Hoá đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp thời đại công nghệ. Từ ngày 1/11/2018, bắt buộc Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Để việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần hiểu rõ các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử. Hãy để công ty chúng tôi giúp doanh nghiệp tìm hiểu rõ hơn. Phần mềm Hóa đơn điện tử Bkav hỗ trợ một cách đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT,02GTTT…theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
- Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC:
- Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Hóa đơn điện tử gồm các loại: Hóa đơn xuất khẩu; Hóa đơn giá trị gia tăng; Hóa đơn bán hàng; Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, Chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
- Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
2. Thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử
- Theo khoản 3 Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử.
- Như vậy, từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy (hóa đơn tự in, đặt in hoặc đặt mua của cơ quan thuế).
3. Nội dung của hóa đơn điện tử
Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC nội dung của hóa đơn điện tử gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có.
4. Tại sao nên chọn hóa đơn điện tử Bkav ?
- Tiết kiệm chi phí : hóa đơn điện tử tiết kiệm ½ chi phí so với hóa đơn giấy.
- Lưu trữ thuận tiện : lưu trữ hóa đơn điện tử do nhà cung cấp hóa đơn điện tử thực hiện.
- Dễ dàng bảo quản : hóa đơn điện tử không có hỏng, rách nên giảm chi phí bảo quản.
- Có thể chuyển thành hóa đơn giấy : có thể in hóa đơn điện tử ra giấy A4, đóng dấu ký tên, có giá trị như hóa đơn đỏ (như hóa đơn tiền điện)
- Truy cập online : không cần cài đặt có thể truy xuất hóa đơn điện tử trên trang chủ.
- Bắt buộc sử dụng từ năm 2019 : năm 2018 cơ quan thuế khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử, sang năm 2019 phải bắt buộc sử dụng, nếu bạn dùng hóa đơn giấy thì phải hủy để chuyển đổi.
5. Bảng giá dịch vụ cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử Bkav
| STT | GÓI CƯỚC | SỐ HÓA ĐƠN | BKAV |
| 1 | HD - 100 | 100 | 100.000 |
| 2 | HD - 200 | 200 | 180.000 |
| 3 | HD - 300 | 300 | 260.000 |
| 4 | HD - 500 | 500 | 360.000 |
| 5 | HD - 1000 | 1.000 | 560.000 |
| 6 | HD - 2000 | 2.000 | 850.000 |
| 7 | HD - 3000 | 3.000 | 1.200.000 |
| 8 | HD - 5000 | 5.000 | 1.800.000 |
| 9 | HD - 7000 | 7.000 | 2.400.000 |
| 10 | HD - 10000 | 10.000 | 2.900.000 |
| 11 | HD - 15000 | 15.000 | 4.000.000 |
| 12 | HD - 20000 | 20.000 | 5.100.000 |
| 13 | HD MAX | >20.000 | 250 VNĐ/HĐ |
6. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử Bkav lần đầu
Để sử dụng phần mềm Hóa đơn Điện tử trên hệ thống Bkav, Bạn cần thực hiện 2 phần sau:
- Phần 1: Đăng ký thông tin Chữ ký số trên hệ thống Bkav
- Phần 2: Tạo và Phát hành Hóa đơn Điện tử trên hệ thống Bkav
Sau đây là hướng dẫn thực hiện 2 phần:
Phần 1: Đăng ký thông tin Chữ ký số trên hệ thống Bkav
Lưu ý: Việc đăng ký này chỉ cần thực hiện một lần duy nhất. Nếu đã đăng ký, Bạn bấm vào đây để chuyển sang Phần 2
Để Đăng ký thông tin Chữ ký số trên hệ thống Bkav, Bạn vui lòng thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Cắm USB Token Chữ ký số (CKS) BkavCA vào máy tính đã được cài BkavCA Token Manager (BTM).
Lưu ý: Bạn thực hiện kiểm tra việc máy tính đã cài phần mềm BTM và USB Token CKS BkavCA đã được cắm vào máy tại Điều kiện 1 trong bài Hướng dẫn.
- Bước 2: Truy cập và đăng nhập vào địa chỉ https://
- Bước 3: Tại tab Tài Khoản (1) chọn mục Thông tin tài khoản (2), sau đó bấm Thêm mới (3).
- Bước 4: Hệ thống hiển thị giao diện Thêm mới CKS, chọn Tên chủ thể chứng thư số có thời hạn xa nhất của đơn vị (4), sau đó bấm Ghi lại (5).
Như vậy là Bạn đã hoàn thành việc Đăng ký thông tin chữ ký số trên hệ thống Bkav.
Phần 2: Tạo và Phát hành Hóa đơn Điện tử trên hệ thống Bkav
Để Tạo và Phát hành Hóa đơn Điện tử trên hệ thống Bkav, Bạn vui lòng thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Bấm vào tab Hóa đơn đầu ra (6) sau đó bấm Thêm mới (7).
Lưu ý: Bạn có thể chọn thêm mới Hóa đơn cho 3 loại Hóa đơn sau: Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Khi di chuột vào nút Thêm mới, hệ thống hiển thị danh sách 3 loại Hóa đơn có thể thêm, Bạn bấm vào loại Hóa đơn muốn thêm để mở giao diện thêm mới Hóa đơn tương ứng. Nếu bấm vào nút Thêm mới, hệ thống sẽ mở giao diện thêm mới Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Bước 2: Chọn nội dung cho Thông tin chung (8) và nhập Thông tin người mua (9), sau đó bấm Thêm chi tiết (10) để thêm mới Hàng hóa, dịch vụ.
Lưu ý: Bạn có thể chọn Thêm diễn giải chi tiết (cho phép điền các thông tin ghi chú/diễn giải, ví dụ: Số hợp đồng, số vận đơn,…) cho Hóa đơn.
Di chuột vào nút , sau đó chọn Thêm diễn giải chi tiết.
- Bước 3: Nhập các trường thông tin cho Hàng hóa, dịch vụ (11), sau đó bấm Ghi lại (12) để hoàn thành.
Lưu ý: Nếu hóa đơn có nhiều loại Hàng hóa, dịch vụ, Bạn có thể bấm nút Ghi lại & Nhập tiếp để nhập thông tin cho các mặt hàng khác.
- Bước 4: Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin cho Hóa đơn, bấm Ghi lại & Phát hành (13) để thực hiện việc ký và phát hành Hóa đơn.
Lưu ý: Bạn nên kiểm tra lại thông tin hiển thị trên Hóa đơn trước khi phát hành.
- Bước 5: Cửa sổ "Nhập mã PIN của USB Token" hiển thị, nhập mã PIN Chữ ký số (14), sau đó bấm Xác nhận (15).
Như vậy là Bạn đã hoàn thành việc Đăng ký thông tin Chữ ký số và Tạo - Phát hành Hóa đơn Điện tử trên hệ thống Bkav.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!