Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử trên phần mềm easyinvoice

Trong quá trình phát hành hóa đơn điện tử, việc sai sót một số thông tin về số lượng hàng hóa, giá bán, thuế,… là điều khó tránh khỏi. Vì vậy, Sau đây là biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử trên phần mềm easyinvoice

1. Trường hợp nào cần điều chỉnh hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa cung ứng dịch vụ, hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, thì sẽ xử lý theo các bước sau:

Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và bên mua

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định và gửi cho bên mua

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán cần xử lý như sau:

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót

Trường hợp 3: Xử lý hóa đơn điện tử viết sai: sai thông tin khách hàng nhưng đúng mã số thuế người mua, thì các bên lập biên bản điều chỉnh giấy/điện tử không phải lập hóa đơn điện tử

Trường hợp 4: Sai thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn mà hóa đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, cả người bán và người mua đã kê khai thuế thì tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh

Thế nào là điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, trong trường hợp hóa đơn đã được lập và giao cho bên bán, sau đó phát hiện có sai sót thì bên bán lập biên bản hoặc thỏa thuận sai sót. Đồng thời, bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Vậy điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử tức là khi phát hiện sự sai lệch âm về số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, giá trị gia tăng,… Khi đó, kế toán lập hóa đơn điều chỉnh mới nhằm đảm bảo sự chính xác trong thông tin hóa đơn.

2. Các bước điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử

Bước 1: Truy cập vào hệ thống phần mềm Easyinvoice

Doanh nghiệp truy cập vào hệ thống Easyinvoice bằng cách gõ trên thanh công cụ tìm kiếm Google: (MSTDN).Easyinvoice.vn hoặc (MSTDN).com.vn

Bước 2: Tìm hóa đơn cần giảm

Trên menu chức năng, doanh nghiệp chọn “Quản lý hóa đơn” tìm đến “Danh sách hóa đơn”. Màn hình chính sẽ hiển thị danh sách hóa đơn, doanh nghiệp chọn hóa đơn cần thay thế và ấn thông báo hóa đơn sai sót.

Lưu ý: Theo thông tư 78, trước khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử cần gửi mẫu công bố thông báo hóa đơn sai sót lên thuế. Nếu hóa đơn của doanh nghiệp đã hợp lệ và có mã của cơ quan thuế thì không cần gửi thông báo này.

Bước 3: Lập và kê khai đầy đủ thông báo hóa đơn có sai sót

Trên màn hình sẽ xuất hiện tờ khai Thông báo Hóa đơn điện tử có sai sót. Doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin tờ khai và ấn gửi thông báo để nộp tờ khai lên cơ quan thuế.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp ở tỉnh thành nào thì khai báo tỉnh/thành nơi lập ở đó
• Tính chất thông báo: Điều chỉnh
• Lý do: sai gì thì viết lý do đó. Tránh lý do quá dài hệ thống không thể gửi đi được

Bước 4: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn sai sót

Sau khi hệ thống báo báo gửi hóa đơn sai sót thành công. Doanh nghiệp kiểm tra lại hóa đơn đã hợp lệ hay chưa. Tại menu dọc, chọn “Lịch sử giao dịch” -> Tìm đến “Lịch sử giao dịch”.  Ấn vào xem chi tiết (hình con mắt) tại tab kết quả trả về, chọn chi tiết.

Nếu trạng thái hóa đơn là Thông báo kết quả kiểm tra thông tin gửi dữ liệu hợp lệ hoặc mô tả lỗi báo hợp lệ, vậy doanh nghiệp đã nộp hóa đơn sai sót thành công.

Bước 5: Điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử

Tiếp theo, trên thanh ngang, doanh nghiệp vào “Quản lý hóa đơn”, chọn “Danh sách sách hóa đơn”, chọn xem hóa đơn cần điều chỉnh. Ở phía dưới bên trái của hóa đơn sai sót, doanh nghiệp nhấn vào “Xử lý hóa đơn” chọn “Điều chỉnh hóa đơn” – Kiểu điều chỉnh là hóa đơn điều chỉnh giảm. Doanh nghiệp điều chỉnh lại thông tin sai sót, sau khi kiểm tra xong dữ liệu ấn lưu lại bản hóa đơn đã được điều chỉnh.

Hóa đơn điều chỉnh sẽ được ghi chú: điều chỉnh giảm cho hóa đơn số XX, ký hiệu ABC, ngày…tháng…năm

Lưu ý:

Nhập dấu trừ trước giá trị cần điều chỉnh giảm. Ví dụ: giảm số lượng nhập âm số lượng, giảm thành tiền hoặc đơn giá thì nhập trước thành tiền hoặc đơn giá. Nội dung hàng hóa sẽ ghi cụ thể, chi tiết thông tin sai sót.

Ví dụ: Điều chỉnh giảm đơn giá của mặt hàng “Ấm chén thủy tinh cao cấp” do ghi sai từ 767.000 đồng xuống còn 700.000 đồng.

Bước 6: Phát hành hóa đơn điện tử mới

Cuối cùng, chọn hóa đơn cần ký và ấn phát hành hóa đơn. Hóa đơn mới sẽ là hóa đơn bổ sung, điều chỉnh giảm cho hóa đơn gốc. Hóa đơn gốc sẽ trở về trạng thái hóa đơn bị điều chỉnh.