên chế cho các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện; đề xuất nhu cầu biên chế với Bộ Nội vụ.
• Quản lý và sử dụng biên chế được giao một cách hiệu quả, đúng quy định; thực hiện chế độ báo cáo về quản lý biên chế theo quy định; chịu trách nhiệm trước Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc quản lý biên chế thuộc phạm vi quản lý.

Hội đồng nhân dân cấp tỉnh:

• Quyết định biên chế công chức, viên chức trong các cơ quan của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi quản lý.
• Giám sát việc thực hiện quản lý và sử dụng biên chế trên địa bàn.

Để tìm hiểu thêm về: Chi phí của doanh nghiệp là gì? , mời quý khách tham khảo bài viết sau!

4. Nguyên tắc phân bổ biên chế

Việc phân bổ biên chế phải tuân theo các nguyên tắc sau:

• Tuân thủ pháp luật: Việc phân bổ biên chế phải dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành, bao gồm Luật Cán bộ, công chức, Luật Viên chức, các nghị định, thông tư hướng dẫn của Chính phủ và Bộ Nội vụ.
• Phân cấp, phân quyền: Việc phân bổ biên chế được thực hiện theo nguyên tắc phân cấp, phân quyền rõ ràng, giao quyền chủ động cho các cấp, các ngành trong việc quản lý và sử dụng biên chế.
• Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ: Số lượng biên chế được phân bổ cho từng cơ quan, đơn vị phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao. Cơ quan, đơn vị nào có chức năng, nhiệm vụ phức tạp, phạm vi hoạt động rộng thì được phân bổ biên chế nhiều hơn.
• Hiệu quả và tiết kiệm: Việc phân bổ biên chế phải đảm bảo sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả, tránh tình trạng thừa biên chế hoặc thiếu biên chế.
• Cần tính toán kỹ lưỡng nhu cầu nhân lực thực tế để tránh lãng phí ngân sách nhà nước.
• Đảm bảo cơ cấu ngạch công chức hợp lý: Cơ cấu ngạch công chức trong từng cơ quan, đơn vị phải phù hợp với yêu cầu của vị trí việc làm và đảm bảo tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức.
• Khách quan, công khai, minh bạch: Quá trình phân bổ biên chế phải được thực hiện một cách khách quan, công khai, minh bạch, tránh tình trạng tiêu cực, lợi ích nhóm.

5. Căn cứ để xác định biên chế

Việc xác định biên chế dựa trên nhiều căn cứ, bao gồm:

• Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị: Đây là căn cứ quan trọng nhất để xác định nhu cầu biên chế.
• Mức độ phức tạp, tính chất, đặc điểm, quy mô hoạt động; phạm vi, đối tượng phục vụ; quy trình quản lý chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật chuyên ngành: Các yếu tố này ảnh hưởng đến khối lượng công việc và nhu cầu nhân lực.  
• Thực tế việc sử dụng biên chế công chức được giao: Việc đánh giá hiệu quả sử dụng biên chế hiện có là cơ sở để điều chỉnh biên chế cho phù hợp.
• Đối với cơ quan, tổ chức ở địa phương, ngoài các căn cứ trên còn phải căn cứ vào quy mô dân số, diện tích tự nhiên, số lượng đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã và đặc điểm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội: Các yếu tố đặc thù của địa phương cũng được xem xét khi phân bổ biên chế.

6. Quy trình phân bổ biên chế 

Quy trình phân bổ biên chế thường bao gồm các bước sau:

• Xây dựng đề án vị trí việc làm: Các cơ quan, đơn vị phải xây dựng đề án vị trí việc làm, xác định rõ số lượng, cơ cấu và tiêu chuẩn của từng vị trí việc làm. Đây là căn cứ quan trọng để xác định nhu cầu biên chế.
• Xác định nhu cầu biên chế: Dựa trên đề án vị trí việc làm, các cơ quan, đơn vị xác định nhu cầu biên chế hàng năm và gửi đề xuất lên cấp có thẩm quyền.
• Thẩm định và tổng hợp: Cơ quan quản lý cấp trên (thường là Bộ Nội vụ đối với các bộ, ngành; UBND cấp tỉnh đối với các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh) tiến hành thẩm định đề xuất biên chế của các đơn vị trực thuộc và tổng hợp thành nhu cầu biên chế chung.
• Quyết định giao biên chế: Cấp có thẩm quyền (Chính phủ đối với biên chế hành chính, UBND cấp tỉnh đối với biên chế sự nghiệp thuộc tỉnh) quyết định giao biên chế cho từng cơ quan, đơn vị.
• Phân bổ biên chế: Sau khi được cấp trên giao biên chế, các cơ quan, đơn vị tiến hành phân bổ biên chế cho các bộ phận trực thuộc.

7. Câu hỏi thường gặp 

Chế độ đãi ngộ của biên chế hành chính là gì?

Trả lời: Người làm việc trong biên chế hành chính được hưởng các chế độ đãi ngộ sau:

• Lương theo hệ số lương và bậc lương quy định của nhà nước.
• Các khoản phụ cấp như: phụ cấp chức vụ, thâm niên, trách nhiệm, khu vực, độc hại.
• Các quyền lợi về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
• Chế độ nghỉ phép, nghỉ lễ và nghỉ hưu theo quy định.

Tại sao cần phải tinh giản biên chế hành chính?

Trả lời: Tinh giản biên chế hành chính nhằm mục đích:

• Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước.
• Giảm gánh nặng ngân sách nhà nước.
• Loại bỏ tình trạng dư thừa, trùng lặp trong bộ máy hành chính.
• Tập trung xây dựng đội ngũ công chức chất lượng, có năng lực và trách nhiệm.

Những thách thức khi thực hiện tinh giản biên chế hành chính là gì?

Trả lời: Một số thách thức bao gồm:

• Tâm lý e ngại của người lao động khi bị cắt giảm.
• Khó khăn trong việc đánh giá đúng năng lực và hiệu suất làm việc.
• Nguy cơ thiếu hụt nhân sự trong một số lĩnh vực quan trọng.
• Tình trạng ưu ái, chưa minh bạch trong việc tinh giản biên chế

Biên chế hành chính khác gì so với hợp đồng lao động?

Trả lời:

• Biên chế hành chính: Là vị trí làm việc lâu dài, ổn định, hưởng lương từ ngân sách nhà nước và có các quyền lợi như bảo hiểm xã hội, hưu trí.
• Hợp đồng lao động: Là hình thức làm việc theo thỏa thuận, có thời hạn cụ thể hoặc không thời hạn, tùy thuộc vào hợp đồng ký kết giữa người lao động và người sử dụng lao động.

Xin chân thành cảm ơn quý khách đã dành thời gian theo dõi bài viết trên. Hy vọng bài viết sẽ mang đến một cách nhìn tổng quát cho bạn về Biên chế hành chính. Nếu có thắc mắc nào bạn hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn hỗ trợ ngay nhé!